Erweiterte Planung & Analyse (xP&A): Vorteile, Herausforderungen und IT-gestützte Umsetzung

Zusammenfassung

• Eine integrierte Planung erfordert eine enge Anbindung der Logistik- und Produktionsplanung an Budgetierung und Mittelfristplanung.
• Herausforderungen entstehen durch unterschiedliche Anforderungen und Planungsebenen. Insbesondere sollten Ressourcenbeschränkungen in Simulationsrechnungen berücksichtigt werden können.

• Eine enge Anbindung der Teilsysteme kann integrierte Szenarien unterstützen. Hierzu müssen umfangreiche Informationen ausgetauscht werden.

  In dem Beitrag werden die allgemeinen Anforderungen und Lösungsansätze für xP&A dargestellt. Anschließend werden die unterschiedlichen Planungsmodule von SAP, SAP Analytics Cloud und IBP, mit ihren Vorteilen und den Möglichkeiten der Interaktion vorgestellt.

1 Warum eine integrierte Planung?

Eine wesentliche Aufgabe der Planung ist die Koordination. Je größer eine Organisation ist, desto wichtiger ist die Abstimmung über Planung. Insoweit ist es nicht überraschend, dass eine möglichst hoch integrierte Planung ein wichtiges Ziel vieler Unternehmen ist. Das Thema steht und fällt jedoch mit der IT-Unterstützung. Stand-alone-Planungssysteme erschweren einen integrierten Prozess, machen ihn aber auch nicht unmöglich.

Integrierte Planung im Rahmen der Software-Unterstützung ist dabei keine neue Idee. In den Anfangszeiten von ERP-Systemen war man in Bezug auf die Integration schon weiter, da die Planung im Wesentlichen im operativen ERP-System stattfand und somit die Datenbasis per se schon besser integriert war. Aufgrund der Starrheit dieser transaktionalen Systeme hat man Planungsprozesse ausgelagert. Zunächst häufig in der Tabellenkalkulation, später dann in Spezialapplikationen wie z. B. Outlooksoft (oder später dann SAP BPC) oder Hyperion Planning auf der Controllingsseite und I2 oder SAP Advanced Planning Optimizer (APO) auf der Logistik- und der Produktionsseite.

Unterschiedliche Konzeptionen erschweren aber eine Integration. Neu ist daher, dass man diese Detailplanungen wieder zusammenführt. Dies ist aber insbesondere für den Bereich Supply Chain eine Herausforderung, denn diese Planungsprozesse sind sehr komplex und es wird mit großen Datenmengen gearbeitet.

Zu integrieren gibt es viel in der Planung. Vor Jahren wurden Konzepte einer integrierten Erfolgs- und Finanzplanung entwickelt, um Doppelplanungen zu vermeiden: Aus den geplanten Geschäftsvorfällen wie z. B. Umsatz durch Verkauf werden gleichzeitig GuV und Bilanz- und Cashflow abgeleitet. Dies bewerkstelligen moderne Planungswerkzeuge aus dem Finanzbereich sehr gut.

Allerdings muss die Integration der Planung noch weiter gehen. Eine Integrierte Planung muss auch die jeweiligen Konsequenzen auf die primären und sekundären Prozesse abbilden. Möglichst sind Folgemaßnahmen vollständig zu planen. Was ist z. B. mit Kapazitäten, Materialien, usw. bei einer steigenden Umsatzerwartung? Man kann sich leicht vorstellen, dass dies schnell komplex werden kann, zumal es Lieferketten auch mit verschiedenen zeitlichen Planungshorizonten gibt.

Hinsichtlich des Integrationsbedarfes besteht aber offensichtlich Nachholbedarf, wie eine Studie von BARC verdeutlicht. BARC zeigt insgesamt 3 Integrationsdefizite im Rahmen einer ihrer Planungsstudien auf.^[1] Danach wird die unzureichende Integration zwischen Planung und Analyse am häufigsten genannt (45 %). Dies erscheint aber eher als technischer Aspekt und wird von einigen Anbietern gut unterstützt. Die Integration zwischen strategischer Planung und finanzieller Planung ist immer noch ein offener Punkt. Die Integration mit den operativen Detailplanungen kommt zwar erst an dritter Stelle (36 %), scheint dennoch aber eine erhebliche Problemstellung für viele Unternehmen zu sein. Und nur 30 % sehen ihre Integration mit der Teilplanung als relativ fortschrittlich.

[1] Vgl. BARC, 2020.

2 Erweiterte Planung und Analyse

In diesem Zusammenhang ist die erweiterte Planung und Analyse (xP&A) zu sehen. xP&A steht für extended Planning and Analytics und ist ein Begriff, der von Gartner 2020 geprägt worden ist. Er ist aus den Defiziten einer isolierten Finanzplanung heraus entstanden. Nach Auffassung der Autoren sollte die Unternehmensplanung auf einer einzigen Plattform stattfinden. Controller und die Fachabteilung sollen dadurch enger zusammenarbeiten können. So wünschenswert das klingt, stellt das die Softwareentwicklung vor große Herausforderungen. Ein sogenannter Greenfield-Ansatz, d. h. eine Umsetzung von Grund auf, ist auch nur selten realisierbar.

Seit Gartner die xP&A-Methodik geprägt hat, zeigen Unternehmen ein gesteigertes Interesse an der Einführung von xP&A. Gartner prognostizierte damals, dass bis 2024 30 % der Implementierungen von Finanzplanung und -analyse auf die Unterstützung operativer Detailplanungen ausgeweitet werden.^[1]

xP&A ist allerdings nicht der einzige Ansatz, der die Integrationsproblematik in den Vordergrund stellt. Der operativ getriebenen Planungsseite entstammt der Begriff des "Integrated Business Planning" (IBP). Dieser stellt eine Weiterentwicklung von Sales & Operations Planning (S&OP) dar. Dabei sollten strategische Planung und ...