Exzellenz im Reporting Design / 2 Kernthemen bei der Optimierung des Reporting Designs

2.1 Themenfelder im Überblick

Der Ausgangspunkt jedes wahrnehmungsoptimierten Berichtswesens ist der Zweck, den ein Bericht erfüllen muss. Es muss klar definiert sein, welcher Informationsbedarf gedeckt und welche Entscheidungen damit unterstützt werden sollen. Dabei spielen das Führungsverständnis im Unternehmen und die eingesetzten Controlling-Instrumente eine wichtige Rolle, wie z. B.: Wird primär mit Soll/Ist-Vergleichen oder mit Forecasts gesteuert? Liegt der Fokus auf der monatlichen Entwicklung oder der kumulierten Betrachtung? Ohne dieses Wissen können Berichte zwar optisch perfekt gestaltet sein, es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass Inhalt und Form für den eigentlichen Zweck des Berichts ungeeignet oder suboptimal sind.

Für das richtige Reporting Design sind folgende vier aufeinander abgestimmte Themenfelder wesentlich:

1. Auswahl des passenden Visualisierungstyps, d. h. die Klärung der Frage, ob bestimmte Informationen in einer Tabelle oder einem Diagramm dargestellt werden sollen bzw. welcher Diagrammtyp am besten geeignet ist.
2. Wahrnehmungsoptimierte Gestaltung der jeweiligen Berichtselemente unter Berücksichtigung der in diesem Leitfaden beschriebenen, empirisch abgesicherten Gestaltungsempfehlungen.
3. Strukturierung des Gesamtberichts und optimale Positionierung der Berichtselemente auf der entsprechenden Berichtsseite bzw. dem Dashboard.
4. Unternehmensspezifische Standardisierung von Visualisierung und Positionierung der Berichtselemente, um durch Nutzung gelernter Schemen ein schnelleres und richtigeres Interpretieren im Langzeitgedächtnis zu unterstützen.

2.2 Auswahl des passenden Visualisierungstyps

2.2.1 Tabelle, Diagramm oder Text

Die Frage nach der richtigen Präsentationsform für Informationen wird seit dem Beginn der 1960er Jahre und damit einhergehend mit der Verbreitung der Computertechnologie und dem unkomplizierteren Erstellen von Diagrammen diskutiert.

Als Möglichkeiten der Informationspräsentation bietet sich neben den in diesem Leitfaden im Mittelpunkt stehenden Tabellen und Diagrammen (synonym Grafiken) auch die Textform an, wobei sich bei Letzterer die folgenden Ausführungen auf ergänzende Kommentare und Botschaften konzentrieren. Die Formulierung und Gestaltung längerer Fließtexte (z. B. in Geschäftsberichten) wird hier nicht näher beleuchtet.

Tipp: Verwenden Sie Tabellen in erster Linie dann, wenn exakte Werte kompakt dargestellt werden sollen.

Das Wort Tabelle wird aus dem Lateinischen "tabula" abgeleitet und bedeutet so viel wie "Brett"oder "Tafel". Tabelle steht also für "Zahlentafel", da eine Mehrzahl von Einzelzahlen in übersichtlicher Form dargestellt bzw. angeordnet wird. Die Anordnung der Zahlenwerte erfolgt nach einem Schema, bei dem sich Zahlenwerte in Spalten und Zeilen einordnen lassen. Klassische Tabellen enthalten nur Beschriftungen (Texte) und Zahlenwerte. Grafische Tabellen hingegen nutzen zusätzlich Symbole (z. B. Ampeln, Pfeile, Dreiecke), integrierte Abweichungsbalken oder Sparklines (Minidiagramme in einer Zelle in Form von Säulen oder Linien), um Abweichungen und Trends besser ersichtlich zu machen, bzw. auf Ausreißer hinzuweisen.

Aus der Controllerpraxis sind Tabellen nicht wegzudenken. Ein Großteil der verfügbaren Informationen wird in Tabellenform dargestellt. Abb. 14 veranschaulicht und benennt die Elemente einer Tabelle, damit die Erläuterung der in Kapitel 3 folgenden Gestaltungsempfehlungen möglichst verständlich ist.

Abb. 14: Elemente einer Tabelle

Durch die gezielte Anordnung der Zeilen und Spalten helfen Tabellen dem Leser dabei, Vergleiche anzustellen. Zusätzlich können einfache Beziehungen bzw. Verbindungen unterschiedlicher Daten hergestellt werden.

Tipp: Nutzen Sie Diagramme in erster Linie, um besonders wichtige Informationen zu präsentieren und auf Trends oder Ausreißer hinzuweisen.

Das Wort Diagramm leitet sich aus dem altgriechischen ab und bedeutet "geometrische Figur, Umriss". Für unterschiedliche Zwecke werden unterschiedliche Typen eingesetzt, wobei die Bandbreite dabei sehr groß ist und vor allem im Zusammenhang mit Big Data stetig wächst. In Kapitel 4 werden die in der Praxis am häufigsten vorkommenden "klassischen" Diagrammtypen näher behandelt, in Kapitel 5 dann neuere interaktive Diagrammtypen zur Visualisierung von Big Data. Abb. 15 veranschaulicht und benennt die grundsätzlichen Elemente eines Diagramms am Beispiel eines gestapelten Säulendiagramms.

Abb. 15: Elemente eines Diagramms

Diagramme dienen der Visualisierung quantitativer Daten und sind in der Lage, die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zu ziehen. Sie lassen uns rasch einen guten Überblick über die zu präsentierenden Daten gewinnen. Diagramme bleiben meist besser in Erinnerung als Tabellen. Vor allem im Zusammenhang mit sehr großen Datenmengen gewinnt die visuelle Darstellung durch Diagramme zunehmend an Bedeutung, da diese die kognitive Belastung des Berichtslesers reduzieren können. Allerdings besteht auch die Gefahr optischer Täuschungen und Fehleinschätzungen, z. B. wenn abgeschnittene Achsen, unterschiedliche Skalen oder 3D-Effekte verwendet werden.

Die Frage, ob eine Tabelle oder ein D...