Fast Close: Instrumente und Prozessoptimierungen für ein ... / 3.3 Was wird berichtet?

Für jeden Wert innerhalb des Berichts wird festgelegt, wie er zu ermitteln ist. Der Vorgang ist vollständig transparent, sowohl für den Berichtsempfänger als auch für den Ersteller. Damit ist die Vorgabe des Buchhalters nach einer exakten Definition, an die er sich halten kann, erfüllt.

Achtung

Kein Wechsel der Wertermittlung ohne gemeinsame Entscheidung

Die Vorgehensweise für die Wertermittlung eines bestimmten Datums im Bericht kann nicht willkürlich gewechselt werden. Wenn der Wert als Istwert ermittelt wird, dann bleibt das solange so, bis in einer gemeinsamen Entscheidung eine andere Form der Informationsgewinnung bestimmt wird.

Abweichungen berücksichtigen

Geschätzte Werte treffen nie genau die Realität. Selbst Istwerte kurz nach Ende der Periode können sich noch verändern (z. B. die Nachfaktura eines vergessenen Lieferscheins). Daher gibt es immer Differenzen zwischen den geschätzten und dann berichteten Werten und den tatsächlich gebuchten Werten. Diese Abweichungen müssen im Bericht ausgeglichen werden, damit sie sich nicht kumulieren. Dazu wird der Wert des Berichtsmonats (geschätzt, berechnet oder ermittelt) um die Differenz des Wertes aus dem letzten Bericht und dem tatsächlichen Wert korrigiert.

Delta (n-1)	=	Istwert (n-1)	–	Schätzwert (n-1)
Meldewert (n)	=	Schätzwert (n)	+	Delta (n-1)

Beispieltabelle

Diese Rechnung wird für jeden im Bericht enthaltenen Wert angestellt. Der Controller und der Buchhalter haben für die exakte Berechnung der Gewinn- und Verlustrechnung die Excel-Tabelle in Abb. 1 aufgebaut. Darin wird auch deutlich, dass in der ersten Monatsperiode des Jahres keine Abweichung existiert, da diese mit dem Jahresabschluss vollständig berichtet wird.

in TEUR	Schätzung	Meldung	Ist	Abweichung	Schätzung	Meldung	Ist	Abweichung	Schätzung	Meldung	Ist	Abweichung	Schätzung	Meldung	Ist	Abweichung
	Januar				Februar				März				April
Umsatz brutto	545	545	545	0	510	510	515	5	550	555		0		0		0
Erlösschmälerungen	26	26	25	–1	19	18	19	0	26	26		0		0		0
Umsatz netto	519	519	520	1	491	492	496	5	524	529	0	0	0	0	0	0
Materialverbrauch	210	210	212	2	189	191	190	1	211	212		0		0		0
Energieverbrauch	85	85	84	–1	75	74	75	0	84	84		0		0		0
Fertigungslöhne	50	50	49	–1	40	39	41	1	50	51		0		0		0
Abschreibungen	67	67	67	0	67	67	66	–1	67	66		0		0		0
Bestandsveränderungen	–23	–23	–24	–1	5	4	6	1	–11	–10		0		0		0
DB I	130	130	132	2	115	117	118	3	123	126	0	0	0	0	0	0
Logistikkosten	31	31	33	2	22	24	23	1	30	31		0		0		0
DB II	99	99	99	0	93	93	95	2	93	95	0	0	0	0	0	0
Verkaufskosten	26	26	28	2	26	28	27	1	25	26		0		0		0
F&E-Kosten	15	15	18	3	16	19	16	0	14	14		0		0		0
Verwaltungskosten	24	24	22	–2	23	21	23	0	23	23		0		0		0
Operating Profit	34	34	31	–3	28	25	29	1	31	32	0	0	0	0	0	0
Sonstige Erlöse	6	6	6	0	5	5	5	0	6	6		0		0		0
Sonstiger Aufwand	8	8	8	0	6	6	6	0	7	7		0		0		0
Gewinn vor Steuern	32	32	29	–3	27	24	28	1	30	31	0	0	0	0	0	0

Tab. 1: Abweichungen zwischen Schätzung und Istwerten

Praxis-Beispiel

Fertigungslöhne

Die Fertigungslöhne wurden im Januar mit 50 TEUR geschätzt und gemeldet. Im Ist sind jedoch nur 49 TEUR angefallen. Es entsteht eine Differenz von -1 TEUR. Für Februar werden Fertigungslöhne in Höhe von 40 TEUR geschätzt, gemeldet werden allerdings nur 39 TEUR, um die offene Differenz zu berücksichtigen. Der Istwert für Februar beträgt 41 TEUR und führt somit zu einer Differenz von +1 TEUR, die im März zu berücksichtigen sein wird.