Einer unserer Kunden ist eine Unternehmensgruppe der Baumaschinenbranche. Der Konzern ist mit seinen ca. 45 Tochtergesellschaften und Beteiligungen global aufgestellt. Bereits in der Vergangenheit buchten mit wenigen Ausnahmen die Gesellschaften der Kernsegmente im selben zentralen SAP ERP-System. Seit dem Zukauf einer kleineren Unternehmensgruppe vor einigen Jahren existiert im Konzern noch ein zweites ERP-System eines Drittanbieters.
Heterogene Systemlandschaft mit "historisch gewachsenen" Berichtslösungen
Finanz- und Controllingdaten aus allen drei Datenquellen zusammen (SAP ERP, zweites ERP sowie Excel-Datei-Einspielung einiger kleinerer Tochtergesellschaften) konnten in der Vergangenheit erst auf Basis des Konsolidierungswerkzeugs eines Drittanbieters bzw. anhand selbst zusammengestellter Excel-Mappen gemeinsam ausgewertet werden. Für das Finanzberichtswesen der SAP ERP-Gesellschaften stand bisher bereits ein SAP BW-System zur Verfügung: Hier wurden SAP FI/CO-Ist-Daten sowie fallweise Plandaten aus den Projekt- und Kostenstellenplanungen geladen und persistiert. Gerade für ad-hoc-Auswertungen und operative Finanzberichte fanden wir noch die Nutzung von SAP Report Painter bzw. Report Writer vor.
Im Herbst 2016 startete das Unternehmen ein Programm zur umfassenden Transformation seiner Finanz- und Group-Controllingbereiche. Anliegen dieser Initiative waren vor allem die Vereinheitlichung sämtlicher Zahlenwerke in prozessualer, inhaltlicher und technischer Hinsicht. Es wurde in diesem Kontext das Projekt der Migration des bestehenden SAP ERP-Systems auf SAP S/4HANA ausgeschrieben und gestartet. Gleichzeitig wurde das durch uns begleitete Projekt "Finance Analytics" begonnen. Mit diesem sollte, neben der funktionalen Neuausrichtung von Finance und Controlling, eine umfassende Modernisierung und Nutzung der neuen Berichtsmöglichkeiten erzielt werden, sowie die Unternehmensplanung und die Konzernkonsolidierung besser in der neuen Lösungsarchitektur verankert werden.
4.1 Generelles Vorgehen im Projekt
Aufgrund des Projektumfangs, der Interdependenzen mit dem Schwesterprojekt "S/4HANA-Migration" und der sich daraus ergebenden zeitlichen und prozessualen Restriktionen empfahlen wir dem Unternehmen ein phasenweises Vorgehen. Die Intention war es, einerseits die beteiligten Fachbereiche sowie die IT-Organisation nicht zu überfordern (bei der Anforderungsaufnahme, bezüglich des Testens und der Projektabstimmung) und andererseits eine logische und damit auch Risiken vermeidende Implementierungsreihenfolge zu ermöglichen. Abb. 4 gibt einen Überblick zu unserem Vorgehensmodell für das Projekt "Finance-Analytics-Plattform":
Abb. 4:Vorgehensmodell für die erste Ausbaustufe
Phasenweises Vorgehen als entscheidender Erfolgsfaktor
Für die erste Ausbaustufe der neuen Finance-Analytics-Plattform unseres Kunden mit geplantem "Go-Live" mit Jahresabschluss 2017 wurden folgende Phasen festgelegt:
- Phase 1, "Finanz- und Kennzahlenmodell", konzipierte und definierte das künftige Finanz- und Kennzahlenmodell der Gruppe und sorgte damit für Konsistenz und Datenintegrität. Neben harmonisierten Berichtsstrukturen waren ein einheitlicher Konzernkonten- und Positionsplan, Kennzahlen- und KPI-Definitionen sowie die Implementierung eines durchgehenden Stammdaten-Managements die wesentlichen Ziele.
- In Phase 2, "SAP BW on HANA", begleiteten wir unseren Kunden bei der Migration vom existierenden SAP BW Release 7.4 (non HANA) auf das künftige Corporate Data Warehouse – ein SAP BW 7.5 on HANA.
- Phase 3, "Embedded Analytics", diente der grundlegenden Erarbeitung von Berichtsanforderungen der künftigen SAP S/4HANA-Anwender im Bereich Finance und Controlling sowie der Übersetzung der Anforderungen in ein konkretes Lösungsdesign. Diese Projektphase diente selbstverständlich auch der laufenden Abstimmung sowie gegenseitiger Einflussnahme mit dem Schwesterprojekt "S/4HANA-Migration".
- Auf den wichtigen Vorarbeiten der anderen Projektphasen zur Konzeption bzw. zur technischen Architektur des neuen Finanzreportings setzte dann Phase 4 auf, "Integrierte Finance-Analytics-Plattform". Gegenstand dieser Phase war die technische Realisierung verschiedener Berichte und Berichtsformate auf Basis der SAP BI Standardwerkzeuge: die aktuellen Umsetzungen basieren auf SAP BO Analysis for Office sowie auf Lumira 2.0. Eine (ggf. hybride) Verwendung von Komponenten der SAP Analytics Cloud (SAC) wird weiterhin erwogen, ist aber aktuell noch nicht realisiert. Gegenstand dieser Projektphase war auch die Einführung von SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC Embedded Model) im Rahmen des BW-basierten Corporate Data Warehouse. Mit SAP BPC wurde zunächst das intern orientierte Managementberichtswesen (namentlich die Management-Konsolidierung) abgebildet.
Begleitet wurden die 4 genannten Projektphasen durch ein kontinuierliches Projektmanagement, umfassendes und gezieltes Change-Management sowie durch eine laufende Qualitätssicherung. Ein gemeinsames "Steering Board" unterstützte die notwendige Abstimmung der ...