Prof. Dr. Jana Heimel, Daniel Mönch
3.3.1 Prozessbeschreibung
Ziele der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung zielt darauf ab, alle Eingangsrechnungen aus lieferantenbezogenen Geschäftsvorgängen zu erfassen und hinsichtlich der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zu prüfen. Sie hat zur Aufgabe, die korrekte Kontierung und den fristgerechten Ausgleich der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sicherzustellen. Wichtig ist, dass Verbindlichkeiten termingerecht ausgeglichen werden, so dass die mit den Lieferanten vereinbarten Zahlungskonditionen eingehalten und Skontofristen optimal ausgenutzt werden, damit keine Verzugszinsen durch Überschreitung entstehen.
Inhalte der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst die Teilprozesse der Pflege und Verwaltung der Kreditorenstammsätze, der Rechnungsprüfung und -archivierung, der Verwaltung der offenen Posten sowie der letztendlichen Veranlassung der Zahlung charakterisiert (vgl. Abb. 5). Angestoßen wird der Prozess durch die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen mit einem Lieferanten also durch das Vorliegen einer Bestellung, Rechnung bzw. einer Wareneingangsbuchung. Als Ergebnis (Output) liefert der Prozess eine erfasste und archivierte Eingangsrechnung bzw. Gutschrift sowie eine getätigte Zahlung und damit ein ausgeglichene (Zwischen)Konto.
Abb. 5: Gestaltung des Hauptprozesses Kreditorenbuchhaltung
Teilprozesse
Basis der Kreditorenbuchhaltung sind die Lieferantenstammdatensätze. Diese müssen nicht nur alle Lieferanten, die mit dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen enthalten, sondern auch fortlaufend aktualisiert und auf den neusten Stand gebracht werden. Neben Anschrift, Konten- und Zahlungsinformationen und -konditionen sind u. a. auch Steuerdaten und Einkaufskonditionen der Lieferanten zu pflegen, d. h. auch systemseitig zu aktualisieren. Eingangsrechnungen werden durch eine fortlaufende chronologisch sortierte Nummer erfasst und – für einen optimalen Workflow idealerweise digitalisiert – an die Fachabteilungen zur Rechnungsprüfung und -freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnungen sind entsprechend der gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen zu archivieren.
In der Rechnungsprüfung werden die erfassten Rechnungen auf ihre gesetzlichen Anforderungen wie auch auf ihre interne und formale Vollständigkeit hin geprüft. Nach der formalen Prüfung der Rechnung durch die Kreditorenbuchhaltung folgt die sachlich technische Prüfung innerhalb der Fachbereiche. Verlaufen beide Prüfungen ohne Beanstandungen wird die Rechnung freigegeben. Die Freigabe der Rechnung zieht eine finale kaufmännische Prüfung mit sich und endet mit der Buchung der Rechnung unter Berücksichtigung der Steuer. Durch die Buchung der Rechnung entstehen im System offene Posten, die nach ihren Zahlungskonditionen und Fälligkeiten verwaltet werden. Unter Aspekten der optimalen Ausnutzung von Skontofristen und den innerbetrieblichen Zahlungszyklen werden Zahlungslisten generiert. Die dort aufgelisteten offenen Posten werden nach ihrer Prüfung bezahlt. Die hierbei erzeugten Zahlungsbelege werden anschließend im Buchungssystem erfasst. Abschließende Tätigkeiten stellen gegebenenfalls eine periodengerechte Zuordnung und Bewertung der Verbindlichkeit in der entsprechenden Landeswährung dar.
Aktivitäten
Für die Beschreibung der Aktivitäten (Ebene 4) empfiehlt sich, das SIPOC-Prinzip (Supplier, Input, Process, Output und Customer) heranzuziehen. In Abb. 6 ist für die Kreditorenbuchhaltung der Teilprozess "Rechnung erhalten und archivieren" in einem Prozesstemplate anhand des SIPOC-Prinzips beispielhaft veranschaulicht. Für eine optimale Gestaltung und Steuerung von Financeprozessen sollten alle Prozesse derart dokumentiert werden. Durch die Erfassung der Schnittstellen ermöglicht dies Kunden/Lieferanten insbes. bei evtl. auftretenden Problemen in Abläufen schnell und genau Schwachstellen zu identifizieren und wirkungsvolle Gegenmaßnahmen abzuleiten. Das setzt natürlich voraus, dass im Sinne eines KVP zum einen die Prozessbeschreibungen regelmäßig gepflegt werden, zum anderen mit konkreten Leistungsparametern hinterlegt sind, um potenzielle Schwachstellen überhaupt festzustellen. Wie solche Leistungsmessgrößen genau aussehen können, wird im folgenden Abschnitt dargestellt.
Abb. 6:Kreditorenbuchhaltung Prozesstemplate Ebene 4
3.3.2 Prozessleistungsmessung
KPIs
Die Prozessleistungsmessung stellt die Basis für ein erfolgreiches Prozessmanagement (vgl. Abschn. 3.2). Hierfür bedarf es der Definition von – idealer Weise prozessorientierten – Leistungsmessgrößen, auch Kennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPIs) genannt, um Prozesse optimal gestalten und steuern zu können. Welche Kennzahlen sich genau für die Prozessleistungsmessung der Kreditorenbuchhaltung eignen und wie diese konkret ausgeprägt sein können bzw. sollten, wird anhand von Benchmark-Daten aus dem Horváth & Partners CFO-...