Dipl.-Kfm. Daniel Hendricks
4.1 Neue Struktur der Gemeinkostenbereiche durch Warengruppenschlüssel
Einführung von jeweils eindeutigen Warengruppenschlüsseln
Als erster analytischer Schritt des Kostenoptimierungsprojektes wurden die Warengruppen und der jeweils dazugehörige Warengruppenschlüssel überprüft. Anschließend wurden alle Gemeinkostenthemen detailliert aufgenommen und die Zuständigkeiten innerhalb der Organisation geklärt. Dies deckte einen wesentlichen Problembereich auf: Waren bisher die Gemeinkosten nicht deutlich klassifiziert, fühlte sich auch von den Zuständigkeiten kein Mitarbeiter eindeutig verantwortlich.
In vielen gemeinkostenrelevanten Themen konnten die Strukturen nicht über den Einkauf eindeutig dargestellt werden, sondern mussten unter Einbeziehung von Lieferanten sowie der Buchhaltung ermittelt werden. Gerade Warengruppen, die abteilungsübergreifend genutzt werden, zeigten hierbei keine klaren Strukturen. So wurden beispielsweise die Mietwagen von den Teamassistenten unterschiedlicher Bereiche genutzt. Die Buchung erfolgte bei verschiedenen Anbietern und jeweils am Tagespreis orientiert oder aber nach Vorlieben der entsprechenden Abteilungen. Dabei stellte sich weniger der bisherige Prozess als Schwierigkeit heraus, vielmehr wurde die Nutzung dieser Fahrzeuge nicht eindeutig zugeordnet. In verschiedenen Abteilungen wurden die Kosten einem direkten Projekt zugeordnet, andere Abteilungen besaßen hierfür einen extra Buchungsposten und wiederum andere Abteilungen buchten diese Vorgänge in die Reisekostenaufwendungen.
Datentransparenz durch zusätzliche Warengruppen
Durch intensive Bearbeitung dieser Themenbereiche war nach der ersten Projektphase eine eindeutige Zuordnung des jeweiligen Warengruppenschlüssels möglich. Der bisherige Warengruppenschlüssel wurde um den eindeutigen Bereich der Gemeinkosten ergänzt und erhielt weitere 27 Unterkategorien. Dies war vor allem deshalb wichtig, um eine spätere Überprüfung dieses Bereichs vorzunehmen. So konnte garantiert werden, dass hier keine Zweideutigkeiten mehr bestehen, welche das Kosten-Controlling verfälschen könnten.
4.2 Darstellung der Kostenpotenziale
Falsche Aufstellung in Vergangenheit zeigt deutliche Potenziale
Nachdem die erste Phase bei der Technik GmbH erfolgreich abgeschlossen wurde, zielte die zweite Phase auf die Darstellung möglicher Kostenpotenziale ab. Dabei musste zunächst die vorliegende Datenstruktur erneut überarbeitet werden, um daraus entsprechende Potenziale abzuleiten.
Dabei wurde Abstand genommen von einer reinen Überprüfung der Einkaufskonditionen. Stattdessen standen vor allem Prozesskosten im Vordergrund der weiteren Betrachtung. Gerade dieser Bereich wurde in der Technik GmbH in den vergangen Jahren vernachlässigt. Die Analyse ergab, dass in vielen Warengruppen die Prozesse nicht eindeutig zugeordnet sind und keine klaren strukturellen Abgrenzungen erfolgten. Es wurden viele Arbeiten doppelt erledigt oder aber die Funktionen wurden in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich ausgeführt.
Im Folgenden wird an 2 exemplarischen Warengruppen aufgezeigt, wie der weitere Verlauf des Projekts umgesetzt wurde.
4.2.1 Optimierung der Warengruppe Reisekosten
Dezentrale Buchung verhindert Gesamtsicht
Das wesentliche Problem der Warengruppe Reisekosten war, dass in der Technik GmbH, wie auch in vielen anderen Unternehmen, Zuordnungen der einzelnen Kosten nur selten strukturiert erfolgten. Somit ist ein Kosten-Controlling in diesem Bereich zumeist sehr undurchschaubar. Zwar haben die meisten Unternehmen klare Vorgaben und Reisekostenrichtlinien, welche auch größtenteils erfüllt werden, aber in vielen Fällen ist eine genaue Überprüfung nicht möglich. Dieses Problem hat sich auch bei der Technik GmbH herausgestellt. Die internen Reisekostenrichtlinien waren gut strukturiert und wurden auch im Unternehmen gelebt. Dennoch zeigten sich in diesem Bereich Schwächen. So wurden die Reisekosten nicht zentral verbucht, sondern die Buchungen in jeder Abteilung gesondert vorgenommen. Somit gab es keine zentrale Übersicht über Kosten, Reiseverläufe, Hotelbuchungen oder Einsätze von Mietfahrzeugen.
In den ersten Schritten der Transparenzphase wurden zunächst alle Rechnungen, Buchungen und Reiseverläufe der letzten 24 Monate betrachtet. Dabei existierte bei der Technik GmbH das Problem, dass die Systembuchungen keine Reiseverläufe oder Anbieter aufzeigen. Somit musste die Datentransparenz durch Aufnahme der Einzelrechnungen sichergestellt werden. Durch diese strukturierte Aufnahme konnten bereits erste signifikante Potenziale ermittelt werden. So kam es z. B. vor, dass Mietfahrzeuge (gleiche Buchungsklasse) an denselben Tagen zu unterschiedlichen Preisen vom selben Anbieter gebucht wurden.
Kostenvolumen über 650 TEUR
Nach Aufnahme der Daten konnte eine Gesamtsumme an Reisekosten von mehr als 650.000 EUR ermittelt werden. Im Zuge der Reorganisation dieser Warengruppe wurde im Wesentlichen auf Standardisierung gesetzt.
- Feste Rahmenkontrakte wurden geschlossen, sodass für viele Reiseabläufe in Zukunft nur noch ein Partner infrage kommt, der für die Technik GmbH gesonderte Konditionen vorhält, welche entsprechend abgerufen werden können.
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