Die Vorbereitungsphase einer GWA lässt sich schematisch wie in Abb. 1 dargestellt veranschaulichen.
Abb. 1: Vorbereitungsphase
2.1 Motivation zur Durchführung der GWA klären
Die Vorbereitung der GWA beginnt bereits mit der Frage, ob ihre Durchführung im Unternehmen überhaupt notwendig ist, und wenn ja, ob sie im gesamten Unternehmen durchgeführt werden soll oder nur Teilbereiche untersucht werden sollen. Eine wichtige Rolle spielt hier natürlich die Motivation, aus welcher heraus die Analyse durchgeführt werden soll. Für die Durchführung der Gemeinkostenwertanalyse macht es durchaus einen Unterschied, ob diese vor dem Hintergrund einer ernsthaften Unternehmenskrise durchgeführt wird oder ob die Analyse lediglich routinemäßig vorbeugenden Charakter haben soll.
An Schwachstellen ansetzen
Vielleicht aber kennen oder vermuten Sie bereits bestimmte Schwachstellen in Ihrem Unternehmen, die Sie unabhängig von allen anderen Unternehmensbereichen einmal näher durchleuchten möchten. Dies alles hat natürlich großen Einfluss auf die gesamte Projektorganisation und vor allem auch auf die Intensität und den zeitlichen Rahmen der Analyse. In der Praxis lässt sich feststellen, dass meistens ein Zustand innerhalb des Unternehmens, der allgemein als schlecht angesehen wird, den Anstoß zur Durchführung einer Gemeinkostenwertanalyse gibt. Dies kann beispielsweise eine sich dramatisch verschlechternde Ertragslage, steigende Kosten in der Verwaltung oder steigender Personalstand etc. sein. Im Allgemeinen führt dann ein besonders dramatisches Ereignis letztendlich zum Entschluss zur Durchführung der GWA.
Ernste Probleme erleichtern die Durchführung
Für die Durchführbarkeit der Gemeinkostenwertanalyse lässt sich feststellen: Je dramatischer das auslösende Ereignis tatsächlich ist, desto geringere Widerstände sind bei der Durchführung des Gesamtprojektes zu erwarten, da die offensichtlichen äußeren Umstände die GWA als unausweichlich erscheinen lassen. So ist die Klärung der Motivation, aus welcher heraus man die Analyse durchführen möchte, erster wichtiger Bestandteil der GWA-Vorbereitung.
2.2 Klärung der Ausgangslage
Um sich einen weiteren Überblick im Rahmen der Vorbereitung einer Gemeinkostenwertanalyse zu verschaffen, sollte unbedingt eine Aufnahme der Ist-Situation durchgeführt werden.
Sehr nützlich ist die Untersuchung der Kostenstruktur im Unternehmen oder dem zu untersuchenden Unternehmensbereich. Die entscheidenden Fragen lauten (s. Tab. 1):
| Bisherige Kostenstruktur klären |
| Wie hoch sind eigentlich die zu untersuchenden Gemeinkosten? |
| Wie verteilen sich die Gemeinkosten auf die verschiedenen Kostenarten? |
| Wo fallen die Kosten derzeit an? |
| Welchen Effekt hätte eine Senkung der Gemeinkosten um x % auf das Ergebnis? |
| Oder umgekehrt gefragt: Welche Senkung der Gemeinkosten muss man erreichen, um ein bestimmtes Ergebnis zu bewirken? |
Tab. 1: Klärung der Kostenstruktur
Veränderung bei Höhe und Zurechnung ermitteln
Versuchen Sie festzustellen, ob es in der Kostenstruktur der Gemeinkosten in Bezug auf Höhe der Kosten, der Kostenarten-Verteilung und ggf. der Kostenstelle über die letzten 3-5 Jahre auffällige Veränderungen gegeben hat. Allein durch diese einfache Voranalyse können Sie schon frühzeitig Bereiche identifizieren, die Sie später bei der Durchführung der Gemeinkostenwertanalyse besonders untersuchen sollten.
Sammlung kostenrelevanter Informationen
Sammeln Sie in dieser Phase bereits alle kostenrelevanten Informationen, die darüber hinaus im Unternehmen verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Informationen während der Durchführung der Analyse jederzeit zugreifen können. Besonders hilfreich ist es, wenn Sie im Unternehmen auf einen bereits bestehenden Betriebsabrechnungsbogen (BAB) zurückgreifen können.
Vielleicht verfügen Sie im Unternehmen auch schon über ein aussagekräftiges Kennzahlensystem, auf das Sie zurückgreifen können. Sollten im Unternehmen Stellenbeschreibungen, Funktionsdiagramme etc. vorhanden sein, sollte der Zugriff darauf ebenfalls sichergestellt werden.
Aktuelles Organigramm als Grundlage erstellen
Fertigen Sie ein aktuelles Organigramm Ihres Unternehmens oder des zu untersuchenden Unternehmensbereiches an, aus dem auch hervorgeht, wie viele Mitarbeiter dem jeweiligen Bereich zugeordnet sind. Ergänzen Sie das Organigramm soweit möglich durch Zusatzinformationen über die in den einzelnen Abteilungen oder Kostenstellen erbrachten Leistungen oder Hauptaufgaben.
Wer führt die GWA durch?
Bleibt noch die Frage, wer die Gemeinkostenwertanalyse im Unternehmen durchführt und wer sinnvollerweise die bisher beschriebenen Vorbereitungen initiiert. Die oben beschriebenen Vorbereitungen werden i. d. R. in einem kleinen Kreis durchgeführt, der sich meist auf die oberste Führungsebene des Unternehmens und auf die Bereiche Finanzen, Rechnungswesen und Controlling beschränkt, sofern diese vorhanden sind. Empfehlenswert ist es schon jetzt, einen externen Berater hinzuzuziehen, da dieser von außen objektiver und ohne Scheuklappen an das Projekt herangehen kann. Andernfalls besteht d...