Inventur / 4 Inventurplanung und -durchführung

4.1 Vorbereitung

Die Durchführung der Inventur erfordert organisatorische Maßnahmen, die umso umfangreicher ausfallen, je größer das Unternehmen ist. Zu den Maßnahmen im Vorfeld der Inventur zählen:

• die Bestimmung eines Inventurleiters, der für die Planung, Koordination und Durchführung der Inventur verantwortlich und während der Inventur Ansprechpartner für übergeordnete Fragen ist;
• Hinweise an die beauftragten Mitarbeiter zum Ziel und zur Bedeutung der Inventur zwecks Motivation, Verbesserung der Qualität der Inventur und Beseitigung von Befürchtungen zum Hintergrund der Inventur, z. B. Unterschlagungsprüfung;
• die Benennung des Inventurtermins und der voraussichtlichen Inventurdauer;
• die Festlegung der Lagerorte und Aufnahmebereiche und deren Bezeichnung;
• die Angabe der anzuwendenden Inventurverfahren;
• Hinweise auf externe Personen, welche die Inventur begleiten, z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Der Ablauf der Inventur kann vereinfacht werden, wenn die Bestände zuvor übersichtlich angeordnet, gekennzeichnet und ggf. sortiert werden. Nicht mehr verwendbare Bestände können bereits im Vorfeld entsprechend gekennzeichnet oder vernichtet werden. Für Fremdunternehmen oder z. B. zu Reparaturzwecken gehaltene Bestände sollten räumlich getrennt werden. Gleiches gilt für bereits fakturierte und zur Abholung bereitgestellte Gegenstände, soweit das wirtschaftliche Eigentum nach der jeweiligen Vereinbarung schon auf den Erwerber übergegangen ist.

Für die zur Inventur einzuteilenden Mitarbeiter gelten folgende Regelungen:

• Für die Zählung müssen Gruppen von jeweils einem Schreiber und einem Zähler gebildet werden.
• Die aufnehmenden Personen müssen in der Lage sein, die aufgenommenen Vorräte eindeutig zu bezeichnen. Es sind ggf. vorbereitend entsprechende Aufkleber o. Ä. anzubringen.
• Die mit der Zählung beschäftigten Personen dürfen im betrieblichen Alltag keinen Zugang zum Lager haben, um Manipulationen auszuschließen.

4.2 Inventurdurchführung

Mit der Übergabe der Inventurlisten sowie zweckmäßigerweise von Schreibmaterialien und ggf. Messeinrichtungen sind die Mitarbeiter darauf hinzuweisen,

• für welche Lagerorte – entsprechend der übergebenen, nummerierten Inventurlisten – sie zuständig sind;
• wie die entsprechenden Bestände aufzunehmen sind;
• wie die Inventurlisten auszufüllen sind;
• welche Maßeinheiten zu erfassen sind, soweit es sich nicht um Stückzahlen handelt;
• wie Fremdmaterialien zu kennzeichnen sind;
• welche Korrekturen vorzunehmen sind, falls die Inventurlisten fehlerhafte Eintragungen enthalten;
• wie zu verfahren ist, wenn auf den Inventurlisten nicht vermerkte Bestände vorgefunden werden;
• wie aufgenommene Lagerorte zu kennzeichnen sind;
• an wen die ausgefüllten bzw. erledigten Inventurlisten abzugeben sind.

Damit die Bestände korrekt erfasst werden, müssen bei der körperlichen Bestandsaufnahme folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die Aufnahme der Bestände muss in örtlicher Reihenfolge ihrer Lagerung erfolgen.
• Die aufgenommenen Bestände sind durch an den Paletten, Gitterboxen, Regalen etc. anzubringende Zeichen, Aufkleber o. Ä. als aufgenommen zu kennzeichnen, um Doppelzählungen zu vermeiden.
• Während der Bestandsaufnahme dürfen an den Aufnahmeorten keine Materialbewegungen vorgenommen werden. Ist dies nicht möglich, müssen Materialbewegungen gekennzeichnet werden, wenn Material aus einem bereits aufgenommenen Bestand in einen noch nicht aufgenommenen Bestand überführt wird.
• Nicht gängige und nicht vollständige Bestände sind als solche auf den Inventurlisten besonders zu kennzeichnen.
• Bei unfertigen Erzeugnissen ist der Fertigungsgrad aufzunehmen.
• Fremdmaterialien, also Bestände, die dem Unternehmen wirtschaftlich nicht zuzurechnen sind, müssen getrennt erfasst werden.
• Die körperliche Bestandsaufnahme muss um Versandnachweise für unterwegs befindliche Ware ergänzt werden.
• Die Periodenabgrenzung ist durch Absonderung und Kenntlichmachung von Beständen, die dem Unternehmen am Abschlussstichtag noch nicht oder nicht mehr wirtschaftlich zuzurechnen sind, sicherzustellen.

Inventurlisten müssen fortlaufend nummeriert werden, um sicherzustellen, dass keine Belege verloren gehen oder nachträglich manipuliert werden. Die Gesamtzahl der ausgegebenen und ggf. nicht verwendeten Inventurlisten muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Es ist festzuhalten, welche Aufnahmeteams welche Inventurlisten erhalten haben.

Die Ausfüllung der Inventurlisten muss an Ort und Stelle erfolgen. Im Kopf der Inventurliste sind der Inventurort, das Datum und die Namen der aufnehmenden Personen einzutragen.

Die aufgenommenen Vermögensgegenstände müssen eindeutig bezeichnet werden. Im Zweifel ist die Angabe der Materialnummer und einer Kurzbezeichnung sinnvoll. Daneben sind die aufgenommene Menge und die Mengeneinheit einzutragen.

Die Eintragungen in den Inventurlisten müssen ohne Zwischenräume und mit Kugelschreiber vorgenommen werden. Dies hat grundsätzlich unmittelbar am Aufnahmeort zu erfolgen. Leerzeilen sind mittels Durchstreichungen zu entwerten, um nachträgliche Veränderungen auszuschli...