Inventur / 4.2 Inventurdurchführung

Mit der Übergabe der Inventurlisten sowie zweckmäßigerweise von Schreibmaterialien und ggf. Messeinrichtungen sind die Mitarbeiter darauf hinzuweisen,

• für welche Lagerorte – entsprechend der übergebenen, nummerierten Inventurlisten – sie zuständig sind;
• wie die entsprechenden Bestände aufzunehmen sind;
• wie die Inventurlisten auszufüllen sind;
• welche Maßeinheiten zu erfassen sind, soweit es sich nicht um Stückzahlen handelt;
• wie Fremdmaterialien zu kennzeichnen sind;
• welche Korrekturen vorzunehmen sind, falls die Inventurlisten fehlerhafte Eintragungen enthalten;
• wie zu verfahren ist, wenn auf den Inventurlisten nicht vermerkte Bestände vorgefunden werden;
• wie aufgenommene Lagerorte zu kennzeichnen sind;
• an wen die ausgefüllten bzw. erledigten Inventurlisten abzugeben sind.

Damit die Bestände korrekt erfasst werden, müssen bei der körperlichen Bestandsaufnahme folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die Aufnahme der Bestände muss in örtlicher Reihenfolge ihrer Lagerung erfolgen.
• Die aufgenommenen Bestände sind durch an den Paletten, Gitterboxen, Regalen etc. anzubringende Zeichen, Aufkleber o. Ä. als aufgenommen zu kennzeichnen, um Doppelzählungen zu vermeiden.
• Während der Bestandsaufnahme dürfen an den Aufnahmeorten keine Materialbewegungen vorgenommen werden. Ist dies nicht möglich, müssen Materialbewegungen gekennzeichnet werden, wenn Material aus einem bereits aufgenommenen Bestand in einen noch nicht aufgenommenen Bestand überführt wird.
• Nicht gängige und nicht vollständige Bestände sind als solche auf den Inventurlisten besonders zu kennzeichnen.
• Bei unfertigen Erzeugnissen ist der Fertigungsgrad aufzunehmen.
• Fremdmaterialien, also Bestände, die dem Unternehmen wirtschaftlich nicht zuzurechnen sind, müssen getrennt erfasst werden.
• Die körperliche Bestandsaufnahme muss um Versandnachweise für unterwegs befindliche Ware ergänzt werden.
• Die Periodenabgrenzung ist durch Absonderung und Kenntlichmachung von Beständen, die dem Unternehmen am Abschlussstichtag noch nicht oder nicht mehr wirtschaftlich zuzurechnen sind, sicherzustellen.

Inventurlisten müssen fortlaufend nummeriert werden, um sicherzustellen, dass keine Belege verloren gehen oder nachträglich manipuliert werden. Die Gesamtzahl der ausgegebenen und ggf. nicht verwendeten Inventurlisten muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Es ist festzuhalten, welche Aufnahmeteams welche Inventurlisten erhalten haben.

Die Ausfüllung der Inventurlisten muss an Ort und Stelle erfolgen. Im Kopf der Inventurliste sind der Inventurort, das Datum und die Namen der aufnehmenden Personen einzutragen.

Die aufgenommenen Vermögensgegenstände müssen eindeutig bezeichnet werden. Im Zweifel ist die Angabe der Materialnummer und einer Kurzbezeichnung sinnvoll. Daneben sind die aufgenommene Menge und die Mengeneinheit einzutragen.

Die Eintragungen in den Inventurlisten müssen ohne Zwischenräume und mit Kugelschreiber vorgenommen werden. Dies hat grundsätzlich unmittelbar am Aufnahmeort zu erfolgen. Leerzeilen sind mittels Durchstreichungen zu entwerten, um nachträgliche Veränderungen auszuschließen.

Jedes Inventurblatt ist mit dem Ort, dem Datum und der Uhrzeit der Aufnahme zu versehen und vom Schreiber und vom Ansager zu unterzeichnen.

Wird von diesen Grundregeln abgewichen, ist die Inventur nur dann ordnungsgemäß, wenn eine vollständige und richtige Erfassung in anderer Weise sichergestellt ist.