Investitionscontrolling am Beispiel eines Immobilienprojekts / 8 Fazit

Das Projekt steht zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Berichts kurz vor dem Abschluss. Deshalb ist es möglich, ein erstes Fazit zu ziehen.

8.1 Kostenverlauf

Die erste Kostenschätzung lag nahe an den jetzt feststellbaren Gesamtkosten. Die detailliertere Kostenplanung lag zunächst unter der Kostenschätzung, musste aber im Verlauf des Projekts mehrfach korrigiert werden. Gründe waren u. a.:

• Mehrkosten wegen Umplanungen Tiefgarage und Zukauf eines weiteren Grundstücks in Innenstadtlage,
• Mehrkosten wegen Problemen mit der Nachbarschaft (Vergleiche und Abstandszahlungen),
• Mehrkosten im Tiefbaubereich, die aus der o. g. Umplanung resultierten,
• Mehrkosten durch nicht vorhersehbare Aufwendungen im denkmalgeschützten Bereich. So wurden unter später aufgebrachtem Putz mittelalterliche Bemalungen gefunden, die erhalten werden mussten. Insbesondere die Kosten im Denkmalbereich konnten i. d. R. nicht kompensiert werden, da sie meist unerwartet und während des Bauablaufs auftraten und fast immer eine sofortige Reaktion erforderlich machten.

Andererseits gab es im Rahmen der Vergabe auch Einsparungen durch Angebote, die günstiger als die Planung waren. Insgesamt wurden die ursprünglich geplanten Kosten um weniger als 10 % überschritten. Die Kostenüberschreitung blieb im Rahmen der Finanzierungsmöglichkeiten. Sie wurden nach ausführlicher Begründung durch Vorstand und Aufsichtsrat genehmigt.

8.2 Termineinhaltung

Das Projekt hat sich in seiner Fertigstellung um fast ein Jahr gegenüber der ursprünglichen Planung verzögert. Gründe waren:

• Umplanungen im Bereich Tiefbau
• Zusätzliche Aktivitäten im Bereich der denkmalgerechten Sanierung (die Substanz hat sich als maroder erwiesen, als Fachleute das vorausgesagt hatten).

Es war sinnvoll, die interne Zeitplanung von Anbeginn an großzügig zu handhaben. So kam es trotz der Terminverschiebung nicht zu Kollisionen mit anderen Bereichen, z. B. das Auslaufen des Mietvertrags am alten Standort.

8.3 Qualitäten

Während des Baus gab es immer wieder Anpassungen der geforderten und erbrachten Leistungen. Um Mehrkosten im Tiefbaubereich zumindest teilweise zu kompensieren, wurden an einigen Stellen Abstriche gemacht, wenn es sich um nicht funktionelle Fragen handelte, sondern um Dinge, die nicht unbedingt notwendig waren. Die detaillierten Leistungsverzeichnisse und die enge Kontrolle ihrer Einhaltung machten weniger Nachträge und Nachverhandlungen erforderlich als befürchtet. Alle wesentlichen Streitpunkte konnten auf dem Verhandlungswege beigelegt werden.

8.4 Was war gut?

• Die Vergabe fast aller möglichen Aufgaben an Fachfirmen.
• Die Begleitung des gesamten Projekts durch einen zusätzlichen Baucontroller.
• Die detaillierte Planung und akribische Erstellung von Leistungsverzeichnissen und die Prüfung durch Prüfstatiker vor der Auftragsvergabe.
• Die juristische Begleitung durch eine Anwaltskanzlei für Baurecht, die auf konsistente Vertragsgestaltung achtete und mit deren Hilfe Differenzen mit den beteiligten Firmen schnell zu Kompromisslösungen gebracht wurden.
• Das Einplanen ausreichender Reserven sowohl in terminlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Das Projekt drohte nie an fehlenden finanziellen Mitteln zu scheitern.
• Das Einbeziehen des Aufsichtsrats in das gesamte Projekt von der ersten Idee bis zur Umsetzung. Auf diese Weise war gesichert, dass immer alle Entscheidungsträger umfassend informiert waren und größere Irritationen zwischen Vorstand und Aufsichtsrat nicht auftraten. Alle Beteiligten waren an einem erfolgreichen Abschluss des Projekts interessiert.

8.5 Welche Fehler wurden festgestellt?

• Auch wenn durch den Bauherrn ein fachlich qualifizierter Mitarbeiter, z. B. Bauingenieur oder Bauleiter mit umfassender Berufserfahrung, als Kontaktperson zur bauleitenden Firma und dem Projektsteuerer eingesetzt war, reichte die personelle Kapazität nicht aus. Man hat den erforderlichen Zeitaufwand unterschätzt und so musste immer wieder zwischen der Projektbegleitung und sonstigen Arbeitsaufgaben optimiert werden.
• Die Mischrechnung zwischen Brutto- und Nettopreisen war nicht sinnvoll. Man sollte sich – im Falle einer Wohnungsgesellschaft – konsequent auf die Bruttoform oder die Nettoform konzentrieren und Steuereffekte durch die Vermietung an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und die daraus resultierende Möglichkeit, teilweise Vorsteuer zu ziehen, erst im Nachgang ermitteln.
• Mehrkosten, die in einer frühen Phase des Projekts – Tiefgarage und Zukauf eines Grundstücks – entstanden sind, sollte man konsequent als Mehrkosten erfassen und einplanen und nicht darauf setzen, sie durch spätere Kosteneinsparungen auszugleichen.