Invoice-to-Pay-Prozess (I2P): Kennzahlbasierte Steuerung ... / 3 Sicherstellung der definierten Prozessziele und Verankerung der Soll-Prozesse über Instrumente des operativen Prozessmanagements

Die Kernherausforderung in der Umsetzung der Soll-Prozess-Konzeption lag vor allem darin, die spezifischen Ziele der Prozessdigitalisierung (hier vor allem: höhere Prozesseffizienz und Datenqualität) operativ zu quantifizieren. Darüber hinaus mussten diese Ziele anhand von Verantwortlichkeiten und Kennzahlen, die auf die Erreichung der Ziele einzahlen, in einem Steuerungsprozess zur Soll-/Ist-Steuerung und Maßnahmenableitung vereint werden.

Insbesondere die Tatsache, dass die Prozesssicht des Invoice-to-Pay über verschiedene funktionale Bereiche hinweg verläuft und bei Plasser & Theurer sowohl Verantwortliche des Rechnungswesens, des Einkaufs und der Finanzabteilung umfasst, stellte eine Herausforderung dar, die es in der operativen Prozesssteuerung zu beachten galt. Konkret war es notwendig, Verantwortlichkeiten aus allen wesentlichen Funktionsbereichen zu benennen und deren Verantwortungsbereich anhand des End-to-End-Prozesses zu konkretisieren. Hierbei mussten wesentliche Prozessschritte und insbesondere Schnittstellen beachtet werden, da diese Schnittstellen zwischen Sub-Prozessen oft die Grenze für die aktive Beeinflussbarkeit eines Funktionsbereichs darstellen. Nur wenn es klare Prozessrollen gibt, die mit funktionalen Verantwortlichkeiten abstimmbar und mit der Verantwortung für einzelne Prozessschritte versehen sind, stiftet die Bewertung im Rahmen des Steuerungsprozesses einen Mehrwert. Dazu zählen ebenso die Steuerungskennzahlen, welche genau auf die Messung der Prozessziele entlang der Verantwortlichkeiten abzielen.

Neben den Herausforderungen in der "reinen" operativen Abwicklung der Soll-Prozesse, mussten zusätzlich auch Aufgaben des Change-Managements mitgedacht werden, da nicht zwingend für alle beteiligten Stakeholdergruppen der Nutzen oder Hintergrund der...