IT-Controlling

Zusammenfassung

Begriff

Unter IT-Controlling versteht man ein Instrument zur Entscheidungsvorbereitung im Rahmen der Nutzung von IT-Ressourcen. IT-Controlling umfasst die Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielgerichteter Entscheidungen bei Anschaffung, Realisierung und Betrieb von Hardware und Software. Der Focus liegt dabei auf dem Begriff des Steuerns von Unternehmen.

Effizienz und Effektivität von IT-Systemen entscheiden zunehmend mehr über die Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen. Deshalb nimmt die Bedeutung des IT-Controllings weiter zu. Gleichzeitig nehmen indirekte, versteckte IT-Kosten stark zu, sind aber nur schwer zu identifizieren. Für wirksame Kosten-Nutzen-Analysen müssen diese indirekten Kosten jedoch zwingend ermittelt werden. Um die IT-Leistungen und Bereiche sinnvoll zu unterstützen, muss der IT-Controller die geeigneten Kennzahlen festlegen, die er auch regelmäßig und wirtschaftlich ermitteln kann.

1 Aufgabenbereiche des IT-Controlling

Begriff

Der Begriff IT-Controlling wird in vielen Varianten benutzt. In der Literatur und Praxis tauchen zahlreiche Begriffe aus dem IT-Controlling-Konzept auf, z. B.:

• DV-Controlling (Datenverarbeitungscontrolling),
• EDV-Controlling (Elektr. Datenverarbeitungscontrolling),
• INF-Controlling (Informatikcontrolling),
• IV-Controlling (Informationsverarbeitungscontrolling),
• IS-Controlling (Informationssystemcontrolling) und
• IT-Controlling (Informationstechnikcontrolling).

Die Auffassungen für den Aufgabenbereich variieren stark (s. Tab. 1).

Unterschiedliche Erfahrungen der Entscheidungsträger und Verantwortlichen verfälschen oft das Aufgabenfeld des IT-Controlling. Durch den gestiegenen Kostendruck wird das IT-Controlling oft mit einer einfachen Kostenreduktion im IT-Bereich verwechselt. Ursache dafür ist die stärkere Durchdringung der Geschäftsprozesse durch die IT und der hierdurch stark angestiegene Kostenanteil im IT-Bereich. Mangelnde Transparenz dieses Kostenblocks führt bei der Unternehmensleitung oft zu dem Eindruck, dass die IT-Kosten zu hoch sind und reduziert werden müssen. Der IT-Controller wird zum Kostenkontrolleur und Kostensenker degradiert.

Eine leistungsorientierte Sichtweise dagegen erkennt, dass der IT-Einsatz mit Leistungssteigerung und Effizienzverbesserung eng vernetzt ist. Zunehmend wird erkannt, dass die IT nicht eine "Handwerkerabteilung für Hard- und Software" ist, sondern ein Kernelement zur Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens darstellt. Der IT-Controller unterstützt den IT-Einsatz im Unternehmen im Rahmen eines IT-Controlling-Konzeptes.^[1]

Ansatz	Typische Maßnahme	Gewünschte Wirkung
Kostenorientierter Ansatz	Auslagerung der IT-Abteilung (oder Teile) Stellenkürzungen in der IT IT-Kostenverrechnung per Gemeinkostenumlage Rol als alleiniger Maßstab für Projekte Festlegung IT-Budget als %-Satz vom Umsatz	Senkung der IT-Kosten
Leistungsorientierter Ansatz	Ausrichtung und Steuerung der IT an den Unternehmenszielen Standardisierung von IT-Leistungen Optimierung von IT-Prozessen Verursachungsgerechte IT-Kosten- und Leistungsverrechnung Beitrag zu Unternehmenszielen als Maßstab für IT-Projekte und IT-Budget	Steigerung der IT-Leistung

Tab. 1: Kosten- und leistungsorientierter IT-Controllingansatz im Vergleich

[1] Vgl. Gadatsch/Mayer, 2010, S. 32ff.

2 Kennzahleneinsatz im IT-Controlling

IT-Kennzahlen beurteilen IT-Bereiche und die von ihnen erbrachten IT-Leistungen. Sie ermöglichen eine Ursachenanalyse bei Abweichungen zwischen Soll- und Istwerten und zeigen signifikante Veränderungen auf. Welcher Vergleichsmaßstab genutzt wird hängt von den zur Verfügung stehenden Informationen und dem Analysezweck ab.

Die Anzahl der von den verschiedenen Fachleuten vorgeschlagenen IT-Kennzahlen ist riesig, dabei sind für den einzelnen Sachverhalt häufig nur wenige Kennzahlen von wirklich praktischer Bedeutung. Der Empfänger soll schließlich nicht durch die hohe Anzahl von Kennzahlen beeindruckt werden, sondern er muss mit deren Hilfe qualifiziert Entscheidungen fällen.

Kennzahlen und Kennzahlensysteme müssen aus der spezifischen Steuerungsaufgabe abgeleitet werden. Die benötigten Kennzahlen müssen unter Umständen neu entwickelt werden. In der Kombination werden sie zu Kennzahlensystemen, deren Eignung für die Steuerungsaufgabe dann verifiziert und dokumentiert werden muss.

3 Auswahl von Kennzahlen

Mit dem Thema IT-Kennzahlen haben sich bereits unzählige Wissenschaftler und Praktiker beschäftigt und verschiedene Sammlungen von Kennzahlen herausgebracht Eine der bekanntesten Sammlung ist IT Infrastructure Library (ITIL). Es ist ein weltweit etabliertes und akzeptiertes Rahmenwerk für Servicemanagement in der IT. Es beschreibt die notwendigen unterstützenden Prozesse und nennt Kennzahlen, um diese Prozesse zu messen und zu steuern.

Einige Beispiele aus den über 100 Kennzahlen aus der ITIL wären:

• Anteil der Anforderungsspezifikationen, die termingerecht (und im budgetierten Rahmen) erstellt werden.
• Anteil der termingerecht erstellten Service-Design-Planungen.
• Anteil der termingerecht fertiggestellten Einheiten für Service Transition.
• Anteil der...