IT-Kosten / 4 Wie kontrollieren Sie Ihre IT-Kosten?

Die Entwicklung der IT-Kosten muss vom Controller genau beobachtet werden. Besonders gilt dies dort, wo an den entscheidenden Stellen verantwortliche Personen sitzen, die über eine oft vorgefundene emotionsbestimmte Haltung gegenüber den neuen Techniken verfügen. Der Druck der Modernität führt dann dazu, dass ungeprüft neue IT-Projekte gestartet werden und die Kosten aus dem Ruder laufen. Die folgenden Leitsätze helfen dem Controller, seine Aufgabe zu erfüllen:

• Jedes IT-Projekt, auch wenn die technische Entwicklung oder das Konkurrenzverhalten Zeitdruck erzeugt, muss durch eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung geprüft werden.
• Die IT-Projekte müssen durch ein Projektcontrolling begleitet werden, dass sowohl die Kosten als auch die geplante Leistung überwacht.
• Wo eben möglich und wirtschaftlich vertretbar werden die IT-Kosten den Verursachern direkt zugeordnet. Dies schafft Verantwortung.
• Die bewährte Technik in IT-Systemen (Hard- und Software) ist meist kostengünstiger als neue, noch unausgereifte Technik.
• Die Verwendung von gleichen Geräten für alle Anwender senkt nicht nur die Beschaffungskosten. Auch die laufenden Kosten für die Betreuung werden reduziert.
• Der Einsatz integrierter Systeme mit gleicher Oberfläche reduziert den Ausbildungs- und Betreuungsaufwand erheblich.
• Die Nutzung von Cloud-Services ermöglichen schnell und unkompliziert zusätzliche Funktionen zu veriablen Kosten zu integrieren. Die Nutzung wird detailliert dokumentiert und kann als Grundlage für die Kostenverteilung und die Kaufentscheidung dienen.
• Die Kostenvorteile durch die schnelle technische Entwicklung müssen permanent neu genutzt werden.

Eine seit langem diskutierte und von vielen Unternehmen praktizierte Möglichkeit, den unübersichtlichen Kostenblock der IT durch gleichmäßige und planbare Kosten, die meist auch niedriger sein sollen, zu ersetzen, bietet das Outsourcing der IT-Leistungen. Diese Vorteile werden erkauft durch Nachteile, die in der Kostenbetrachtung nicht ohne weiteres zu erkennen sind. Die Abhängigkeit von einem fremden Dienstleister für eine oft leistungsbestimmende Funktion des Unternehmens muss bedacht werden. Die Sicherheit der Datenverarbeitung (Verfügbarkeit, Schutz der Daten vor fremdem Zugriff) veranlasst viele Unternehmen, die IT-Abteilung im eigenen Unternehmen zu belassen. Ein eigener IT-Bereich schafft eine größere Flexibilität bei der Nutzung der vorhandenen Möglichkeiten, aber auch dem Einsatz neuer Möglichkeiten. Eine Alternative zur vollständigen Auslagerung der IT kann in Teilen die Nutzung von Cloud-Services sein. Dabei werden variabel oder zu gering genutzte IT-Funktionen aus dem Netz angerufen.