IT-Kosten senken und Leistung verbessern: Cloud-Lösungen ... / 7 Checkliste zur Vorbereitung

Die nachstehende Checkliste (vgl. Tab. 2) soll helfen, die Entscheidung für oder gegen Cloud/ASP zu untermauern. Sie kann nur Orientierung und Leitfaden sein und lässt sich leicht an die Erfordernisse Ihres Betriebes anpassen.

Frage/Prüfpunkt	Bemerkungen
Welche Software soll oder kann überhaupt gemietet werden? Gibt es spezielle Anwendungen, die (noch) nicht ­angeboten werden, z. B. technische Spezialsoftware? Wann kann damit gerechnet werden? Welche selbst programmierten Anwendungen laufen im Unternehmen? Lässt sich der voraussichtliche Aufwand für eine ­Migration der Daten schätzen?
Wie hoch ist der Anteil der IT-Kosten an den Gesamtkosten? (Cloud/ASP lohnt sich meist bei einem Anteil von mehr als 10 % oder einem Volumen von etwa 15-20 TEUR/Jahr.)
Wie hoch sind die jährlichen Investitionen in Soft- und Hardware? (Software muss bei Cloud/ASP-Nutzung nur noch in Ausnahmefällen, Hardware kann mit deutlich verringertem Leistungsvermögen erworben werden. U. U. können Dienstleister hier Sonderkonditionen einräumen, wenn sie ihrerseits günstige Verträge mit Herstellern haben.)
Steht in der näheren Zukunft eine Modernisierung und/oder Ausweitung der IT-Landschaft an? Wie hoch werden die Kosten und Investitionen ­voraussichtlich sein? Lässt sich bereits vorhandene Hard- und Software verkaufen, um die Gesamtkosten weiter zu reduzieren?
Ist es erforderlich, einen eigenen Administrator zu beschäftigen?
Wie oft finden Aus- und Fortbildungen statt? Wie viel Arbeitszeit geht hierdurch verloren? Welche Kosten entstehen hierdurch?
Wie hoch sind die Raumkosten für IT (z. B. Büros, Serverräume, Lager)?
Welche weiteren monetären Auswirkungen ergeben sich (z. B. Reduktion der Energie-, Klimatechnik oder Schulungskosten)?
Wurde eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt? Wie hoch sind die voraussichtlichen Einsparungen pro Jahr?
Können/sollen die frei werdenden Kapazitäten und Mittel für das Kerngeschäft genutzt werden?
Ist der Betriebsrat in die Entscheidungsfindung eingebunden?
Wann sollen die Mitarbeiter informiert werden?
Wie hoch ist die eigene durchschnittliche Verfügbarkeit? Welche Verfügbarkeit garantieren die Anbieter?
Wie schnell können nach Störungen die Programme im Schnitt wieder genutzt werden? Welche Zeiten garantieren die Anbieter?
In welchen Abständen müssen Wartungen vorgenommen werden? Welche Stillstand- und Ausfallzeiten resultieren hieraus? (Bei Cloud/ASP können die Systeme auf Grund der dezentralen Struktur i. d. R. weiter genutzt werden.)
In welchen Abständen wird von Updates Gebrauch gemacht? Welche Kosten entstehen hierfür?
Gibt es schon Kontakte zu Verbänden (Bitkom), Kammern, regionalen Wirtschaftsförderungen oder namhaften Anbietern (z. B. Deutscher Telekom, IBM, SAP, Sage)?
Kann die Kompetenz potenzieller Anbieter geprüft werden? Kann mit Referenzkunden gesprochen werden? Wie lange dauern Kundenbeziehungen im Schnitt? Seit wann ist der Anbieter bereits am Markt?
Welche Software bietet der Cloud/ASP-Dienstleister an? Können individuelle Lösungen vereinbart werden? Stellt der Dienstleister Rechenbeispiele zur Wirtschaftlichkeit zur Verfügung?
Wie ist der persönliche Eindruck der Anbieter? Mit wie vielen Firmen soll gesprochen und verhandelt werden?
Welche Anforderungen werden an die Geschäftsbeziehung gestellt? (Alle wichtigen Sachverhalte sollten detailliert in den Service Level Agrements (SLAs) geregelt werden, etwa Verfügbarkeit, Sicherheit, Entstörzeiten, Regress, Preise, Wartungsintervalle, Updates, Datenschutz/-sicherheit, Vorgehen bei der Änderung der Geschäftsbedingungen.)
Für die Gestaltung der rechtlichen Seite sollte unbedingt ein Anwalt hinzugezogen werden.
Was passiert während der Übergangszeit? Ist mit Arbeitsausfällen zu rechnen? Wie viele Tage? Bietet der Dienstleister Unterstützung an?

Tab. 2: Checkliste für die Cloud/ASP-Entscheidung