Kennzahlen als Frühwarnsystem: Warnendes Fallbeispiel aus dem Mittelstand

Zusammenfassung

Überblick

Die kontinuierliche Beobachtung von Kennzahlen ist hilfreich, um Trends in der Geschäftsentwicklung und insbesondere Fehlentwicklungen zu erkennen. Schwachstellen können rechtzeitig erkannt und Krisensituationen durch geeignete operative und strategische Entscheidungen vermieden werden.

Jedes Geschäftsmodell hat seinen ureigenen Kennzahlenbedarf. Daher sollte man sich vor der Aufbereitung einer Kennzahlenerhebung ausführliche Gedanken über Ziel und Zweck des Kennzahlenscorings machen.

Einzelne Kennzahlen allein reichen selten aus, um passende Schlussfolgerungen aus deren Analyse ziehen zu können. Eine fundierte Aussage über Geschäftsentwicklungen lässt sich nur im Verbund mit anderen Kennzahlen treffen.

In dem Beitrag wird anhand eines Fallbeispiels aus dem Mittelstand gezeigt, wie die typischen Finanzkennzahlen aus Bilanz und GuV zu interpretieren sind und wie sie als Frühwarnsystem genutzt werden können.

1 Bedeutung der Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung

Rechnungswesen als Ausgangsbasis

Um die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens qualitativ beurteilen zu können, muss der Controller die Basiselemente der betriebswirtschaftlichen Analyse beherrschen. Ausgangspunkt ist das betriebliche Rechnungswesen. Es spiegelt die physischen Vorgänge im Unternehmen wider und rechnet sie in monetäre Größen um.

Aus der Kombination von internem und externem Rechnungswesen können Informationen für das Unternehmen abgeleitet werden, die für die unternehmerische Ausrichtung sowohl in operativer als auch in strategischer Hinsicht bedeutend sind. Ziel von Kennzahlensystemen ist es, diese Informationen zu bündeln, sie strukturell zu gliedern und Transparenz im Unternehmen zu schaffen.

Kontinuierliche Beobachtung

Wer Kennzahlen kontinuierlich beobachtet, erkennt Trends in der Geschäftsentwicklung, erhält Aufschluss über Veränderungen in den Geschäftsabläufen, über Fehlerquellen und befähigt das Management, Entscheidungsalternativen zu entwickeln. Darüber hinaus eignen sich Kennzahlen bestens dazu, Risiken für das Unternehmen frühzeitig zu entdecken und Krisen abzuwenden, bevor sie bestandsgefährdende Ausmaße für die Firma einnehmen.

Kennzahlen abhängig vom Geschäftsmodell

Häufiges Problem bei vielen Unternehmen: Kennzahlen werden zwar aufwendig erhoben und gemessen, ihre Bedeutung oder der Zweck aber nicht wirklich erkannt. Nicht jede Kennzahl ist für jedes Unternehmen geeignet, sodass vor der Aufbereitung einer Kennzahlenerhebung Klarheit über Ziele und Zweck des Kennzahlen-Scorings bestehen sollte. Das Kennzahlen-Reporting muss sich am Geschäftsmodell orientieren, ansonsten produziert das Controlling "Zahlenwüsten", die vom Management überhaupt nicht gebraucht werden und keinerlei Relevanz für Entscheidungskriterien haben.

Qualität der Kennzahlen ist abhängig von der Qualität des Rechnungswesens

Ein ebenso verbreitetes Problem – insbesondere bei unterjährigen Kennziffern-Analysen – ist die nicht optimale Datenaufbereitung. Gerade bei mittelständischen Unternehmen gibt es in der Finanzbuchhaltung oftmals eine unzureichende Monatsabgrenzung. Es werden zum Beispiel

• keine Rückstellungen für wesentliche operative Vorgänge gebildet,
• die Entwicklung der Lagerbestände nicht korrekt aufgezeichnet oder
• die bilanziellen Effekte von Vorauszahlungen unzureichend berücksichtigt.

Der Aussagegehalt von Kennzahlen wird dadurch häufig verfälscht, was wiederum grundlegende Auswirkungen auf die Bewertung von Prozessabläufen und die Handlungsempfehlungen für die Geschäftsführung haben kann.

Praxis-Beispiel

Kennzahlen anhand eines Fallbeispiels

Ein Fallbeispiel soll zeigen, welche Erkenntnisse sich aus Kennzahlen für die operative und strategische Unternehmenssteuerung ableiten lassen. Die dargestellten Werte erheben dabei nicht den Anspruch auf Vollständigkeit für die Analyse des Unternehmens, sondern stellen lediglich einen Teilaspekt der Controllingauswertungen dar.

Das Unternehmen

Bei dem Unternehmen handelt es sich um eine Firma aus dem Event- und Veranstaltungsbereich, die Spezialgeräte für Konzerte, Festivals und andere Events hergestellt und im Rahmen eines Verkaufs- und Verleihgeschäftes zur Verfügung gestellt hat. Auf Grund eines Modul-Bausystems war es der Firma möglich, für jede Veranstaltung eine individuelle Lösung anzubieten.

Aus dem Boom in die Insolvenz

4 Jahre lang verzeichnete die Gesellschaft ein beeindruckendes Wachstum mit einer jährlichen Verdoppelung der Umsätze. Im 5. Jahr kippte die Situation. Das Unternehmen geriet innerhalb von nur wenigen Monaten in eine Krisensituation. Die Krisenfaktoren wurden zu spät erkannt. Das Unternehmen musste einen Insolvenzantrag stellen.

Wie konnte ein florierendes Geschäft innerhalb so kurzer Zeit in solch eine drastische Schieflage geraten? Warum wurden die Krisensymptome nicht rechtzeitig erkannt? Und welche Mittel hätten aus der Not eine Tugend gemacht?

Beobachtung der Kennzahlen hätte Risiken rechtzeitig erkennen lassen

Bei einer kontinuierlichen Beobachtung der Kennzahlen schon in der Wachstumsphase hätte man erkennen können, dass die Firma...