Kennzahlen: Mit den richtigen KPIs bleibt der Mittelstan ... / 2.2 Anforderungen an ein Kennzahlensystem im Mittelstand

2.2.1 Die Standards

Was macht ein gutes Kennzahlensystem aus?

Wie oben beschrieben sind KPIs die Basis für eine effektive Unternehmenssteuerung. Ein Kennzahlensystem sollte unabhängig von der Größe des Unternehmens die folgenden inhaltlichen Anforderungen erfüllen^[1]:

1. Jedes Unternehmen hat ein spezifisches Geschäftsmodell, welches als die DNA des Unternehmens bezeichnet werden kann. Ein gutes Kennzahlensystem enthält genau diejenigen Informationen, die für das jeweilige Unternehmen spezifisch sind. Die Kennzahlen sollten daher so ausgewählt werden, dass die für das jeweilige Unternehmen relevanten Steuerungsdimensionen (z. B. Region, Produkt, Kunden, …) abbildbar sind.
2. Wichtig ist ebenfalls die Ausgewogenheit zwischen finanziellen und nicht-finanziellen Größen. So sind in einem effektiven Kennzahlensystem idealerweise auch die nicht-finanziellen Treiber für den Unternehmenserfolg abgebildet (z. B. die Anzahl der Kunden) sowie Indikatoren für zukünftige Entwicklungen (z. B. die Anzahl der Kundenanfragen oder die Anzahl der Kundenkontakte des Vertriebs).
3. Des Weiteren stehen die Kennzahlen in einer Beziehung zueinander, so dass sichtbar wird, wie sich Ergebnisgrößen beeinflussen lassen und in welcher Abhängigkeit diese zueinander stehen. Kennzahlen der Funktionsbereiche sind ausreichend integriert. So werden bereichsübergreifende Abhängigkeiten transparent, z. B. wie die durch den Vertrieb vereinbarten Zahlungsziele das Working Capital beeinflussen, welches bspw. auf Gesamtunternehmensebene betrachtet wird.
4. Daneben werden externe Informationen berücksichtigt, z. B. Rohstoffpreise oder makroökonomische Indikatoren in den relevanten Absatzmärkten. Die Integration von externen Faktoren hilft, das Reporting als ein Frühwarnsystem zu nutzen.
5. Es ist klar, welche Kennzahlen durch wen beeinflusst werden können. Dies ist insofern wichtig, als dass nur über mit klaren Verantwortlichkeiten hinterlegte Kennzahlen Steuerungsimpulse gesetzt werden. Über die oben beschriebene Verknüpfung der Kennzahlen werden somit auch die Abhängigkeiten verschiedener Unternehmensbereiche untereinander transparent und die Zusammenarbeit verbessert.

Diese Kriterien betreffen im ersten Schritt die Auswahl der in einem Kennzahlensystem abzubildenden Inhalte. Wichtig sind aber ebenso die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte zur Verfügung gestellt werden, sowie die Qualität der berichteten Kennzahlen. Ein Reporting, welches zwar die richtigen Kennzahlen abbildet, aber erst nach Abschluss des Folgemonats vorliegt, oder welches fehlerhafte Zahlen beinhaltet, ist wenig entscheidungsrelevant oder führt im schlimmsten Fall zu Fehlentscheidungen. Im Idealfall soll die schnelle Bereitstellung der relevanten Inhalte in hoher Qualität zudem mit möglichst geringem Aufwand erfolgen.

[1] vgl. bspw. Gräf und Isensee 2014.

2.2.2 Die Besonderheiten im Mittelstand

Vor dem Hintergrund der oben beschriebenen Spezifika kleinerer und mittlerer Unternehmen sind erfahrungsgemäß folgende Punkte Erfolgsfaktoren für die Einführung einer Kennzahlensteuerung:

Komplexität beschränken

Bei der Auswahl der richtigen Kennzahlen ist weniger oft mehr. Die Beschränkung auf die wesentlichen Steuerungsgrößen hat mindestens zwei wesentliche Vorteile: Zum einen führt die Bereitstellung von einem Übermaß an Informationen nachgewiesenermaßen zu einer Verschlechterung der Entscheidungsqualität.^[1] Zum anderen fällt für jede neue Kennzahl über den gesamten "Lebenszyklus" Aufwand an, der vermieden werden kann: bei der Definition und Abbildung in den Berichten, in der regelmäßigen Erstellung, bei ggf. notwendigen Anpassungen der Berechnungslogik und nicht zuletzt beim Entfernen der Kennzahl aus den Berichten und Systemen. Bei der Festlegung der relevanten Kennzahlen ist somit außerdem zu bewerten, inwiefern diese mit den bestehenden Systemen generierbar sind.

Praxis-Tipp

"Total Cost of KPI" und Nutzen vergleichen

Nur Kennzahlen, die mit vertretbarem Aufwand ausweisbar sind, können für die Steuerung genutzt werden. Das "Kosten-Nutzen"-Verhältnis jeder Kennzahl ist also individuell zu beurteilen.

Den passenden "Top-KPI" auswählen

Wie oben beschrieben ist ein gutes Kennzahlensystem auf die Spezifika des jeweiligen Unternehmens abgestimmt. Zudem sollten die Kennzahlen über rechnerische oder sachlogische Wirkungsbeziehungen miteinander verknüpft werden. Was aber ist das passende Steuerungskonzept und welcher ist somit der richtige "Top-KPI" dieses Kennzahlensystems?

Der Treiber für die Auswahlentscheidung ist nicht allein die Unternehmensgröße. Vielmehr müssen mehrere Aspekte berücksichtigt werden:

1)	Die Finanzierungsstruktur: Erfolgt die Finanzierung ausschließlich über Eigenkapital oder überwiegend durch Fremdkapital und/oder den Kapitalmarkt?
2)	Die Marktsituation: Entsteht der Markt gerade oder ist der Markt ggf. rückgängig?
3)	In welchem Verhältnis stehen die Produktionsfaktoren des Unternehmens zueinander? Ist die Leistungserstellung eher arbeitsintensiv oder kapitalintensiv?
4)	Wie ist die Wettbewerbsstrategie ausgelegt? Liegt der Fokus auf einer Kostenführe...