Kennzahlen: Mit den richtigen KPIs bleibt der Mittelstan ... / 2.3.4 Präsentation und Organisation

Visualisierung

Ein weiteres wichtiges Element ist die Visualisierung der Berichtsinhalte. Die richtige Verwendung von Visualisierungen ermöglicht es, komplexe Sachverhalte komprimiert darzustellen, und steigert die Wiedererkennung und Lesbarkeit der Berichte. Entscheidungsrelevante Informationen können vom Leser somit schneller erfasst und besser interpretiert werden. Zunächst ist festzulegen, welche Informationen auf welche Art und Weise dargestellt werden sollen: Diagramme (z. B. Zeitreihen), Ampeln oder "Drill-down"-Ebenen (Hierarchieebenen, die bei einer weiteren Detaillierung der Inhalte sukzessive sichtbar werden). Die Visualisierung sollte hierbei möglichst standardisiert erfolgen (bspw. gleiche Reihenfolge für die Darstellung der Ist-, Plan-, und Vorjahreszahlen oder eine einheitliche Regel für Ampellogiken) und zielgerichtet eingesetzt werden.

Prozesse und Organisationsstrukturen

Neben der Visualisierung der Berichtsinhalte sind die zugrundeliegenden Prozesse und Organisationsstrukturen festzulegen. Das Ergebnis sind definierte Prozesse für die Datenzulieferung und -aufbereitung sowie die Berichterstellung und -verteilung. Für jede Aktivität sind eindeutige Verantwortlichkeiten und Ausführungszeitpunkte festzulegen. So wird transparent, wer bspw. bis wann den Bericht zu kommentieren hat oder wer den Bericht final freigibt. Ebenso wichtig ist die oben beschriebene Verantwortlichkeit für die Sicherstellung der kontinuierlichen Pflege der Kennzahlen und Berichte.

Eine Entscheidung, die im Rahmen des Aufbaus des Reportings getroffen werden muss, ist das System, in dem die Kennzahlen ermittelt bzw. zusammengeführt werden sollen. Hier gibt es keine "one size fits all"-Antwort. Wenngleich eine Umsetzung in MS Excel möglich ist, muss bedacht werden, dass mit steigendem Komplexitätsgrad der Ableitungen sowie auch mit steigendem Datenvolumen die Handhabbarkeit von Excel-Lösungen abnimmt. Daher sollte mit steigenden Anforderungen ein möglicher Einsatz von Business Intelligence Lösungen anhand eines umfassenden Kriterienkatalogs bewertet werden, wobei u. a. die bestehende Systemlandschaft und deren Anbindungsmöglichkeiten zu berücksichtigt sind.

Für die erfolgreiche Einführung einer KPI-Steuerung ist es unerlässlich, dass die Unternehmenskultur und der Führungsstil eine Steuerung mit Kennzahlen zulässt. Zudem müssen Mitarbeiter geschult werden, um ein einheitliches Verständnis der Inhalte und der Zusammenhänge zwischen den Kennzahlen des Kennzahlensystems zu gewährleisten. Neben dem Controlling gilt dies insbesondere für Bereiche, in denen Mitarbeiter mit dem Kennzahlensystem arbeiten, die keine dedizierte betriebswirtschaftliche Ausbildung haben. Ebenso wichtig ist eine frühe Einbindung der zukünftigen Berichtsadressaten und der Prozessverantwortlichen, um die Akzeptanz der späteren Lösung sicherzustellen. Die Begleitung der fachlichen Arbeitsschritte durch Change-Management-Maßnahmen ist somit ein kritischer Erfolgsfaktor.