Kennzahlen zur Steuerung der Beschaffung - Mit Excel-Arb ... / 2.3.3 Kennzahlendarstellung mit der Excel-Datei

Das Tabellenblatt "Kennzahlen" bietet Platz, um je bis zu 15 Kennzahlen aus Einkauf und Logistik darzustellen. Zunächst werden die Bezeichnungen der Kennzahlen sowie die Berechnungsformeln eingegeben. Zudem können Angaben zur Aussagekraft oder allgemeine Erläuterungen vorgenommen werden.

In Spalte F sollte je Kennzahl eine Ziel- oder Plangröße eingegeben werden. Ab Spalte K können für bis zu fünf Jahre sowie – falls möglich und gewünscht – für die Branche die Ergebnisse je Kennzahl eingetragen werden.

Hinweis

Aufbau der Excel-Datei "Einkaufskennzahlen"

Die Datei besteht aus vier Tabellenblättern. Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift möglich. Wenn Eingaben in Zellen mit anderer Schrift vorgenommen werden sollen, muss geprüft werden, ob hier Formeln hinterlegt sind, deren Überschreiben die Hilfe unbrauchbar machen kann. Ausnahme: Im Tabellenblatt "Kennzahlen" sind die Zellen in den Spalten H und I in blauer Schrift gehalten, obwohl hier Formeln hinterlegt sind. Vor einem möglichen Überschreiben sollten auch hier die Zellen geprüft werden. Teile der Tabellenblätter können durch einen Klick auf "-" bzw. "+" aus- oder eingeblendet werden. Die Tabellenblätter werden stets auf einer Seite ausgedruckt. Eine Verknüpfungsmöglichkeit zu anderen Programmen ist nicht vorgesehen; die Eingaben müssen manuell vorgenommen werden.

Alle Zahlen und Angaben dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert und sind keine Hinweise auf gute oder schlechte Ausprägungen.

Praxis-Tipp

Hinweise auf mögliche Datenquellen

Datenquellen für derartige Vergleiche können Branchenkennzahlen der DATEV, Auskunfteien wie Creditreform, Bürgel oder Hoppenstedt, Angaben von Branchenverbänden, Kammern oder des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. sein www.bme.de.

In den Spalten G bis I besteht je Kennzahl die Möglichkeit, eine Bandbreite festzulegen, bis zu der Abweichungen als unkritisch gelten. Im Beispiel wurden durchgängig 5 % eingegeben. Das bedeutet, dass bei einem Plan-Materialeinsatz (Kennzahl 1) von 25 % Istwerte von 23,75 -26,25 % noch toleriert werden können. Je Kennzahl kann aber auch eine individuelle Bandbreite eingetragen werden, indem die 5 % überschrieben werden.

Hintergrund

Plan- und Istwerte stimmen nur selten genau überein. Geringfügige Über- oder Unterschreitungen sind oft kein Problem und man muss Ursachen nur in Ausnahmefällen nachgehen.

Mit der Möglichkeit, die Bandbreiten in Prozent festzulegen, wird diesem Umstand in der Excel-Lösung Rechnung getragen. Zusätzlich können Trend oder Zielerreichung farbig markiert werden. Dazu müssen in die Zellen der Spalte J eine „1“ bei positivem (Grün, Haken), eine „0“ bei leicht negativem (Gelb, !) oder eine -1 bei deutlich negativem Trend (Rot, X) eingegeben werden.

Hinweis

Begrenzung von Bandbreiten

Übersteigt die Bandbreite bei Zellen mit Prozentwerten 100 %, werden automatisch 100 % ausgewiesen, nicht der korrekt berechnete höhere Wert, und die Zellen färben sich Orange. Diese Vorgehensweise wurde gewählt, weil es selten Erfüllungsgrade über 100 % gibt. Sollen dennoch Werte über 100 % ausgewiesen werden, muss man die Formel anpassen. Aktuell sind alle Formeln bei Zellen mit Prozenten mit einer "Wenn"-Bedingung verknüpft. Beispiel Zelle I3. Der Wert unter Einbeziehung der Bankbreite liegt über 100 %, wird durch die Formel aber "gedeckelt". Möchte man das nicht, muss die Bedingung entfernt werden. Aktuelle Formel in Zelle I3 =WENN(+F6*(1+G6)>=100 %;100 %;+F6*(1+G6)). Mit der Modifikation müsste die Formel lauten: +F6*(1+G6). Dann werden auch Werte größer 100 % ausgewiesen.

Abb. 2: Erfassungs- und Darstellungshilfe Einkaufs- und Logistikkennzahlen (Auszug)

Kennzahlenglossar erstellen

Die Praxis zeigt immer wieder, dass es bei der Arbeit mit Kennzahlen zu Problemen oder Missverständnissen kommen kann. Oft ist nicht allen Führungskräften klar, welche Formel sich hinter einer Kennzahl verbirgt oder welche Aussagekraft sie hat. Daher hat es sich bewährt, ein Glossar mit den zentralen Informationen zu erstellen und es z. B. online im Intranet allen Beteiligten zugänglich zu machen. Abb. 3 zeigt ein Beispiel, wie ein solches Glossar aussehen kann. In der Excel-Datei gibt es eine Kopiervorlage, mit der sich für alle Kennzahlen ein Glossar erstellen lässt, auch für Kennzahlen aus anderen Bereichen, wie Finanzen oder Personal.

Abb. 3: Beispiel für ein Kennzahlenglossar