Kostenmanagement: agile Organisation in unruhigen Zeiten / 3.3 Maßnahmen und Projektplanung

Die klassische Kostenplanung erfolgt pro Kostenstelle in mehreren Kostenarten. Dies ist das geeignete Instrument, um mittel- bis langfristig beeinflussbare Kosten zu planen. Entscheidend für die Agilität einer Kostenplanung und eines daran anschließenden Kostenmanagements sind jedoch die kurzfristig beeinflussbaren Kosten.

Die Maßnahmen- und Projektplanung ist das geeignete Instrument, um die Planung der kurzfristig beeinflussbaren Kosten effizient und effektiv abzubilden.

Maßnahmen sind dabei Einmalaktivitäten oder Aktivitäten, die sich über wenige Monate erstrecken. Projekte sind Aktivitäten mit einem definierten Start- und Endpunkt, die über einen Großteil des Geschäftsjahres laufen und möglicherweise auch noch in das darauffolgende Geschäftsjahr wirken.

Gemeinsam haben sie die Eigenschaft, dass erst innerhalb des Geschäftsjahres entschieden wird, ob die Maßnahme durchzuführen oder das Projekt zu starten ist. In der Planung sollten Maßnahmen und Projekte mit Prioritäten versehen werden.

Wenn es nötig wird, Kosten während des Geschäftsjahres zu kürzen, gibt so es bereits identifizierbare Aktivitäten, die schließlich nicht durchgeführt werden.

Diese Methode ermöglicht es, mehr Maßnahmen und Projekte zu planen, als es dafür vorgesehenes Budget gibt. Diese werden zunächst auf inaktiv gesetzt. In einer Wachstumsphase stehen die Maßnahmen und Projekte dann sofort auf Abruf bereit und können dem Aufschwung weitere Unterstützung geben.

Ein Praxisbeispiel hierfür kann das Marketingbudget sein. Verschiedene Handlungsoptionen werden in Maßnahmen geplant. Laufen die Geschäfte besonders gut, können mehr Marketingaktivitäten freigegeben und gestartet werden. Ist die Ertragslage nicht ausreichend, können Marketingaktivitäten verschoben oder gestrichen werden. Auch eine antizyklische Handlungsweise ist möglich. In einer schwierigen Ertragslage können bewusst weitere Marketingaktivitäten durchgeführt werden, um eine Verbesserung der Ertragslage zu erzielen.

Maßnahmen und Projekte können dabei eine Kombination aus Investitionen in das Anlagevermögen und sonstigen betrieblichen Aufwendungen bestehen. Die Werte werden separat erfasst. Für Investitionen in das Anlagevermögen oder geringwertige Wirtschaftsgüter wird automatisch eine Abschreibung berechnet und in die Kostenplanung sowie die GuV eingestellt (s. Abb. 8).

Abb. 8: Maßnahmenplanung in Serviceware Performance

Die Maßnahmen- und Projektplanung sollte im laufenden Geschäftsjahr auch als Maßnahme oder Projekt berichtet werden und analysierbar sein. Dafür müssen Mechanismen bei der Freigabe durch die Kostenstellenverantwortlichen und der anschließenden Kontierung im Rechnungswesen geschaffen werden.