Kostenplanung / 6 Wie gestalten Sie Ihre Kostenplanung effizient?

Eine Kostenplanung wird mit möglichst vielen und guten Informationen immer besser, gleichzeitig aber auch immer teurer. Ein Kompromiss muss gefunden werden zwischen der Qualität der Kostenplanung und dem Aufwand dafür. Der Schlüssel zum Optimum ist die Flexibilität. Nicht jede Kostenart ist von gleicher Bedeutung für ein Unternehmen oder für eine Kostenstelle. Unterschiedliche Planungsabläufe sind möglich. Die Eigenarten der Kostenarten müssen ebenso flexibel berücksichtigt werden.

Die absolute Bedeutung einer Kostenart

Je größer die absolute Höhe der Kosten einer Art ist, desto mehr Bedeutung hat sie für das Unternehmen. Je mehr Bedeutung sie hat, desto genauer muss sie geplant werden, um ein realistisches Ergebnis zu erreichen. Wenn z. B. die Energiekosten eines Unternehmens 20 % der gesamten Herstellkosten ausmachen, rechtfertigt dies einen hohen Planungsaufwand. Entstehen nur Strom und Heizkosten für einige Büroräume eines Dienstleisters, dann reicht anstelle einer teuren Expertenmeinung auch die Schätzung einer Preisentwicklung durch den Einkäufer.

Praxis-Tipp

In die Gewinn- und Verlustrechnung schauen

Eine zuverlässige Quelle für die Höhe der Kostenarten ist die Gewinn- und Verlustrechnung. Dort werden vor der Verdichtung für den Jahresabschluss alle Kostenarten mit ihrer absoluten Höhe angegeben. Die Kostenart, die dort zu den Top 5 gehört, hat auch eine wesentliche Bedeutung für das Unternehmen.

Wichtige Kostenarten sind z. B.:

• Personalkosten für Fertigungsunternehmen und Dienstleister, weniger für Handelsunternehmen
• Energiekosten je nach Fertigungsprozess für Fertigungsunternehmen, selten für Handelsunternehmen
• Materialkosten bei Fertigungsunternehmen, oft beschränkt auf einige wichtige Materialien

Es zeigt sich also eine starke Abhängigkeit der bedeutenden Kostenarten vom Unternehmen, dessen Branche, dessen Größe und Fertigungsprozessen.

Die relative Bedeutung einer Kostenart

Auch in einzelnen Kostenstellen spielen unterschiedliche Kostenarten eine unterschiedlich bedeutende Rolle. Darauf muss die Kostenplanung flexibel eingehen, um nicht unverhältnismäßigen Aufwand zu erzeugen.

• Nicht in jeder Kostenstelle werden alle Kostenarten gleich aufwändig geplant. Obwohl eine Kostenart für das gesamte Unternehmen und daher auch für viele Kostenstellen besonders wichtig ist, kann das für andere Kostenstellen anders sein.
• Für jede Kostenstelle werden die bedeutendsten Kostenarten individuell definiert, abhängig vom absoluten Betrag und dem Anteil an den Gesamtkosten der Stelle.
• Mindestens 80 % der Kosten einer Stelle sollten detailliert geplant werden. Der Rest kann durch allgemeine Vorgaben (z. B. Personalkosten steigen um 3%) berücksichtigt werden.

Achtung

Veränderungen berücksichtigen

Durch Veränderungen von Abläufen oder Strukturen kann sich die Zusammensetzung der Kosten einer Kostenstelle verändern. Dann kann aus einer bisher unbedeutenden Kostenart eine bedeutende werden. Wenn das bei der Planung bereits bekannt ist, muss es selbstverständlich berücksichtigt werden.

Auch wenn viele Kostenarten ohne Bedeutung in den Kostenstellen nur einfach geplant werden, muss dies kostenartengenau geschehen. Nur so wird die Veränderung der Bedeutung einer Kostenart erkannt und nur dann können unternehmensweit Gesamtsummen je Kostenart ermittelt werden.

Die Eigenart einer Kostenart

Eine Kostenart hat selbst Einfluss auf die Effizienz, mit der die Planung der entstehenden Kosten durchgeführt werden kann. Stehen ausreichend Informationen zur Planung zur Verfügung, kann die Kostenart mit analytischen Verfahren geplant werden. Dazu werden öffentliche Vorhersagen, Börsenverläufe und bekannte Abhängigkeiten genutzt. Typisch für solche Kostenarten sind Energiekosten, Materialkosten für börsennotierte Rohstoffe oder Abschreibungen aus Investitionen. Besonders sicher und dennoch preiswert können Kostenarten geplant werden, deren Parameter Menge und/oder Preis durch vertragliche Vereinbarungen für die Planperiode bereits festgelegt sind. Das trifft z. B. auf Mietkosten zu, die oft langjährig exakt vereinbart sind.

Auch interne Zusammenhänge können analytisch betrachtet werden. So entstehen Veränderungen der Energiekosten aus Preisentwicklungen und technisch bestimmbaren und aus Produktionsplänen herzuleitenden Verbräuchen.

Aufwändige Analytik ist nur dann sinnvoll, wenn die Kostenart eine relative oder absolute Bedeutung hat. Andere Kostenarten werden einfacher aus Vergangenheitswerten und allgemeinen Vorgaben zur Kostenentwicklung geplant.