Dass der Kostenrechnung von der Buchhaltung falsche Kostenbeträge übermittelt werden, ist in Zeiten der elektronischen Schnittstellen sehr selten geworden. Die Abstimmung der übergebenen und in der Kostenrechnung verwendeten Daten mit den in der Buchhaltung gebuchten Werten stellt kein Problem dar. Fehleranfällig ist jedoch die Zuordnung der Beträge zu den Ordnungseinheiten, die vom Kostenrechner bearbeitet werden: die Kostenarten, die Kostenstellen, die Kostenträger oder die Projekte.
Reparatur oder Aktivierung
Ein großer Nahrungsmittelhersteller erstellt die Produktionsanlagen zum großen Teil selbst. Die dabei entstehenden Kosten werden auf vorgegebenen Projekten gesammelt und bei Fertigstellung aktiviert. Auf diese buchen die bei der Erstellung der Anlage eingesetzten eigenen Handwerker ihre Kosten. Dabei kommt es immer wieder vor, dass auf den Kontierungsbelegen auch dann die Projektnummer der neuen Anlage eingetragen wird, wenn die benachbarte Anlage des gleichen Typs repariert oder gewartet werden muss. Die so falsch auf dem Projekt erfassten Kosten dürfen nicht aktiviert werden. Sie mindern als laufende Kosten den Gewinn des aktuellen Jahres, die sonst im laufenden Jahr den Gewinn gesenkt hätten.
Doch nicht nur die von anderen Abteilungen gelieferten Daten enthalten Fehler, auch die Kostenrechnung selbst ist Verursacher von falschen Werten. Nachfolgend sehen Sie die vier häufigsten Fehlerursachen.
1.1 Falsche Kontierung
Die Information über die Zuordnung von Kosten zu den einzelnen organisatorischen Einheiten erfolgt in der Regel durch die Verursacher. Der Besteller einer Leistung prüft deren Berechnung und gibt dabei an, welcher Kostenstelle, welchem Kostenträger oder welchem Projekt diese zuzuordnen sind. In manchen Fällen muss auch die Kostenart spezifiziert werden. Es ist zu unterstellen, dass Fehler in diesen Angaben versehentlich gemacht werden und nicht, um den eigenen Verantwortungsbereich zu entlasten.
Falsche Kontierungen durch den Verursacher entstehen durch einfache Fehler wie das Vertauschen von Ziffern, ganzen Nummern oder durch falsches Abschreiben. Ein großer Teil dieser fehlerhaften Angaben wird noch vor der Übergabe an die Kostenrechnung z. B. in der Finanzbuchhaltung erkannt und korrigiert, wenn z. B. eine Kostenstellenummer angegeben wurde, die nicht existiert oder die einen vollständig anderen Inhalt hat.
1.2 Falsche Erfassung
Überall dort, wo Daten manuell erfasst werden müssen, entstehen Erfassungsfehler, die nicht vollständig von Plausibilitätsprüfungen abgefangen werden können. Besondere Auswirkungen haben Fehler bei der Erfassung von Stammdaten. Wird z. B. im Personalstamm für einen Mitarbeiter eine falsche Stammkostenstelle erfasst, werden die Löhne automatisch fehlerhaft zugeordnet. Der elektronischen Schnittstelle wird oft blind vertraut, eine Prüfung findet nicht statt.
1.3 Fehlendes Verständnis
Schlimmer noch als versehentlich falsche Kontierungen sind Fehler, die aus dem fehlenden Verständnis der Kontierenden entstehen. Kennt ein Mitarbeiter nicht den Unterschied zwischen Kosten und aktivierungsfähigen Aufwendungen, wird er bei der Zuordnung des entsprechenden Betrages zu einem Kostenkonto bzw. zu einem Aktivierungsprojekt Fehler machen. Wenn den Lagermitarbeitern nicht klar ist, dass die Zuordnung des herausgegebenen Materials zu bestimmten Fertigungsaufträgen Auswirkungen auf die Kalkulationen hat, darf eine besondere Sorgfalt bei der Buchung des Lagerabgangs nicht erwartet werden.
Fehlendes Verständnis führt zu schwer auffindbaren Fehlern. Begegnen können Sie dem nur, indem Sie die betroffenen Personen aufklären und strikte, vor allem verständliche Vorgaben für die Kontierung machen.
1.4 Fehlerhafte Verteilung
Ein interner Fehlergrund ist die falsche Verteilung von Kosten auf die organisatorischen Einheiten. Immer dann, wenn die Beträge nicht direkt zugeordnet werden können oder wenn sich diese Zuordnung nicht lohnt, werden Verteilungen erstellt. Die Anzahl der notwendigen Verteilungen steigt sehr schnell, der Überblick geht oft verloren. Dann werden Kosten noch auf Stellen verteilt, die schon lange nicht mehr existieren. Oder Kostenträger müssen Verteilungen tragen, obwohl die zu Grunde liegenden Prozesse schon längst verändert wurden. Die IT, sonst eine große Hilfe für den Kostenrechner, erweist sich hier durch die anonyme Automatisierung als bestes Versteck für solche Fehler.
Schuldzuweisung nicht in den Vordergrund stellen
Bei der Fehlersuche darf die Schuldzuweisung nicht im Vordergrund stehen. Es geht zunächst darum, Fehler zu finden und deren Auswirkungen zu minimieren. Daran müssen alle mitarbeiten, ob sie den Fehler verursacht haben oder nicht. In zweiter Linie geht es darum, die Fehler für die Zukunft zu vermeiden. Erst wenn dafür Maßnahmen getroffen wurden, kann untersucht werden, ob der Verursacher sanktioniert werden muss oder nicht.