Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 4 Suchstrategie 1: Periodenvergleiche

Die größte Chance für das Auffinden von Fehlerwerten in einer Auswertung bestehen dann, wenn die zu untersuchenden Werte mit anderen verglichen werden können. Viele Kostenarten verhalten sich in den einzelnen Perioden eines Jahres ähnlich bzw. mit einer erklärbaren Abweichung zu den anderen Perioden des Jahres. So sind oft im Umsatz Saisonverläufe erkennbar. Fallen Werte heraus, nimmt das Auge des Menschen dies sehr schnell auf.

Im April war alles anders

Der Umsatz einer Großbäckerei hat kaum saisonale Einflüsse. Nur leichte Schwankungen im Sommer und zur Weihnachtszeit lassen sich feststellen (vgl. Tab. 1).

	Jan	Feb	Mrz	Apr	Mai	Jun	Jul	Aug	Sep	Okt	Nov	Dez	Sum
Umsatz	5,0	5,3	5,1	4,2	5,9	5,2	4,8	4,6	5,0	4,9	5,7		55,7

Tab. 1: Monatlicher Umsatzverlauf der Bäckerei

Dem geübten Auge des Kostenrechners fällt auf, dass der Umsatz im April besonders niedrig und im Mai besonders hoch ist, obwohl dort keine saisonalen Gründe vorliegen sollten. Kombiniert mit Erfahrungswerten hat die bewusste Periodenkontrolle zur Entdeckung des Fehlers geführt. Die Untersuchung hat ergeben, dass Umsatz aus dem Monat April versehentlich in den Mai gebucht worden war.

Eine Verbesserung der Fehlererkennung wird erreicht, wenn die Zahlen aus dem laufenden Jahr mit denen des Vorjahres verglichen werden. Werden die erwarteten Veränderungen (z. B. durch Kapazitätsausweitungen) berücksichtigt, werden schnelle und sichere Kontrollen möglich, wenn der Verlauf der Werte als identisch unterstellt werden kann.

Im Vorjahr war alles anders!

Die Umsatzentwicklung aus der Großbäckerei wird den Zahlen des Vorjahres gegenübergestellt (vgl. Tab. 2):

	Jan	Feb	Mrz	Apr	Mai	Jun	Jul	Aug	Sep	Okt	Nov	Dez	Sum
Vorjahr	4,9	5,2	5,1	5,0	5,1	5,0	4,6	4,5	4,9	5,0	5,8	6,2	61,4
aktuell	5,0	5,3	5,1	4,2	5,9	5,2	4,8	4,6	5,0	4,9	5,7		55,7

Tab. 2: Monatlicher Umsatzverlauf der Bäckerei im Vorjahresvergleich

Wer jetzt die Entwicklungen aufmerksam vergleicht, stellt auch ohne Fachkenntnisse fest, dass es im laufenden Jahr in den Monaten April und Mai eine Anomalie gegeben hat. Der erste Hinweis auf einen Fehler.

Noch einfacher wird in den beschriebenen Fällen die Fehlersuche, wenn grafische Hilfsmittel eingesetzt werden können (vgl. Abb. 1). Wird z. B. der Verlauf der Vorjahresumsätze mit denen des laufenden Jahres verglichen, wird sofort klar, dass im April/Mai eine Besonderheit vorliegen muss.

Abb. 1: Grafische Darstellung von Monatsumsätzen