Kostenrechnung: Richtige Zahlen mit aktuellen Strukturen / 4 Aktualisierungsbedarf mit der Minimalwertanalyse finden

Die detaillierte Zuordnung von Kosten zu den organisatorischen Einheiten in der Kostenrechnung verursacht Aufwand. Der ist nur zu vertreten, wenn der daraus zu ziehende Nutzen größer ist. Daher lohnt es sich nicht, für kleinere Kostenbeträge

• eine exakte und aufwändige Zuordnung aufzubauen oder eine eigene Verteilung durchzuführen,
• die Schlüssel für die Verteilung zu bestimmen und regelmäßig zu überprüfen,
• die Verteilung oder die Zuordnung durchzuführen und zu buchen.

Wenn aber eine Kostenart an Bedeutung, d. h. an Umfang, verliert, wenn eine Kostenstelle nur noch mit minimalen Beträgen belastet wird, ist es Zeit, über die Veränderung auch in der Kostenrechnung nachzudenken.

4.1 Kostenarten verlieren an Bedeutung

Dass Kostenarten an Bedeutung verlieren, kann zwei Gründe haben:

1. Die Beträge der Kostenart sind fix und von den Verantwortlichen nicht zu beeinflussen.
2. Die Beträge der Kostenart sind so weit zurückgegangen, dass sich eine separate Betrachtung nicht mehr lohnt.

In beiden Fällen sind ein getrennter Ausweis und eine aufwändige Bearbeitung mit Planung, Buchung der Istdaten und Abweichungsanalysen nicht mehr notwendig. Solche Kostenarten gehen in die sonstigen Kosten ein oder in eine andere Sammelkostenart.

Telefonkosten

Ein typisches Beispiel für eine Kostenart, die an Bedeutung verliert, sind die Telefonkosten. Noch vor wenigen Jahren wurden aufwändige Anlagen gemietet oder gekauft und abgeschrieben. Telefongebühren fielen in großem Umfang an. Der separate Ausweis und eine aufwändige Verteilung waren notwendig, damit die Verantwortlichen korrekt mit den hohen Kosten umgehen konnten. Mit der Revolution in der Kommunikationstechnik hat sich das grundlegend verändert. Im normalen Unternehmen kommen monatlich nur noch wenige hundert Euro an Gebühren zusammen. Die Telefonanlagen sind ebenfalls preiswert geworden, teilweise wird die Telefonie auch über das IT-Netzwerk erledigt. Jetzt lohnt sich der Aufwand für eine separate Beobachtung nicht mehr.

4.2 Kostenstellen ohne Berechtigung

Auch Kostenstellen können an Bedeutung verlieren. Unter den im obigen Beispiel beschriebenen Bedingungen ist es z. B. nicht sinnvoll, eine eigene Kostenstelle für die Telefonanlage zu unterhalten. Die Kosten dafür können z. B. in der Verwaltungskostenstelle auflaufen. Nicht nur sinkende Kostenbeträge führen dazu, dass Kostenstellen ihre Bedeutung verlieren. Häufiger führt eine bessere direkte Verteilung von Kosten zu dieser Entwicklung. Können z. B. Energiekosten mit Messgeräten erfasst und zugeordnet werden, kann auf die Kostenstelle "Energie Allgemein" verzichtet werden.

Ein weiterer Grund für nicht mehr relevante Kostenstellen liegt in der Veränderung der Unternehmensstrukturen. Werden die Verantwortungsbereiche in der Aufbauorganisation neu verteilt, verlieren einige Kostenstellen Aufgaben und die damit verbundenen Kosten. Das zeigt sich in der Kostenstellenabrechnung, wo plötzlich Kostenstellen ohne Kosten entstehen.

Umlagen beachten

In der Praxis finden sich immer wieder Kostenstellen ohne direkt zugeordnete Kosten, die aber durch Umlagen beachtliche Kosten vertreten müssen. Das ist in den meisten Fällen nicht sinnvoll. Untersuchen Sie also Ihre Kostenstellen im Rahmen der Minimalkostenanalyse nur für die direkt der Stelle zugeordneten Kosten. Entscheiden Sie dann, ob die Verteilung der Umlagen noch gerechtfertigt ist, auch wenn keine großen direkten Kostenbeträge mehr vorhanden sind.

4.3 Umlagen für nichts

Umlagen sind aufwändig in der Einrichtung, der Durchführung und der Überwachung. Daher sollten nur solche Kosten durch Umlagen verteilt werden, deren Aufwand auch lohnend ist. Umlagen sollten

• in der Summe nicht zu klein werden, da sonst die individuelle Betrachtung ähnlich den Kostenarten nicht mehr gerechtfertigt ist.
• bei einem Ungleichgewicht zwischen dem größten und dem kleinsten Verteilbetrag überarbeitet werden. Werden 99 % der Umlage einem Empfänger zugeordnet, bringen die übrigen Beträge kaum noch zusätzlichen Informationsgewinn. Falls der Rest absolut nicht so bedeutend ist, dass eine eigene Behandlung sinnvoll erscheint, sollte er zumindest nicht mehr unterteilt werden.