2.1 Buchführungszwecke, rechtliche Grundlagen
Die Zwecke des externen Rechnungswesens definieren sich wie folgt:
- Selbstinformation
- Rechenschaftslegung
- Besteuerungsgrundlage
- Gläubigerschutz
- Beweismittel
Buchführungspflicht
Nach dem Handelsrecht ist jeder Vollkaufmann verpflichtet, Bücher zu führen (§ 238 HGB). Das Steuerrecht baut darauf auf (§140 AO) und erweitert diese Forderungen auch auf Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, die eine der folgende Werte überschreiten (§141 AO):
| Umsatz |
> 600 000 EUR |
| Wirtschaftswert |
> 25 000 EUR |
| Gewinn |
> 60 000 EUR |
Die Buchführung erfasst lückenlos alle baren und unbaren Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres. Ihr Ziel ist es, zum Ende eines Geschäftsjahres den Stand des Vermögens und der Schulden festzustellen und somit den Erfolg der Unternehmung zu ermitteln. Der Gesetzgeber hat eine Reihe von Vorschriften über Art und Umfang der Buchführung erlassen. Diese richten sich je nach der Rechtsform und der Größe eines Unternehmens. Wenn eine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, muss ein Unternehmen laut Handelsgesetzbuch (HGB) grundsätzlich alle Geschäftsvorfälle in Form einer doppelten Buchführung aufzeichnen und über das Geschäftsvermögen einen Jahresabschluss (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) erstellen.
2.2 Systeme der Buchführung
Für die kaufmännische Buchführung gibt es zwei Buchführungssysteme, die einfache und die doppelte Buchführung. Von beiden Systemen hat sich die doppelte Buchführung auch in Kleinbetrieben so durchgesetzt, dass die einfache Buchführung praktisch keine Bedeutung mehr hat. Der Vorteil der doppelten Buchführung liegt darin, dass alle chronologisch anfallenden Geschäftsvorfälle sachlich nach ihrer Vermögens- und ihrer Erfolgswirkung erfasst werden können. Demgegenüber werden bei der einfachen Buchführung die Geschäftsvorfälle nur in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichnet.
2.3 Bestandteile der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung basiert auf dem Grundgedanken, von der Vielzahl der Geschäftsvorfälle in einem Jahr diejenigen zusammenzufassen, die für die Zukunft von Bedeutung sind und die nur noch einen Vergangenheitsbezug haben.
Für die Zukunft von Bedeutung sind am Ende eines Geschäftsjahres alle Arten von Beständen, positive und negative. Als positive Bestände gelten alle Vermögensbestände (Anlagen, Warenlager, Forderungen an Kunden und das Geld in der Kasse). Negative Bestände sind Schulden wie Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten und Lieferanten, also das fremde Kapital. Aber auch die eigenen Geldmittel sind Schulden, nämlich Schulden des Unternehmens an den Eigner.
Bilanz
Geschäftsvorfälle mit Zukunftsbezug werden auf Bestandskonten erfasst und diese am Ende eines Geschäftsjahres auf dem Bilanzkonto zusammengefasst. Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva).
Die vier Felder der Bilanz
| Aktiva (Vermögen) |
Passiva (Schulden) |
| 3. Anlagevermögen |
1. Eigenkapital |
| 4. Umlaufvermögen |
2. Fremdkapital |
Einen Vergangenheitsbezug am Ende eines Geschäftsjahres haben Geschäftsvorfälle, die einerseits Aufwendungen (z. B. Löhne, Mieten, Steuern) und andererseits Erträge (z. B. Erlöse aus Warenverkäufen) beinhalten. Diese Geschäftsvorfälle werden auf Erfolgskonten erfasst und auf dem Gewinn- und Verlustkonto zusammengefasst.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Bestandskonten setzen sich aus Aktiv- und Passivkonten zusammen. Erfolgskonten bestehen aus Ertrags- und Aufwandskonten. Bestandskonten werden der Bilanz, Erfolgskonten der Gewinn- und Verlustrechnung zugeordnet (vgl. Abb. 1).
Abb. 1: Zuordnung der Konten
2.4 Interne und externe Systeme der Buchführung
Je nachdem, wer der primäre Informationsempfänger ist, wird zwischen dem externen und dem internen Rechnungswesen unterschieden.
- Das externe Rechnungswesen (Jahresabschluss) übernimmt zur Wahrung der Interessen externer Unternehmensbeteiligter wie Anteilseigner, Arbeitnehmer, Lieferanten, Banken, Staat und Kunden die Funktion der Dokumentation der Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens. Es unterliegt im Sinne des Gläubigerschutzes gesetzlichen Regelungen (z. B. Handels- und Gesellschaftsrecht, Steuerrecht etc.).
- Das interne Rechnungswesen dient vorerst der Steuerung des betrieblichen Geschehens und umfasst über die Dokumentation hinaus auch Planungs- und Kontrollrechnungen.
Die Gestaltung des internen Rechnungswesens ist weitgehend frei von externen Vorschriften und orientiert sich an den Zwecken, die ihm aus der Sicht der Unternehmensleitung zukommen. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Kostenrechnung. Da diese jedoch ein wichtiges Instrument einer verantwortungsvollen Unternehmensführung darstellt, kann ihr Fehlen bzw. ihre Nichtanwendung schwer wiegende Folgen für den Bestand eines Unternehmens haben. Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen Jahresabschluss und Kostenrechnung ist, dass die Kostenrechnung jeweils gesondert für die einzelnen Bereiche (z. B. Betriebsstätten, Abteilungen, Produktgruppen etc.) durchgeführt wird und einen zweckentsprechenden Einblick in die innerbetriebliche Kostenrechnung liefert.