Kundendeckungsbeitragsrechnung erhöht die Transparenz un ... / 4 Der Aufbau einer Kundendeckungsbeitragsrechnung

Je nach Unternehmensstruktur und vorhandener Organisation gestaltet sich der Aufbau einer Kundendeckungsbeitragsrechnung durchaus sehr aufwendig.

4.1 Die Informationsbeschaffung

Der Aufwand, den der Kostenrechner für die Beschaffung der umfangreichen Informationen treiben muss, hängt weitgehend vom Zustand der Kostenrechnung ab. Je weiter entwickelt die einzelnen Instrumente sind, desto einfacher ist die Verwendung der Ergebnisse in der Kundendeckungsbeitragsrechnung. Die wichtigsten notwendigen Informationen sind in Tab. 4 kurz beschrieben:

Information	Quelle	Beschaffung	Automatik
Absatz und ­Erlöse (kunden- und produkt­individuell)	Umsatz- und Absatz­statistiken, Fakturierung	relativ einfach, da meist vorhanden	möglich, da meist in digitaler Form ­vorhanden
Produktkosten (ohne kunden­individuelle Teile)	Kalkulation	relativ einfach, da meist vorhanden	möglich, leider oft nicht aktuell gepflegt
kunden­individuelle ­Produktkosten	Kalkulation	meist schwierig, da oft nicht aktuell vorhanden	schwierig, da meist nicht digital gepflegt
kunden­individuelle Betreuungs­kosten	Aufschreibungen Verkauf, Auswertung von Besuchs- und Verkaufsberichten	zumindest Auswertung, oft auch Aufschreibung; muss meist neu beschafft werden	Neubeschaffung bietet Möglichkeit zur Automatisierung
kunden­individuelle ­Zusatzkosten	Aufschreibung Verkauf, Prozesskostenrechnung	schwierig, da meist nicht systematisch vorhanden; sehr unterschiedliche Inhalte	kaum möglich, da nicht in notwendiger ­Systematik vorhanden
Vergleichswerte	Kostenrechnung	einfach, da über­wiegend Ergebnis der Kundendeckungs­beitragsrechnung	einfach, da überwiegend Ergebnis der Kundendeckungsbeitragsrechnung
Kennzahlen	Kostenrechnung	einfach, da überwiegend Ergebnis der Kunden­deckungsbeitrags­rechnung	einfach, da überwiegend Ergebnis der Kundendeckungsbeitragsrechnung

Tab. 4: Übersicht über Informationsbeschaffung

Checkliste: Wie aufwendig wird Ihre Informationsbeschaffung?

• Stellen Sie fest, welche Informationen Sie aus Ihrer Kostenrechnung übernehmen können.

• Stellen Sie fest, welche Informationen in anderen Bereichen bereits vorliegen.

• Verändern Sie die bereits vorliegenden Daten so, dass diese auch in der Kundendeckungsbeitragsrechnung verwendet werden können.

• Prüfen Sie die Art der bisherigen Speicherung der Informationen (Papier, IT etc.).

• Prüfen Sie gemeinsam mit dem IT-Verantwortlichen, welche ­Informationen automatisch für die Kundendeckungsbeitrags­rechnung aufbereitet werden können.

• Führen Sie Abläufe ein, um die fehlenden Informationen zu ermitteln.

• Achten Sie bei den neuen Abläufen darauf, dass die Daten ­automatisch erhoben und weiterverarbeitet werden können.

• Führen Sie einen Test durch, in dem Sie die Vollständigkeit der Informationen feststellen können.

Checkliste 1: Informationsbeschaffung

4.2 Die Kontrolle der Ergebnisse

Aus den Ergebnissen der Kundendeckungsbeitragsrechnung kann man umfangreiche Maßnahmen mit wesentlichen Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg ableiten. Fehler in den Werten können damit zu falschen Aktionen führen, die das Gegenteil von dem erreichen, was sie bewirken sollen. Daher muss der Kostenrechner vor der Herausgabe der Ergebnisse diese durch eine Plausibilitätsprüfung absichern.

Verwendete Daten prüfen

Zunächst muss er die Daten, die für die Bearbeitung der Kundenerfolge verwendet werden, prüfen. Dabei werden unmögliche Werte durch Grenzen in den Datenbanken und Übernahmeprogrammen verifiziert.

Größenordnung der Veränderungen

Der zweite Test in der Plausibilitätsprüfung bezieht sich auf die Zeitreihen einer Kundendeckungsbeitragsrechnung. Die Veränderungen zwischen zwei Berechnungszeitpunkten sollten vorgegebene Größen nicht unter- bzw. überschreiten.

Fehlerquellen ausschließen

Wenn die Plausibilitätsprüfungen einen Anlass zum Zweifel an der Korrektheit der Werte geben und wenn umfangreiche Maßnahmen geplant sind, muss der Kostenrechner Fehlerquellen ausschließen. Einige Fehler, die in der Praxis immer wieder vorkommen, lassen sich durch die Beantwortung der folgenden Fragen ausschließen: 

Checkliste: Fehlerquellen bei der Datenbeschaffung

• Sind alle Aufträge und Lieferungen in der Berechnung berücksichtigt?

• Wurde korrekt zwischen Aufträgen und Lieferungen unterschieden und wurden diese auch über Periodengrenzen hinweg korrekt zugeordnet?

• Sind alle vom Kunden bezogenen Produkte berücksichtigt?

• Sind bei einer Gruppenbildung alle Kunden der Gruppe einbezogen?

• Sind alle Werte den richtigen Betrachtungszeiträumen zugeordnet?

• Sind alle Produkte mit den richtigen Werten (Kosten und Erlöse) bewertet oder wurden allgemeine oder individuelle Rabatte nicht berücksichtigt?

• Sind alle Ereignisse erfasst, zugeordnet und richtig bewertet worden?

• Sind die Prozesse mit den aktuellen und richtigen Kostensätzen bewertet?

• Sind alle kundenindividuellen Zusatzkosten (Werbekostenzuschüsse etc.) richtig erfasst?

• Sind alle kundenindividuellen Produktkosten (Verpackung, Design, Entwicklung etc.) richtig erfasst?

• Wurden die Formeln zur Berechnung der Verhältniszahlen korrekt angewendet (Übertragungsfehler bei Excel sehr verbrei...