Kerstin Jurkeit, Michael Felix
2.1 Ziele
Erlangung von Kostentransparenz als vorrangiges Ziel
Als vorrangiges Ziel der PKR galt es, genaue Kenntnis über die vorherrschenden Kostentreiber und Transparenz über die darin gebundenen Ressourcen zu erlangen sowie den Anteil an messbaren Tätigkeiten von vornherein so hoch als möglich abzubilden und zu erheben, um eine geeignete Steuerungsmethode der Prozesse und damit der Kosten zu erhalten.
Kontinuierliche Verbesserung durch PKR
Der inhaltliche Aufbau der Prozesskostenrechnung sollte die Hauptprozesse identifizieren und zu einer aussagefähigen Darstellung in Teil- und Detailprozessen führen. Schwachstellen und Ineffizienzen sollen daraus ableitbar sein und zu gezielten Optimierungsmaßnahmen führen. Insgesamt soll die Prozessdokumentation die Basis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess darstellen.
Kunden profitieren von Optimierungen
Die angestrebte aussagekräftige Prozesskostenrechnung soll im SC LV die Basis sein, auf der das neue Produktmodell entwickelt wird und die einzelnen Preise kalkuliert werden können. Dabei ist so granular vorzugehen, dass Produktpreise bei Optimierung von Prozessen sofort und einfach neu kalkuliert und die monetären Vorteile direkt an die Kunden weitergegeben werden können. Durch die Transparenz der Prozesse und deren Optimierung wird eine Kostensenkung erwartet.
2.2 Projektplanung und -ablauf
Das Projekt teilte sich in mehrere Phasen auf und dauerte ca. 9 Monate (s. Abb. 2).
Abb. 2: Projektplan
2.2.1 Prozessaufnahme
Detaillierte Prozessaufnahme ist Voraussetzung für die PKR
Im ersten Schritt wurden die Hauptprozesse ermittelt und daraus die Teil-/Detailprozesse abgeleitet. Durch eine gezielte Befragung der Führungskräfte und Mitarbeiter zu ihren Tätigkeiten konnten die einzelnen Prozesse inklusive kurzer Beschreibung in einer Matrix dargestellt werden:
Abb. 3: Auszug der Prozessmatrix im Detail am Beispiel Preisdifferenz
Bereits während der Aufnahme der Prozesse und Befragung unterschiedlicher Führungskräfte und Mitarbeiter konnten einige Prozessschwachstellen festgestellt werden. Um später die Prozesse so zu bewerten, wie sie tatsächlich anfallen und um eine mögliche Standardisierung der Prozesse zu erreichen, wurden bereits in dieser Phase einige Prozessoptimierungen durchgeführt.
2.2.2 Erste Erhebungsphase – Aufschreibphase
Abb. 4: Erhebungsbogen zur Grobauflistung der Tätigkeiten über eine Woche
Selbsterfassung durch Mitarbeiter
In dieser Phase waren die Mitarbeiter selbst aufgerufen, über einen Zeitraum von 4 Wochen ihre Tätigkeiten "grob" aufzuschreiben. Eine Vorlage auf Wochenbasis mit der Auflistung der wesentlichen Tätigkeiten diente als Hilfsmittel und sollte täglich ausgefüllt werden (s. Abb. 4). Dabei sollte die Zeit so verteilt werden, dass die Aufsummierung der einzelnen Zeitwerte je Tätigkeit der täglichen Arbeitszeit entspricht. Neben den wertschöpfenden Tätigkeiten (s. Abb. 4, Punkte 1 bis 4, sowie 7 bis 9), wie Belege buchen und Bearbeitung von debitorischen Kreditoren (Forderungen gegenüber Lieferanten z. B. aus Warenretouren), war der Punkt "Kommunikation" aufgeführt – unterteilt in "eigene Anfragen intern/extern" und "Anfragen von Kunden und Lieferanten". Zeiten, die nicht in die vorab genannten Kategorien fallen, z. B. Teilnahme an Mitarbeiterinformationsveranstaltungen sollten in den Punkt "Sonstiges" geschrieben werden. Diese beiden Komplexe wurden zunächst als "nicht messbare Tätigkeit" definiert. Sie sollen später einen Anhaltspunkt darüber geben, welchen Anteil der sog. Strukturkostenblock hat.
Erkenntnisse der ersten Erhebung
Die Auswertung der Aufschreibphase bestand zunächst in der Zusammenführung der zahlreichen durch die Mitarbeiter erstellten Erhebungsbögen. Dabei wurden zum einen die Auswertungen auf Wochenbasis kumuliert, zum anderen nach Tätigkeiten. Diese Ergebnisse stellten eine Grobdarstellung der Zeiten dar und dienten zum späteren Abgleich mit den in Phase Zwei aufgenommenen Prozesszeiten. Neben der Darstellung der Zeiten aus den Grobprozessen gibt diese Phase Aufschluss darüber, wie hoch der Anteil an nicht messbaren Tätigkeiten ist. Das war möglich, weil der Anteil an Kommunikation und sonstigen Tätigkeiten in dieser Phase stundengenau aufgenommen wurde. Die Erkenntnis über den Anteil an nicht messbaren Tätigkeiten sollte sich später als besonders bedeutsam erweisen.
2.2.3 Zweite Erhebungsphase – Messung
Erhebung der Zeiten in den vorab identifizierten Prozessen
Diese Phase soll detaillierte Erkenntnisse darüber bringen, welche Ressourcen in den einzelnen Prozessen gebunden sind. Dazu wurden die Detailprozesse zusammengefasst, auf einen Erhebungsbogen übertragen und mit einer kurzen Erläuterung versehen – inklusive Start- und Endzeitpunkt (s. Abb. 5). Die Mitarbeiter, die im Tagesgeschäft mit diesen Prozessen betraut sind, sollten nun eine festgelegte Anzahl an Vorgängen bearbeiten, während die dafür aufgewandte Zeit dokumentiert wird.
Abb. 5: Beispiel eines Erhebungsbogens für eine Messung
Messung durch die Teamleiter
Das Besondere an dieser Vorgehensweise war, dass die Teamleiter der 5 Teams mit der Durchführung der Messungen betraut wurden und nicht Personen, die "prozessfrem...