Zusammenfassung
Das interne Reporting bzw. Management Reporting eines Unternehmens soll Impulse zur Steuerung liefern und die Entscheidungsträger auf allen Ebenen und in sämtlichen Funktionsbereichen bestmöglich unterstützen.
Beim Aufbau eines effizienten Berichtswesens ist eine Reihe von Faktoren zu beachten. Die Empfängerorientierung sowie die Abbildung der Steuerungslogik des Unternehmens spielen dabei eine zentrale Rolle.
Insbesondere die hohe Dynamik und Volatilität der Märkte sowie technologische Entwicklungen stellen das Reporting vor neue Herausforderungen.
Schwachstellen sind oftmals in der mangelnden Empfängerorientierung, der "Informationsarmut im -überfluss", einer inadäquaten Aufbereitung und Visualisierung der Daten sowie in dem hohen Aufwand durch eine unzureichende Standardisierung und IT-Unterstützung zu sehen.
Die Bedeutung des Berichtswesens und dessen Qualität muss und wird sich ändern, weil bei zunehmender Volatilität die Notwendigkeit der Informationsversorgung des Managements mit steuerungsrelevanten Informationen steigen wird.
1 Zielsetzung, Inhalt und Aufgaben des Management Reportings
1.1 Definition
Die rechtzeitige Verfügbarkeit von aussagekräftigen Informationen zur Steuerung gehört zu den zentralen Erfolgsfaktoren unternehmerischer Tätigkeit. Das betriebliche Berichtswesen bzw. Reporting leistet dazu einen maßgeblichen Beitrag. Es umfasst alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt in Form von Berichten.
Zielorientierte Planung und Steuerung unterstützen
Berichte fassen Informationen für eine vorgegebene Zielsetzung zusammen. Im engeren Sinne umfasst das Berichtswesen damit die Informationsübermittlungsvorgänge an das Management, die diese bei der zielorientierten Planung und Steuerung unterstützen. Dafür wird der Begriff Management Reporting verwendet.
Das Reporting umfasst alle Berichte, die in schriftlicher oder elektronischer Form vorliegen, die systematisch erstellt werden sowie entscheidungsrelevante Informationen enthalten. Es verfolgt drei wesentliche Ziele:
- Dokumentation von Ereignissen: Dies bezieht sich auf Ereignisse im Unternehmen als auch in der Unternehmensumwelt. Für bestimmte Daten und Informationen existieren gesetzliche Dokumentationspflichten, z. B. im Rahmen der Rechnungslegung.
- Auslösung von Aktivitäten: Die Planberichterstattung bewirkt bei negativer Abweichung im Ist gegenüber dem Soll Gegensteuerungsmaßnahmen. Informationen über das Verhalten der Wettbewerber sind Auslöser für die Einleitung von Veränderungen im Unternehmen. Insofern wird ein Teil der betrieblichen Entscheidungen durch Berichtsinformationen erst angestoßen.
- Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen: Das Berichtswesen begleitet den gesamten betrieblichen Entscheidungsprozess von der Entscheidungsfindung über die Entscheidungsdurchsetzung bis hin zur Entscheidungskontrolle.
Zwar ist die vornehmliche Zielsetzung die Generierung von Informationen zur innerbetrieblichen Weiterleitung an das Management, dennoch kann die Weitergabe der Berichte auch an externe Berichtsempfänger wie Banken, Aktionäre oder Kunden erfolgen. Insofern wird nach den Berichtsempfängern zwischen internem oder externem Reporting unterschieden.
1.2 Möglichkeiten der Systematisierung
Standard-, Ad-hoc- und Abweichungsberichte
Berichte lassen sich nach verschiedenen Kriterien systematisieren, z. B. nach dem Sachgebiet (Finanzen, Personal), nach dem Zeitbezug (Ist, Soll), nach der Art des verwendeten Informationsmediums (Papier, Intranet, Web), der Frequenz (regelmäßig, unregelmäßig), dem Verdichtungsgrad oder der Funktion (Planung, Dokumentation). In der betrieblichen Praxis ist vor allem die Unterscheidung in Standardberichtswesen und Ad-hoc-Reporting sowie Abweichungsreporting von Relevanz. Klassische Standardberichte sind z. B. wiederkehrende Monatsberichte, die über eine festgelegte Struktur, einen einheitlichen Aufbau und Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) verfügen.
- Standardberichte umfassen regelmäßig einmal festgelegte Inhalte, die den Informationsbedarf der Berichtsempfänger decken. Sie stellen den Kerninhalt des Berichtswesens dar. Auf der Basis des ermittelten Informationsbedarfs werden die Berichte mit standardisiertem Inhalt, in gleichbleibender Form, zu festgelegten Zeiten an relativ viele Empfänger regelmäßig übermittelt. Die Empfänger wählen die für sie zutreffenden Informationen aus. Kurzfristig entstehenden Informationsbedarf sowie den Bedarf nach individuellen Informationen können Standardberichte nicht decken.
- Ad-hoc-oder Bedarfsberichte sind eine Reaktion auf einmalige Anforderungen von Entscheidungsträgern zur Aufbereitung von Daten. Ausgelöst werden diese Berichte durch die kurzfristig und sporadisch auftretenden indi...