Abb. 1: Maschinenstundensatzrechnung richtig durchführen
Schritt 1: Arbeitszeiten ermitteln
Ihre Kosten stellen Sie Ihren Kunden in Form von Arbeits- oder Maschinenstunden in Rechnung bzw. einer Kombination aus Arbeits- und Maschinenstunden. Hinzu kommen Materialkosten. Um Stundensätze für Ihre Arbeitszeit oder Ihre Maschinen berechnen zu können, müssen Sie wissen, wie viele Arbeits- bzw. Maschinenstunden pro Jahr Sie anbieten können. Denn Ihre Kosten müssen Sie über die für Ihre Kunden leistbare Arbeits- bzw. Maschinenzeit wieder "hereinholen".
Der erste Schritt besteht darin, zu berechnen, wie viele Arbeitsstunden Sie und Ihre Mitarbeiter leisten können. Gehen Sie wie folgt vor:
- Nehmen Sie als Ausgangsbasis die Kalendertage eines Jahres.
- Ziehen Sie von den Kalendertagen die Tage, ab an denen Sie grundsätzlich nicht arbeiten, etwa Sonntage, Samstage und Feiertage (Regelungen der Bundesländer beachten).
- Ziehen Sie von den verbleibenden Tagen die tariflichen Urlaubstage und sonstige Fehlzeiten, etwa für Krankheit oder Fortbildung, ab.
- Multiplizieren Sie diese Anwesenheitstage mit der täglichen tariflichen Arbeitszeit und Sie erhalten die Anwesenheitsstunden pro Jahr und Mitarbeiter.
- Schätzen Sie den Anteil der unproduktiven Zeiten. Als unproduktiv gelten Zeiten, in denen Sie nicht für Ihre Kunden arbeiten können, z. B. Zeiten für Akquise, Reklamationsbearbeitung oder administrative Aufgaben. Ein guter Ansatz für eine erste Schätzung sind 20-25 %. Später können Sie den Wert durch Aufschreibungen präzisieren. Durch ständig neue Auflagen und Vorgaben, z. B. Umwelt- und Datenschutz oder Compliance steigt der unproduktive Anteil immer weiter. Inzwischen gibt es Betriebe, die 35-40 % (!) der Zeiten als unproduktiv berücksichtigen müssen.
- Am Ende erhalten Sie die Anzahl produktiver Stunden, die Sie und jeder Mitarbeiter für Ihre Kunden leisten können.
| Berechnungsschema |
| |
Kalendertage/Jahr |
365 Tage |
| - |
Samstage |
52 Tage |
| - |
Sonntage |
52 Tage |
| - |
Feiertage |
8 Tage |
| - |
Urlaubstage |
30 Tage |
| - |
Krankheitstage |
5 Tage |
| - |
sonstige Abwesenheitszeiten |
3 Tage |
| = |
Anwesenheitstage |
215 Tage |
| × |
tarifliche Arbeitszeit/Tag |
8 Std. |
| = |
Anwesenheitsstunden/Jahr |
1.720 Std. |
| - |
Unproduktive Zeit (z. B. Schätzung oder Aufschreibung) |
344 Std. |
| = |
Produktive Zeit/Mitarbeiter |
1.376 Std. |
Tab. 2: Schema zur Berechnung der Arbeitszeit
Im Normalfall können alle Mitarbeiter diese Anzahl Stunden für Kunden arbeiten. Allerdings gibt es Personen, die einen höheren unproduktiven Zeitanteil haben. Bspw. sind Geschäftsführer oder Controller regelmäßig mehr als 20 % unproduktiv, da ihre Tätigkeiten wichtige Aufgabe wie die Akquise neuer Kunden oder die Auswertung erreichter Ergebnisse umfassen. Auch Aushilfen oder Azubis haben i. d. R. einen höheren oder sogar vollständig unproduktiven Anteil. Prüfen Sie bei sich oder anderen Mitarbeitern, wie groß die Zahl der unproduktiven Arbeitsstunden tatsächlich ist. Wenn Sie als Geschäftsführer z. B. etwa 40 % des Tages mit Kundenakquise und weitere 10 % mit administrativen Arbeiten beschäftigt sind, setzen Sie für sich nur 50 % produktive Zeit ein. Für Azubis, die u. U. gar nicht für Kunden arbeiten, setzen Sie Null an. Alle anderen Beschäftigten setzen Sie mit 100 % oder "1" an.
| Berechnungsschema |
| |
1 Geschäftsführung (50 % produktiv) |
0,5 |
| + |
1 Meister (100 % produktiv) |
1,0 |
| + |
3 Mitarbeiter (100 % produktiv) |
3,0 |
| + |
0 Aushilfen |
0,0 |
| + |
0 Sonstige Mitarbeiter |
0,0 |
| = |
Produktive Mitarbeiter insgesamt |
4,5 |
| × |
Produktive Stunden/Mitarbeiter |
1.376 |
| = |
Produktive und verrechenbare Stunden/Jahr |
6.192 |
Tab. 3: Schema zur Berechnung der produktiven Jahresstunden
Schritt 2: Maschinenlaufzeiten ermitteln
Bei der Berechnung der Maschinenstunden gehen Sie wie folgt vor:
- Greifen Sie auf das Schema zur Berechnung der Arbeitsstunden zurück. Von den Kalendertagen ziehen Sie Wochenenden und Feiertage sowie Urlaubszeiten ab, wenn Sie Ihren Betrieb schließen. Ansonsten können Ihre Maschinen auch während der Urlaubszeit laufen. Bei Maschinen gibt es noch andere Gründe für planbare Stillstandszeiten, z. B. Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten. Am Ende erhalten Sie die Tage, die eine Maschine in Ihrem Betrieb pro Jahr laufen kann. Im Beispiel 248 Tage.
- Dann geben Sie die normale Arbeits- bzw. Laufzeit pro Schicht an, z. B. 8 Stunden.
- Multiplizieren Sie Schichten pro Tag mit den zuvor ermittelten Tagen. So erhalten Sie die maximale Kapazität pro Maschine und Jahr.
Arbeitsstunden als absoluten Wert ohne Schichtbezug
Alternativ können Sie an Stelle der Schicht einfach die Arbeitsstunden eingeben, etwa 10 Stunden, wenn Ihre tägliche Arbeitszeit so hoch ist und Sie nicht im Schichtbetrieb arbeiten. Im Beispiel werden 8 Stunden pro Tag geleistet, und so ergibt sich eine Kapazität pro Jahr von 1.984 Stunden.
- Die Kapazität müssen Sie um ungeplante bzw. schwer planbare und teilweise individuelle Stillstandszeiten, z. B. für Reparaturen, Wartung, Instandhaltung oder Umrüstungen, korrigieren. Meist müssen Sie diesen Wert schätzen. Setzen Sie zunächst z. B. 15 % als durchschnittliche Stillstandszeiten an, und prüfen Sie, ob diese realistisch sind. E...