Start mit Workshop mit allen Beteiligten
Im Januar 2014 wurde ein großer Workshop zur Identifizierung der Probleme und Formulierung von Lösungen durchgeführt. Teilnehmer waren die führenden Konstrukteure und Vertriebler sowie die Geschäftsleitung. Dabei wurden die Sichtweisen zu den bestehenden Stärken des Unternehmens, den Schwächen und dem aktuell bestehenden Handlungsbedarf gesammelt.
Es zeigte sich, dass die Sichtweisen im Workshop wie im Tagesgeschäft sehr konträr waren und jeder Fachbereich eine unterschiedliche Vorstellung hatte. Insbesondere gingen die Meinungen über den Anteil von kundenindividuellen Lösungen und Standard-Lösungen in den Produkten sowie die dazu passenden Kundenanforderungen weit auseinander. Es wurde jedoch klar, dass reine Standardlösungen bei den A+F-Kunden nicht sinnvoll verkauft werden konnten und daher der Umgang mit diesen individuellen Lösungen besser geregelt werden musste.
Einig wurde man sich, dass die technische Auslegung bereits in der Angebotsphase stärker ausgeprägt sein musste. Dies sollte drei wesentliche Problemlösungen bringen:
- Es herrscht frühzeitig Einigkeit über die anzubietende technische Lösung und die Konstruktion fängt nicht nach Auftragseingang erneut an, die Lösung zu gestalten.
- Der Übergang vom Angebotsprozess in den Auftragsabwicklungsprozess wird vereinfacht und beschleunigt.
- Die Wahrscheinlichkeit, dass vollständig alle Aspekte des Auftrags berücksichtigt wurden, steigt signifikant an.
Auch die Verantwortung für die Angebotskalkulation musste anders gestaltet werden. Sowohl die Ermittlung der Preise für die einzusetzenden Komponenten als auch die Abschätzung der Konstruktions- und Fertigungsstunden musste verbessert werden. Schließlich mussten klare Entscheidungsregeln bei Preisverhandlungen definiert werden.
5.1 Definition des Angebotsprozesses
Neuer Angebotsprozess wurde top-down definiert
Im Rahmen des o. g. Workshops wurde der neue Prozess Top-Down beschrieben. Zunächst wurden die einzelnen Phasen des Prozesses formuliert (s. Abb. 4).
Abb. 4: Prozess der Anfragen- und Auftragsbearbeitung
Detaillierung war Gemeinschaftswerk mehrerer Fachleute
In der Folge haben der Leiter Controlling/IT und der Leiter des Vertriebsinnendienstes den Prozess weiter detailliert und mit den jeweiligen Experten diskutiert. Neben dem konkreten Inhalt und Ablauf des neuen Prozesses mit seinen letztlich rd. 150 Prozessschritten ging es primär darum, die Standardformulare und die IT-Unterstützung zu definieren. Hier hat es wesentliche Unterstützung durch den technischen Geschäftsführer gegeben. Die Gesamtverantwortung für den Angebotsprozess lag bei dem für den Vertrieb verantwortlichen Geschäftsführer. Bei der Formulierung des Prozesses wurden die aus der Analyse erarbeiteten Schwachstellen gezielt bearbeitet und eine prozessuale Lösung für diese Probleme geschaffen.
Workflow-Struktur als Powerpoint-Präsentation in den Arbeitshilfen
Die Workflow-Struktur aus den Abbildungen 3 und 4 sowie 8 – 16 in diesem Beitrag finden Sie auch im Powerpoint-Format unter dem Namen Vertriebsprozess "Angebot erstellen" (Praxisbeispiel) in den Arbeitshilfen. Diese Vorlagen können Sie als Muster zur Darstellung eigener Vertriebsprozesse nutzen.
5.2 Angebot entscheiden
Prozess beginnt bei Entscheidung über Verfolgung von Verkaufschancen
Entgegen der vorherigen Vorgehensweise wurde festgelegt, dass Verkaufschancen und spätestens alle Anfragen im ERP-System erfasst werden müssen. Die Vorgehensweise zur Entscheidung, ob ein Angebot erstellt werden soll, wurde in Abb. 5 beschrieben.
Abb. 5: Von der Anfrage zur Angebotsentscheidung
Eventuell nur Budgetangebot
Ein vereinfachtes Angebot ist ein unverbindliches Budgetangebot. Dieses erfolgt ohne tiefergehende technische Auslegung und mit dem ausdrücklichen Vermerk "unverbindlich". Natürlich darf ein Budgetangebot vom tatsächlichen verbindlichen Angebot nicht allzu weit abweichen. Die Basis für das Budgetangebot bildet die immer weiter fortschreitende Standardisierung und die für diese Standardmaschinen festgelegten Preise.
5.3 Inhaltliche Strukturierung Angebot
Die wesentliche Phase des Angebotsprozesses ist die technische Auslegung der anzubietenden Maschine. Nachdem im ERP-System der Vorgang vom Status "Anfrage" auf "Angebot" gesetzt wurde, wird dieses Angebot im ERP-System modular in den Angebotspositionen strukturiert.
Detaillierte Angebotsstruktur erlaubt genaue Kalkulation
Dies ist eine gravierende Änderung gegenüber dem vorherigen Prozess. Angebote wiesen zuvor nur eine Standardposition oder maximal 2 – 3 Hauptpositionen auf, denen alle Plankosten zugewiesen wurden. Die gesamte technische Struktur wurde außerhalb des ERP-Systems beschrieben und es gab stets Probleme, während der Auftragsabwicklung einen Plan-Ist-Vergleich auf Positionsebene zu erstellen.
So hatte ein Angebot inkl. Angebotskalkulation im ERP-System zunächst nur die Struktur (s. Abb. 6).
Abb. 6: Frühere kurze Angebotsstruktur
Kalkulationsvorlagen erlauben eine detaillierte Baugruppen-Struktur
Nach Einführung des neuen Angebotsprozesses wurde sukzessive im ERP-System mit Kalkulationsvorlage...