Offenlegung und Hinterlegung des Jahres- und Konzernabsc ... / 2 Allgemeine Vorschriften zur Offenlegung

2.1 Zur Offenlegung verpflichtete Personen

Rz. 5

Nach § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB sind zur Offenlegung die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs von Kapitalgesellschaften verpflichtet. Bei Aktiengesellschaften hat somit der Vorstand (§ 78 Abs. 1 AktG), bei Kommanditgesellschaften auf Aktien haben die persönlich haftenden Gesellschafter (§ 278 Abs. 2 AktG, §§ 161 Abs. 2, 125 Abs. 1 HGB) und bei der GmbH die Geschäftsführer (§ 35 Abs. 1 GmbHG) für die Offenlegung Sorge zu tragen. Nach § 264a Abs. 2 HGB gelten als gesetzliche Vertreter einer Kapitalgesellschaft & Co. die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs der vertretungsberechtigten Gesellschaft. Daraus folgt, dass z. B. bei einer offenlegungspflichtigen GmbH & Co. KG i. S. d. § 264a HGB der oder die Geschäftsführer der Komplementär-GmbH die Offenlegungspflichten zu erfüllen haben.

Rz. 6

Die Pflichten zur Offenlegung treffen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs, z. B. Vorstand oder Geschäftsführer, der Kapitalgesellschaft. Auch wenn in der Praxis regelmäßig das für die Rechnungslegung zuständige Mitglied des Vorstands bzw. der Geschäftsleitung die Einreichung der Unterlagen zum Handelsregister übernimmt, ist der gesamte Vorstand bzw. die gesamte Geschäftsleitung verpflichtet, auf die ordnungsgemäße Erfüllung der Publizitätspflichten hinzuwirken.^[1]

Bei Nichtbefolgung der Offenlegungspflichten oder der unrechtmäßigen Inanspruchnahme von Erleichterungsvorschriften nach den §§ 326 bis 327a HGB, kann gem. § 335 Abs. 1 Satz 1 HGB gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs ein Ordnungsgeld festgesetzt werden. Gem. § 335 Abs. 1 Satz 2 HGB kann das Ordnungsgeldverfahren auch gegen die Gesellschaft durchgeführt werden, für die die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs die Offenlegungspflichten zu erfüllen haben.

[1] Vgl. Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 2000, § 325 HGB Rz. 17; Kirsch, in Kirsch, Rechnungslegung Kommentar, 122. Ergänzungslieferung, Juni 2023, § 325, Rz. 73; Grottel, in Beck'scher Bilanz-Kommentar, 2022, § 325 HGB Rz. 25 ff.

2.2 Zeitpunkt der Offenlegung

Rz. 7

Nach § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB haben die gesetzlichen Vertreter den festgestellten oder gebilligten Jahresabschluss, den Lagebericht und den Bestätigungs- oder Versagungsvermerk und die anderen nach § 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 HGB offenlegungspflichtigen Unterlagen (Bericht des Aufsichtsrats und die nach § 161 AktG vorgeschriebene Erklärung zum Corporate Governance Kodex) spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, auf das sie sich beziehen zu übermitteln.

Hinweis

"Das Bundesamt für Justiz wird in Abstimmung mit dem Bundesministerium der Justiz gegen Unternehmen, deren gesetzliche Frist zur Offenlegung von Rechnungslegungsunterlagen für das Geschäftsjahr mit dem Bilanzstichtag 31. Dezember 2022 am 31. Dezember 2023 endet, vor dem 2. April 2024 kein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 des Handelsgesetzbuchs einleiten. Damit sollen angesichts der anhaltenden Nachwirkungen der Ausnahmesituation der Corona-Pandemie die Belange der Beteiligten angemessen berücksichtigt werden."

https://www.bundesjustizamt.de/DE/Themen/OrdnungsgeldVollstreckung/Jahresabschluesse/Jahresabschluesse_node.html

Da der ordnungsgemäß festgestellte oder gebilligte Jahresabschluss offenzulegen ist, kann eine fristwahrende Offenlegung vor Feststellung oder Billigung nicht mehr erfolgen.^[1]

Klargestellt wird in § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB, dass die Offenlegung in deutscher Sprache zu erfolgen hat. Eine freiwillige zusätzliche Offenlegung in anderen Sprachen richtet sich nach § 325 Abs. 6 i. V. m. § 11, 12 HGB.

Rz. 8

Die Offenlegungsfrist ist jedoch gem. § 325 Abs. 4 HGB in bestimmten Fällen auf 4 Monate verkürzt. Neben börsennotierten Gesellschaften gilt dies auch für solche Kapitalgesellschaften i. S. d. § 264d HGB, die einen organisierten Markt i. S. d. § 2 Abs. 5 des Wertpapierhandelsgesetzes durch von ihr ausgegebene Wertpapiere i. S. d. § 2 Abs. 1 des Wertpapierhandelsgesetzes in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum in Anspruch nehmen und die keine Kapitalgesellschaften i. S. d. § 327a HGB sind. Für die Wahrung der Fristen ist der Zeitpunkt der Übermittlung der Unterlagen bei der das Unternehmensregister betreibenden Stelle maßgebend.

Nach § 327a HGB ist die auf 4 Monate verkürzte Offenlegungsfrist nicht auf eine Kapitalgesellschaft anzuwenden, wenn sie ausschließlich zum Handel an einem organisierten Markt zugelassene Schuldtitel i. S. d. § 2 Abs. 1 Nr. 3 des Wertpapierhandelsgesetzes mit einer Mindeststückelung von 100.000 EUR oder dem am Ausgabetag entsprechenden Gegenwert einer anderen Währung begibt.

Rz. 9

vorläufig frei

Rz. 10

Die sonstigen offenzulegenden Unterlagen i. S. d. § 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 HGB (Bericht des Aufsichtsrats und die Erklärung zum Corporate Governance Kodex nach § 161 AktG) sind unverzüglich nach ihrem Vorliegen offenzulegen, sollten sie nicht innerhalb der Frist vorliegen.

Nach § 325 Abs. 1b HGB ist darüber hinaus vo...