Optimierte Steuerung des Vertriebsbereichs mithilfe indi ... / 3.2 Konzeptionierung mit frühzeitiger Einbeziehung späterer Nutzer (Verkäufer)

3.2.1 Festlegung auf Excel als Softwarebasis

Bei der Konzepterstellung sind vorab 3 Fragen von wesentlicher Natur:

• Für wen wird das Vertriebscockpit erstellt?
• Welches Programm/Tool steht für die Erstellung zur Verfügung?
• Welches Ausgabemedium wird verwendet?

Einstufung der Verkäufer in einen Kompetenzgrad

Die Antwort der 1. Frage lautet nicht: für die Verkäufer. Bei dieser Frage ist es wichtig, sich Gedanken über den Kompetenzgrad der Benutzer zu machen. Da es bei der KRD Gruppe bislang keine Cockpits gab, wurde hier die Einstufung als Anfänger vorgenommen. Bei dieser Art von Benutzer ist es besonders wichtig, die anfängliche Neugier zu erhalten und die Skepsis verhallen zu lassen. Denn jedes Vertriebscockpit kann nur dann zum Erfolg führen, wenn es vom Vertrieb auch angenommen wird.

Basis: MS Excel

Wie in vielen KMUs üblich, besitzt auch die KRD Gruppe keine differenzierte Controlling-Software, die in das verwendete ERP-System integriert ist. Somit hat sich ziemlich schnell herauskristallisiert, dass das Vertriebscockpit auf Microsoft Excel 2010 basieren wird. Vorteile sind sicher, dass keine zusätzlichen Software- und Wartungsgebühren anfallen, schnell mit dem Projekt begonnen werden kann und keine externen Berater vonnöten sind.

Konzentration auf ein Ausgabemedium

Zudem sollten sich Gedanken über das Ausgabemedium gemacht werden. Da der Vertrieb hauptsächlich von unterwegs aus arbeitet, musste das Vertriebscockpit für Laptops konzipiert werden. Die Idee, auch eine Smartphone-Version zu erstellen, wurde direkt wieder verworfen, da der Raum für die Anzahl der dargestellten Informationen zu klein und somit der Umgang damit viel zu umständlich ist. Die Anschaffung von Tablets für den Vertrieb ist in naher Zukunft nicht geplant und würde einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Das erleichterte die Erstellung ungemein, da sich die Controllingabteilung lediglich auf ein Ausgabemedium und dessen Darstellung konzentrieren konnte. Wichtig ist zu beachten, dass sich je nach Ausgabemedium die Darstellung des Dashboards verändert. Sind die Informationen bei dem einen Ausgabemedium noch alle auf einer Seite, kann bei einem anderen Medium bereits Scrollen notwendig sein.

3.2.2 Aufbau des Cockpits festlegen

Zusammenführung der Daten in einem Cockpit

Wie bereits erwähnt, lag die anfängliche Aufgabenstellung darin, die Informationen aus der Vertriebsbesprechung in einem Cockpit darzustellen. Diesem Wunsch konnte ziemlich schnell entsprochen werden (vgl. Abb. 2). Dabei wurde auf Anhieb klar, dass hier noch sehr viel Arbeit zu leisten ist, bis wirklich die Rede von einem Vertriebscockpit sein kann.

Abb. 2: Relevanteste Informationen aus der Vertriebsbesprechung, visualisiert in einem Vertriebscockpit

Problematik bei dieser Darstellungsform

Die verwendeten Grafiken in Abb. 2 sind für eine Besprechung sinnvoll, aber nicht für die Darstellung im Vertriebscockpit. Zum einem fehlt hier der kommunikative Part des Moderators (Controllers) der Zusatzinformationen, Schwellen- und Vergleichswerte anmoderiert sowie auf Alerts hinweist. Zum anderen wird durch die Verwendung von Kuchendiagrammen sehr viel Platz verbraucht, der anderweitig besser genutzt werden kann. Nichtsdestotrotz erwies sich diese Vorgehensweise als 1. Projektschritt sinnvoll, weil dieses Cockpit als Ausgangsbasis für die weiteren Schritte genutzt werden konnte.

Inhalt des Cockpits

Im Cockpit wird oben links auf den Ist-Stand hingewiesen. Der Verkäufer kann sich hier den Planumsatz, den kumulierten Umsatz, das Delta und den Auftragsbestand anschauen. Darunter befindet sich eine Tabelle, in der gezeigt wird, wie hoch der Anteil von Kunden mit Umsatz im Vergleich zu der gesamten Kundenanzahl ist. Das 1. Diagramm auf der linken Seite informiert über die Top-5-Kunden und deren Umsätze. Die beiden Tortendiagramme zeigen den Anteil von A-, B- und C-Kunden und deren Anteil am Gesamtumsatz.

In der Mitte ist die Umsatzentwicklung der Firmen in einem Balkendiagramm dargestellt. Die Forecast-Rechnung wird anhand eines gekippten Säulendiagramms veranschaulicht und die Angebots-/Auftragsstatistik mithilfe eines Balken- und Liniendiagramms.

Auf der rechten Seite befinden sich 2 Tachodiagramme, die den Zielerreichungsgrad und die Angebotserfolgsquote visualisieren.

Auf dieser Grundlage konnte die Zusammenarbeit mit der direkten Einbeziehung der Verkäufer in die Konzeptphase begonnen werden.

3.2.3 Individualisierung der Cockpits trotz Mehrkosten

Unsicherheit: Lohnt sich der Aufwand?

Auf Basis dieser Grundlage kristallisierte sich die wichtigste Fragestellung heraus: "Wie sollen die Informationen aufbereitet werden, damit jedes Vertriebscockpit für sich gesehen zum Erfolg wird"? Bereits in der Konzeptphase ist dem Team klar gewesen, dass es hierfür keine einheitliche Antwort gibt. Die KRD Gruppe beschäftigt zurzeit 4 Verkäufer und einen Vertriebsleiter. So verschieden die Produktgruppen sind, so verschieden sind auch die Verkäufer. Jetzt stellt sich jedem Controller selbstverständlich die Frage, ob sich der Mehrnutzen für 5 unterschiedliche Cockpits aus monetärer Sicht lohnt. Einerseits darf der dadurch entstehende Mehraufwand nicht ...