Optimierte Steuerung des Vertriebsbereichs mithilfe indi ... / 4.2.1 Zone Priorität 1

Abweichung Planumsatz

Im Bereich der Priorität 1 fällt der erste Blick des Betrachters auf die Tabelle "Abweichung Planumsatz". Der Verkäufer kann in diesem Bereich die 4 Debitoren sehen, bei denen der bereits erzielte Umsatz am höchsten vom Planumsatz abweicht.

Die Debitoren sind nach Firmenzugehörigkeit aufgeteilt worden. Dabei werden die Kunden der Sicherheitstechnik GmbH zuerst aufgelistet. Begründet wird diese Wahl dadurch, dass diese Firma die technisch anspruchsvollen Sicherheitsverglasungen herstellt und diese Produkte die höheren Deckungsbeiträge erzielen.

Die roten Fahnen untermauern an dieser Stellte zusätzlich, dass hier Handlungsbedarf des Verkäufers gefordert ist.

Iststand "KRD Gruppe"

In dieser Zone ist auch die Tabelle "KRD Gruppe" angesiedelt. Diese informiert den Verkäufer über den kumulierten Iststand der KRD Gruppe. Dem Verkäufer wird nochmals sein Planumsatz ins Gedächtnis gerufen; er wird über den erzielten Umsatz in Kenntnis gesetzt und auf die sich hieraus ergebende Differenz hingewiesen. Als letzten Punkt in der Tabelle wird er über die Summe des Auftragsbestands unterrichtet. Der Auftragsbestand ist eine wichtige Kennzahl für den Vertrieb und sollte in Vertriebscockpits stets in dieser Zone aufgeführt werden.

Die beiden Diagramme "Umsatzverteilung aktuelles GJ" und "Forecast" befinden sich örtlich gesehen sowohl in der Zone Priorität 1 als auch in der Zone Priorität 2. Dies ist dem Sachverhalt geschuldet, dass die Diagramme einen hohen Platzbedarf haben. Sie sollten, falls möglich, in der Zone Priorität 1 positioniert werden. Da die Diagramme aber bereits in der Zone 1 beginnen, wird die menschliche Wahrnehmung dahingehend überlistet, die Diagramme mit hoher Dringlichkeit im Ganzen wahrzunehmen.

Umsatzverteilung

Im 1. Diagramm wird die Umsatzverteilung beider Unternehmen mit gestapelten Säulen dargestellt. Durch die Verwendung dieses Diagrammtyps kann Platz eingespart werden, weil die Säulen nicht nebeneinander, sondern aufeinander dargestellt werden. Dieser Diagrammtyp hat darüber hinaus den Vorteil, dass direkt der Gesamtumsatz für die KRD Gruppe angezeigt wird. Mit diesem kleinen Trick kann ein weiteres Diagramm eingespart werden. Die einzelnen Entwicklungen sind aufgrund der Verschiebung der unterschiedlich hohen Säulen nicht immer ganz so einfach zu erkennen. Um die Entwicklung leichter erkennbar zu machen, wurden die Säulen mit Linien verbunden. Dadurch lassen sich Auf- bzw. Abwärtstrends besser erkennen.

Forecast

Im Diagramm "Forecast" wird anhand eines gekippten Säulendiagramms die Forecast-Rechnung dargestellt. Bei dieser Rechnung werden die Istzahlen mit den Planwerten der jeweiligen Monate addiert und anschließend das Ergebnis mit dem Planwert verglichen. Das wesentliche Ziel der Forecast-Rechnung liegt bekanntlich darin, anhand der sich ergebenden Prognose vor dem Auftreten der Abweichungen Gegenmaßnahmen einzuleiten. Auch hier handelt es sich erneut um ein Controllinginstrument, das den Verkäufer früh genug auf Handlungsbedarf hinweist. Das Ergebnis der Forecast-Rechnung wird mit einer Legende untermauert und in Textform abgebildet. Die Legende ersetzt an dieser Stelle die Aufgaben des Moderators. Hier ist aber zu beachten, dass Texte in Cockpits lediglich in Maßen verwendet werden sollten.

Die menschliche Wahrnehmungspsychologie lehrt, dass der Betrachter gekippte Säulendiagramme grundsätzlich von oben nach unten liest. Da der Planwert unten stehen sollte, mussten die Achsenoptionen von den Standardeinstellungen in "Kategorien in umgekehrter Reihenfolge darstellen" umgeändert werden. Dieser kleine Trick ist äußerst hilfreich und kann bei zahlreichen anderen Diagrammen angewendet werden.

Zielerreichungsgrad

Die KRD Gruppe hat die Kennzahl "Zielerreichungsgrad" eingeführt und dadurch einen sehr positiven Effekt verzeichnet. Obwohl es sich bei dieser Kennzahl um eine relativ einfach Zahl handelt, bei der sicherlich die Meinung herrschen kann, dass sie nicht notwendigerweise separat dargestellt werden muss, ist der dadurch erzielte Effekt grandios. Dadurch, dass die Kennzahl für jeden Verkäufer ermittelt und in der Vertriebsbesprechung vorgestellt wird, ist es zwischen den Verkäufern zu einem kleinen internen Machtkampf gekommen, der nur ein Ziel kennt: "Wer hat dieses Mal den höchsten Zielerreichungsgrad erreicht?" Dieses Verhalten kann sicherlich jedes Unternehmen nur begrüßen, solange es sich im gesunden Maße einspielt. Das Controlling wollte die Kennzahl nicht nur simpel als Prozentsatz darstellen. Eine Kennzahl, der bereits so ein positiver Effekt beigemessen werden konnte, sollte auch dementsprechend dargestellt werden. Deshalb ist die Wahl auf ein Tachometerdiagramm mit Ampeldarstellung und Werteskala gefallen. Durch die Verwendung der Farben ist es ein Blickfang im Cockpit und lenkt den Blick des Verkäufers immer wieder auf diesen Bereich.