Optimierte Steuerung des Vertriebsbereichs mithilfe individueller Vertriebscockpits

Zusammenfassung

Überblick

Die ständig steigende Einzelinformationsflut führt oftmals dazu, dass bereits die Managementebene Probleme hat, einen strategischen Überblick zu bewahren.

Um alle entscheidungsrelevanten Informationen zentral im Blick zu haben, sind Management-Cockpits entwickelt worden.

Diesen Grundgedanken hat die KRD Gruppe aufgegriffen und individuelle Vertriebscockpits für die unterschiedlichen Ansprüche der jeweiligen Verkäufer entwickelt.

Anhand eines Beispiels erläutert der Beitrag die Entwicklung und den Aufbau individueller Vertriebscockpits und zeigt deren Vorteile und Nutzen für Vertrieb und Controlling.

Der Beitrag zeigt, wie ein erfolgreiches Zusammenspiel zwischen Controlling und Vertrieb funktionieren kann und so zahlreiche strategische Vorteile für beide Abteilungen gewonnen werden können.

1 Ein Mittelständler auf der Überholspur

Unternehmensvorstellung

Die KRD Gruppe ist der Spezialist für abriebfeste und andere funktionsbeschichtete transparente Kunststoffe, dem sog. KasiGlas®. Neben Sicherheitsverscheibungen (Panzerglas) für Mannschaftswagen der Polizei liefert die KRD Gruppe heute u. a. auch selbstreinigende Beschichtungen für Lärmschutzwände, Lichtfunktionsbeschichtungen, lichtleitende Kompaktplatten und sie ist kompetenter Partner in der Lohnbeschichtung von Kunststoffen.

Das Produktionsunternehmen verzeichnet ein rasant ansteigendes Wachstum. Deshalb wurde eine neue mit modernsten Beschichtungssystemen ausgestattete Produktionsstätte gebaut. Die KRD Gruppe besteht aus 4 wirtschaftlich unabhängigen Unternehmen:

• KRD Sicherheitstechnik GmbH
• KRD Coatings GmbH
• KRD Engineering & Service GmbH
• Grundstücksverwaltung Brammer GmbH & Co. KG

Bei den ersten 3 genannten Firmen handelt es sich um die operativen Gesellschaften. Die 4. Gesellschaft hält die Grundstücke.

Unterscheidung nach Farben der Logos

Dieser Beitrag geht lediglich auf die operativen Gesellschaften ein. Die Zahlen der KRD Sicherheitstechnik GmbH und der KRD Engineering & Service werden im Vertriebscockpit zusammengefasst und grün dargestellt, die der Coatings GmbH werden blau abgebildet. Für die konsolidierten Zahlen der KRD Gruppe wird die Farbe Grau verwendet. Die Farben sind nicht willkürlich gewählt worden, sondern spiegeln die Logofarben der Firmen wider. Diese Vorgehensweise bei der Unterscheidung ist eine gängige Arbeitsweise der KRD Gruppe und wird so im ganzen Unternehmen gelebt, ob bei Ordnerrücken, beim Briefpapier oder bei sämtlichen Belegen.

Aufbau Vertriebsstruktur

Die Vertriebsstruktur ist nicht nach Unternehmen, sondern nach Produktgruppen oder Ländern unterteilt. So ist es die Regel, dass ein und derselbe Verkäufer für alle 3 Unternehmen tätig ist. Aus diesem Grund ist die farbliche Unterscheidung wichtig. Allein hieraus können für bestimmte Verkäufer bereits Rückschlüsse auf bestimmte Produktgruppen oder Länder getroffen werden.

Zahlenbasis

Die im Vertriebscockpit gezeigten Werte, Ergebnisse, Kundennamen sind frei erfunden und dienen lediglich der Veranschaulichung. Das komplette Layout, die verwendeten Diagramme, Tabellen und Grafiken entsprechen jedoch der Realität.

2 Herausforderung Vertriebssteuerung

Das Haupttätigkeitsfeld der Verkäufer bei der KRD Gruppe liegt darin, vor Ort beim Kunden die Produkte zu vermarkten und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen sowie neue Kunden zu gewinnen. Dies führt dazu, dass die Verkäufer hauptsächlich unterwegs sind, vom Hotel oder Homeoffice aus arbeiten und demzufolge eine Vertriebssteuerung mit einigen Hürden belegt ist.

Inhalte der Vertriebsbesprechung

Die KRD Gruppe organisiert in jeder 1. Woche des Monats eine Vertriebsbesprechung, bei der sämtliche Verkäufer, die Geschäftsleitung, der Produktionsleiter und das Controlling zusammentreffen, um die Ergebnisse und den Verlauf des Vormonats zu besprechen. Hier werden vom Controlling zuerst die Zahlen der gesamten KRD Gruppe vorgestellt und anschließend die der einzelnen Verkäufer. Hierdurch erhalten sämtliche Besprechungsteilnehmer in kompakter und visueller Form Auskunft über

• die Istsituation,
• die Stärken und Schwächen der verschiedenen Produktbereiche,
• die tatsächliche Entwicklung und
• ggf. bestehenden Handlungsbedarf.

Anschließend werden die Zahlen, Ergebnisse und deren Interpretationen besprochen (vgl. Abb. 1). Sämtliche Statistiken, Auswertungen und Diagrammen werden vorab im Intranet zur Verfügung gestellt, sodass sich die Teilnehmer auf die Besprechung vorbereiten können.

Instrument für Führungsebene und Verkäufer

In erster Linie handelt es sich bei der Besprechung um ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrument der oberen Führungsebenen, aber sie bietet vor allem auch den Verkäufern die Möglichkeit, Kurskorrekturen vornehmen zu können, und dies sollte im eigenen Interesse aller Verkäufer liegen.

Abb. 1: Inhalt der Vertriebsbesprechung

Beweggründe für die Einführung von Vertriebscockpits

Bei diesen Nachbesprechungen bemängelten Vertriebsmitarbeiter des Öfteren, dass sie die Zahlen erst bekämen, wenn der Monat bereits vorbei sei, und somit für den betreffenden Monat keine Korrekturmaßnahmen mehr möglich seien. Auch...