Strategische Arbeit in Gruppen, nicht am Arbeitsplatz
Strategische Aufgabenstellungen können teilweise nicht in Einzelarbeit hinter dem Schreibtisch erörtert und bearbeitet werden. Hier läutet das Telefon, zeigt Outlook einen neuen E-Mail-Eingang an, trifft unverhofft ein interner oder externer Besucher ein. Weiterhin stören beim problemlösenden Arbeiten an strategischen Aufgabenstellungen in Gruppen, mit Pinnwänden und Flipcharts, innerhalb der Unternehmensräume häufig Schreib- oder Konferenztische.
Eine Empfehlung lautet daher, zu bestimmten Zeitpunkten im Rahmen eines Strategie-Review-Prozesses in Form von Klausuren zu arbeiten.
Strategische Klausur in zeitlicher Nähe zum Himmelfahrtstag
Soll nur eine strategische Klausur pro Jahr stattfinden, hat diese häufig den Charakter einer Abschluss- oder Commitment-Klausur. Ein idealer Zeitpunkt für diese Klausur ist die Zeit um Himmelfahrt, d. h. Ende Mai/Anfang Juni. Dieser Zeitpunkt erscheint deshalb so günstig, da er einerseits zwischen den Jahresabschlussarbeiten und der Gesellschafterversammlung zum Vorjahr und andererseits den Arbeiten im Rahmen der operativen Planung für das nächste Jahr liegt. Kann dieser Zeitraum genutzt werden, um sich in strukturierter, komprimierter und teamorientierter Weise mit der strukturellen Ausrichtung des Unternehmens auf die Zukunft zu beschäftigen? Am Mittwochabend vor dem Himmelfahrtsdonnerstag könnte gestartet werden. Es folgt die Klausurarbeit am Himmelfahrtsdonnerstag und dem folgenden Freitag, der in vielen Unternehmen als "Brückentag" arbeitsfrei ist. Es geht somit keine Zeit vom operativen Geschäft verloren. Beendet wird die Klausur am Mittag des Samstags nach Himmelfahrt, sodass der Samstagabend noch für private Zwecke zur Verfügung steht.
Eröffnungsklausur zum Strategie-Review im März
In größeren Unternehmen kann es auch sinnvoll sein, 2 Strategieklausuren durchzuführen. Die 1. Klausur sollte an 2 Tagen im Februar durchgeführt werden. Sie hat den Charakter einer Eröffnungsklausur zum Review der strategischen Planung, ist eher top-down-orientiert und kann als "Target-Setting-Klausur" bezeichnet werden. Während dieser Tage werden Kernfragen der Strategieausrichtung bzw. -änderung für die jeweiligen Unternehmensbereiche formuliert und finanzielle Ziele (z. B. Umsatz, EBIT und Free Cashflow) für den Planungszeitraum der Strategie vorgeschlagen.
Gegenseitige Präsentationen fördern bereichsübergreifendes Denken
Anschließend folgen 3-4 Monate, in denen die involvierten Unternehmenseinheiten Zeit haben, ihre Strategien und die erforderlichen Maßnahmenprogramme auszuarbeiten. Deren Präsentation erfolgt im Juni, vor Beginn der operativen Jahresplanung, in einer 2. Strategieklausur, die häufig 3 Tage umfasst. Dieser Teil ist eher "bottom-up"-orientiert: Die Bereichsleiter präsentieren sich gegenseitig ihre Strategien und Zielerreichung im Plenum. Durch die gegenseitige Präsentation mit anschließender Diskussion werden das bereichsübergreifende Denken und der sportliche Wettbewerb gefördert. Im idealen Fall werden "bottom-up" die strategischen Ziele des Vorstands unter Einhaltung der finanziellen Zielsetzungen erreicht und ein Commitment der Zuständigen geleistet. Daher kann diese Abschlussklausur zum Review der strategischen Planung, auch als "Commitment-Klausur" bezeichnet werden.
Zusätzlich zu den regelmäßig stattfindenden Strategieklausuren kann es noch anlassorientierte Strategieklausuren geben, z. B. zur Evaluierung der Übernahme eines anderen Unternehmens oder zur Abwehr einer Übernahme des eigenen Unternehmens. Der Aufbau gleicht dem hier geschilderten Aufbau der jährlichen Strategieklausur. Meistens weist die anlassorientierte Strategieklausur eine geringere Themenbreite auf und kann daher ggf. mit geringerer Teilnehmerzahl und zeitlich verkürzt durchgeführt werden.
Positiv emotionalisierende Elemente mit persönlichem Commitment einfügen
Als typische Zeitdauer für eine Strategieklausur haben sich 3 Tage als sinnvoll erwiesen. Wenn sich schon einmal die Möglichkeit ergibt, außerhalb des Tagesgeschäfts ungestört und ohne Zeitdruck in einem hochkarätigen Kreis tagen zu können, sollte diese Möglichkeit auch in vollem Umfang genutzt werden. Zudem lässt sich die Strategieklausur als vertrauensbildende Maßnahme interpretieren, um den Teamcharakter im Management-Team zu stärken. So kann im Rahmen der Klausur die Erstellung eines persönlichen schriftlichen Commitments je Teilnehmer vorgesehen werden. Zum Abschluss der Klausur können auch Agendapunkte mit Symbolcharakter eingefügt werden, z. B. ein Gruppenfoto, die Überreichung eines Glücksbaums oder eines ca. 20 cm² großen Puzzlestücks aus einem speziell zu einem Thema der Strategie erstellen Puzzle durch den Geschäftsführer, das die Bedeutung des Einzelnen im "Gesamt-Strategie-Puzzle" visualisiert.
Sind keine stark divergierenden Meinungen und Diskussionen zu einzelnen Themen zu erwarten, kann eine Strategieklausur auch nur bis zum Nachmittag des 2. Tags vorgesehen werden, d. h. bis nach...