Organisation einer Strategieklausur / 5 Klausurort

Übernachtungen zu Hause vermeiden

Zur Durchführung einer Strategieklausur eignet sich normalerweise nicht der übliche Konferenzraum eines Unternehmens, da sich in der Sitzordnung dieses Raums gleichzeitig auch die Hierarchie spiegelt, was den offenen Diskussionsprozess der strategischen Planung negativ beeinflussen könnte. Der strategische Abstimmungsprozess sollte zunächst eher hierarchiefrei starten. Auch sind im Fall einer Inhouse-Klausur häufig nicht alle Teilnehmer anwesend, obwohl während einer Klausur Präsenzpflicht herrschen sollte. Strategische Klausuren sollten daher als Außer-Haus-Veranstaltungen über 2-3 Tage an einem entlegenen Ort (Hotel, Bildungszentrum, Kloster, Berghütte etc.) durchgeführt werden, von dem aus niemand am Abend nach Hause oder in die Firma fahren kann und damit die Gefahr ausgeräumt wird, dass evtl. am nächsten Morgen jemand nicht wiederkommt. Ein Beispiel für eine derartige Strategieklausurtagung ist die bundesweit bekannte jährliche Klausurtagung der CSU im entlegenen oberbayerischen Wildbad Kreuth.

Individuell anreisende Teilnehmer zu diesem entlegenenVeranstaltungsort sollten unbedingt rechtzeitig vorab eine eindeutige Anfahrtsskizze mit den verschiedenen Anreisemöglichkeiten und -zeiten erhalten. Diese sollte auch Telefonnummern für kurzfristige Fragen, Spätanreisen und Absagen enthalten. Weiterhin kann eine vorab verteilte Teilnehmerliste die Möglichkeit zur Bildung von Fahrgemeinschaften zum Klausurort unterstützen.

Vorher "Vor-Ort-Besichtigung" durchführen

Im Falle eines neuen Klausurorts, über den noch keine Erfahrungswerte vorliegen, sollte der für die Moderation Zuständige unbedingt einen Lokaltermin durchführen, um das Hotel und seine Ausstattung zu beurteilen. Häufig werben vor allem kleinere Land-, Sport- oder Ferienhotels sehr verlockend in ihren Prospekten und am Telefon mit ihren Vorzügen, die dann aber oftmals vor Ort nicht den Erwartungen an professionelle Moderationsabläufe entsprechen.

Ein besonderes Augenmerk sollte bei der Auswahl des Orts den "Sitzungsräumen" gewidmet werden. Diese sind möglichst den Tageszeiten der Veranstaltung entsprechend vorab zu besichtigen, insbesondere nicht bei Dunkelheit. Speziell die Kombination Beamer-Projektionsfläche ist in Augenschein zu nehmen. Ist der Beamer leistungsstark genug? Ist die Projektionsfläche groß genug, sodass auch am entferntesten Platz eine gute Einsehbarkeit der projizierten Inhalte gegeben ist? Ebenso sollte die Einwirkung des Sonnenlichts auf die Projektionsfläche geprüft werden. Gibt es funktionstüchtige Jalousien? Es wäre nicht das erste Mal, dass eine wichtige Präsentation eines Geschäftsführers zur Strategie nicht lesbar und damit "einsehbar" ist, weil die Sonne direkt auf die Projektionsfläche einstrahlt bzw. indirekt über Schneeflächen oder Wasserflächen auf die Leinwand reflektiert wird. Im Notfall lassen sich dann die Fenster noch durch dickes Pinnwandpapier verdunkeln, um die Projektion sehen zu können.