"Bei Start und Landung angeschnallt!"
Folgende Regel ist für den Ablauf der Klausur von besonderer Bedeutung: "Bei Start und Landung angeschnallt!" Diese aus der Luftfahrt entliehene Regel soll darauf hinweisen, dass gerade der Start und das Ende einer Konferenz besonders sorgsam geplant und durchgeführt werden sollten. Der erste und der letzte Eindruck bleiben besonders haften. Der erste Eindruck beeinflusst sehr das Klausurklima. Fühlen sich die Teilnehmer tatsächlich willkommen? Überzeugt der "Veranstalter" durch Kompetenz, indem alles perfekt organisiert ist? Der letzte Eindruck ist hingegen besonders wichtig für das Nachwirken der Veranstaltung. Wird die Klausur mit einem positiven Eindruck abgeschlossen? Verlassen die Teilnehmer motiviert die Klausur, dürften auch die beschlossenen Maßnahmen eher motiviert umgesetzt werden und die Teilnehmer sind offen gegenüber der nächsten Veranstaltung, weil sie Positives erwarten. Dazwischen darf es während der Klausur ruhig etwas "wackeln", d. h., es kann Abweichungen geben, auf die spontan und improvisiert reagiert wird.
6.1 Vorabend: Start
Klausurbeginn mit Abendstart
Als Start für eine Strategieklausur hat sich der Abendstart bewährt. Es wird am Vorabend des ersten vollständigen Klausurtags angereist, auch wenn es schwerfallen mag, eine zusätzliche Nacht außer Haus zu verbringen. Die Zimmer im Hotel dürften zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich sofort zu beziehen sein. Man kann sich dann frisch machen und anschließend das Terrain und den Seminarraum erkunden. Man gewinnt so "Stallgeruch".
Bevor man sich um 18.30 Uhr zum gemeinsamen Abendessen trifft, kann evtl. ab 16.00 Uhr eine Vorkonferenz der Geschäftsführung im kleinen Kreis zur finalen Vorbereitung der Klausur stattfinden. Die "große Runde" startet mit ihrer Klausur nach dem Abendessen im Klausur-/Seminarraum als Plenumsveranstaltung. Auch wenn man sich kennt, sollten die Plätze im Plenum mit Namensschildern versehen sein, als Adressplatz zur Ablage von Unterlagen und als Zielort bei der Rückkehr aus Gruppenarbeiten. Evtl. sind noch kleine Namensschilder für das Jackett oder das Hemd vorzubereiten, wenn sich nicht alle Teilnehmer kennen. Die Sitzplätze im Plenum sollten so rechtzeitig vor Klausurbeginn vorbereitet sein, dass bereits der erste Teilnehmer bei seinem Erkundungsgang im Haus einen für ihn "gedeckten Tisch" findet und in Ruhe begrüßt werden kann. Zu präsentieren wären zum Veranstaltungsstart, d. h. nach dem Abendessen, noch einmal die schon in der Einladung mitgeteilte Agenda, die Regularien zur Bezahlung der Zimmer, Speisen, Getränke und sonstiger Extras sowie das Zeitbudget. Es sollte darauf hingewiesen werden, dass sich im Rahmen einer Selbststeuerung alle Teilnehmer bemühen sollten, das Zeitbudget einzuhalten.
Informelle Eintrittskarte in Who-is-Who-Runde abgeben
Anschließend erfolgt eine Who-is-Who-Runde. Wenn sich alle Teilnehmer bereits kennen, dann haben die jeweiligen Beiträge eher Update-Charakter. Etwas Aktuelles lässt sich fast immer einfügen, z. B. über den derzeitigen Aufgabenschwerpunkt und die individuelle Erwartung an die Veranstaltung. Die Beiträge haben dabei auch die Funktion des Abgebens einer Eintrittskarte des Dazugehörens zur Veranstaltung.
Anschließend ist eine Ansprache des Chefs vorzusehen, die noch einmal den Sinn und Zweck der Zusammenkunft unterstreichen sollte. In dieser könnte er noch einmal die Bedeutung der Veranstaltung und den Ernst der Lage betonen sowie bestimmte Statements zu den zu behandelnden Themen seine Erwartungen an die Teilnehmer kommunizieren. In einer dramatischen Strategieklausur zum Turnaround eines Unternehmens forderte der Vorstandsvorsitzende einer Aktiengesellschaft in seinem entsprechenden Prolog sogar dazu auf, auf der Suche nach Möglichkeiten alles zu hinterfragen: "Sie dürfen alles infrage stellen, auch meine Position!" Auch könnte der Chef den evtl. begleitenden (externen) Moderator vorstellen und die von ihm zu erbringende Moderationsfunktion erläutern.
Abendstart mit Chef-Rede als "Kopfkisseneffekt"
Es ist günstig, wenn der Chef seine Rede bereits am Eröffnungsabend hält, d. h. vor Beginn der fachlichen Arbeit am nächsten Tag, weil er sie dann bereits los ist und sich etwas mehr entspannen kann und die Teilnehmer einen Nachdenk- oder "Kopfkisseneffekt" haben, über den sie in kleineren Runden noch bei einem informellen "Nachttrunk" nachdenken und diskutieren können. Diese eher "weichen", qualitativen oder meinungsbildungsbedürftigen Informationen können von den "Empfängern" psychologisch besser am Abend als am Morgen aufgenommen werden. Am Morgen wären eher quantitative und nüchterne Themen auf der Agenda zu platzieren. Schon beim Abendstart sollte auf eine präzise Einhaltung des Zeitbudgets geachtet werden, um entsprechende Verhaltensweisen bei den Teilnehmern für die kommenden Tage "vorzuspüren". Auf keinen Fall sollte es bei der Veranstaltung Open-End-Diskussionen geben, auch wenn die Worte des Chefs evtl. dazu Anlass geben. Bei Open-End-Diskussionen setzt sich ...