6.6.1 Zusammenfassung und Aussprache im Plenum über die bisherigen Ergebnisse und Erlebnisse
Klausur-Plan-Ist-Vorschau-Vergleich vornehmen
Nach dem Mittagessen könnte ein "Big Talk" im Plenum stattfinden, der durch den Moderator intensiv begleitet werden sollte. Dieser Zeitpunkt ist nämlich sehr gut dafür geeignet, um für das laufende "Klausurprojekt" einen Plan-Ist-Vergleich und einen Forecast durchzuführen, d. h. einen Controlling-Prozess in eigener Sache. Wie ist es bislang gelaufen in der Sache und in der Zusammenarbeit? Was kann und muss noch getan werden? An dieser Stelle ist auch ein Blick auf die Agenda zu werfen. Wo wollte man inhaltlich sein und wo steht man tatsächlich im Klausurablauf? Müssen evtl. Änderungen an den restlichen Klausurinhalten, in der Teamzusammensetzung oder am Zeitplan vorgenommen werden? Kann aber evtl. auch schon etwas beschlossen werden?
6.6.2 Protokollfunktion
Ergebnisprotokoll statt Verlaufsprotokoll
Mit dem Festhalten von Zwischenergebnissen und ersten Beschlüssen ist implizit auch die Frage verbunden, was schon protokollwürdig ist. Kann das Protokoll schon teilweise im Plenum oder im Background vorbereitet werden? Bei der Wahl zwischen Verlaufs- und Ergebnisprotokoll sollte sich eindeutig für das Ergebnisprotokoll entschieden werden, weil es weniger Aufwand erzeugt und alles Wesentliche, d. h. die Maßnahmen, Zuständige und Termine enthält.
Wichtig ist auch die Bestimmung des Protokollführers, da mit Protokollen häufig "Politik" gemacht wird. Wer kann sich nach mehreren Tagen, wenn das Protokoll verteilt wird, noch an die genaue Formulierung eines Beschlusses erinnern, außer dem Protokollführer, wenn er die Formulierung richtig notiert hatte. Daher wird der Protokollführer häufig vom Chef bestimmt, dem er für etwaige Korrekturen das Protokoll vorzulegen hat, bevor es veröffentlicht wird. Diese Protokollform könnte als traditionell bezeichnet werden: Eine Person, z. B. die Assistenz oder der Controller, schreibt im Auftrag des Chefs die Beschlüsse mit, die im Nachhinein verteilt werden.
Sofortprotokolle sind sofort arbeitsfähig und manipulationssicher
Alternativ bietet sich das öffentliche Sofortprotokoll an. Es wird immer dann, wenn das Plenum einen (Maßnahmen-) Beschluss gefasst hat. Es wird öffentlich geführt, entweder als gesprächsbegleitend fortgeführte Liste auf einem Flipchart, von dem ein Fotoprotokoll erzeugt wird, oder mittels Notebook, MS-Office-Programmen und Visualisierung der Beschlüsse, möglichst simultan, über einen Beamer. Diese Form der öffentlichen Protokolle mag auf den ersten Blick nicht so wohlformuliert und optisch perfekt wirken. Doch ist ein derartiges Protokoll sofort arbeitsfähig, durch Ausdruck oder E-Mail-Versand. Weiterhin ist es kostengünstig und manipulationssicherer, da jeder Teilnehmer die Formulierung mitverfolgen und evtl. Korrekturwünsche im Plenum äußern und diskutieren kann.
Originalunterlagen von Pinnwänden (z. B. gesammelte und ausgestellte Moderationskarten) und Flipcharts lassen sich am besten mit einem Foto mittels einer Digitalkamera oder eines Smartphones als Fotoprotokoll dokumentieren. Diese Fotos werden in die entsprechenden Microsoft-Office-Dokumente eingebunden oder angefügt.
6.6.3 Symbolhafter "Quo-Vadis-Ausflug"
Strategische Themen symbolhaft erlebbar machen
Nach dem "Big Talk" im Plenum kann ein symbolischer "Quo-Vadis-Ausflug" zu einer gastronomischen Einrichtung, evtl. mit Unterstützung von Taxen oder eines Busses bei der Hin- und Rückfahrt, eingefügt werden. Die Bezeichnung "Quo-Vadis" ist der lateinischen Sprache entnommen. Die deutsche Übersetzung lautet: "Wohin gehst Du (Unternehmen/Geschäfts- oder Produktbereich)?" Bei den Quo-Vadis-Überlegungen geht es um neue Produkte/Dienstleistungen und Märkte, denen man sich als Unternehmen widmen möchte. Wohin will oder muss sich der Geschäfts-/Produktbereich bzw. das Gesamtunternehmen entwickeln?
Bewegung kann Bewegung in Diskussionen bringen
Durch physische Bewegung, z. B. bei einem Spaziergang, kann teilweise auch wieder Bewegung in Verhandlungen gebracht werden, insbesondere wenn sich die Diskussionen "festgefahren" haben. Beim Gehen bewegt man sich und diskutiert nebeneinander, auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet, und nicht gegenüber, was schnell zu einer Konfrontationshaltung führen könnte. Auch scheint sich der Geist bei Spaziergängen für neue Gedanken und Kompromisslösungen zu öffnen. Weiterhin kann man die Situation in zahlreichen Einzelgesprächen sondieren. Mal schließt man zu einem vorauseilenden Gesprächspartner, mit dem man Gedanken austauschen möchte, durch schnelleres Gehen auf; dann lässt man sich wieder zu einem anderen Gesprächspartner zurückfallen. Vielfältige wechselseitige Gespräche sind so möglich.
Am späteren Nachmittag des 2. Klausurtags ist dieser "Quo-Vadis-Ausflug" richtig "eingetaktet", um rechtzeitig vor Ende der Klausur am 3.n Tag noch einmal Bewegung in festgefahrene oder kontroverse Themen zu bringen.