Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 1 Was ist Outsourcing?

Outsourcing ist die Übertragung von Funktionen eines Unternehmens, die sich vornehmlich in der Verwaltung befinden, auf einen Dritten. Dieser erledigt sie für den Auftraggeber und erhält dafür eine Bezahlung. Der notwendige Informationsaustausch erfolgt über definierte Schnittstellen zwischen dem Unternehmen und dem Partner. Die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe geht an den Dienstleister über.

Verantwortung und Haftung

Wenn auch die Verantwortung für die korrekte Erledigung der übertragenen Aufgaben vertraglich auf den Partner abgewälzt werden kann, trifft dessen Fehler zunächst das Unternehmen selbst. Stellt bspw. die Logistik Sendungen nicht oder falsch zu, haftet der Dienstleister zwar für die Zusatzkosten, die Verärgerung der Kunden fällt jedoch auf das Unternehmen zurück. Besonders sichtbar wird dies, wenn Datenschutzbelange (z. B. beim Outsourcing der IT) betroffen sind. Das Bundesdatenschutzgesetz hält auch weiterhin den Manager des Unternehmens in der Verantwortung, wenn Verstöße auftauchen. Dieser muss dann beweisen, dass er sowohl die Auswahl als auch die Überwachung des Outsourcing-Partners korrekt durchgeführt hat. Ein Restrisiko bleibt also auch beim Outsourcing. Das ist Grund genug, um sich intensiv mit diesem Thema zu beschäftigen.

1.1 Vorgehensweise

Die digitale Informations- und Kommunikationstechnologie ermöglicht es, fast jede unternehmerische Aufgabe auch von Orten außerhalb der eigentlichen Betriebsräume durchzuführen. Das machen sich selbstverständlich auch die Anbieter von Outsourcing-Leistungen zunutze. Sie bieten eine große Vielfalt von Vorgehensweisen an. Das eine Extrem ist die Erledigung der Aufgabe im Hause des Auftraggebers, also des Unternehmens, mit dessen Systemen, Maschinen und Einrichtungen, aber mit den Mitarbeitern des Dienstleisters. Auf der anderen Seite der Skala steht der vollständige Übergang in die Räume des Partners mit der Nutzung fremder Systeme und Einrichtungen.

• Die moderne Kommunikation macht es möglich, die für eine Aufgabe notwendigen Informationen zeitgleich auf der ganzen Welt verfügbar zu machen. Daher kann der Dienstleister jede Aufgabe aus den Abläufen des Unternehmens herauslösen und in seine Räume übertragen. Beispiele dafür sind z. B. Call-Center, die im Auftrag rund um die Uhr von verschiedenen Ort auf der Welt betrieben werden. Es gibt jedoch auch Lösungen, in denen die Aufgabe vor Ort im Unternehmen erledigt wird. Eingesetzt werden dazu Mitarbeiter und/oder Einrichtungen des Dienstleisters.
• Wenn Outsourcing vor Ort im Unternehmen betrieben wird, lässt sich in der Regel noch unterscheiden, ob die notwendigen Einrichtungsgegenstände und Maschinen im Eigentum des Auftraggebers verbleiben. Die Mitarbeiter des Dienstleisters arbeiten dann z. B. mit den IT-Systemen des Auftraggebers.

Während im IT-Bereich bestimmte Aufgaben häufig im Unternehmen erfüllt werden (z. B. Anwenderbetreuung, Systemwartung oder Sicherheit), ist in anderen Fällen die komplette Auslagerung üblich. Denn nur so kann der Dienstleister seine Vorteile erreichen, indem er eine bessere Auslastung durch die Nutzung der Anlagen von mehreren Kunden erzielt.

Sicherheit nur vorgetäuscht

Bei Unternehmen, die mit dem Outsourcing beginnen, besteht meist eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der Abhängigkeit vom Partner. Sie versuchen, diese Abhängigkeit zu senken, indem die notwendigen Systeme im Eigentum des Unternehmens verbleiben. Das ist oft beim IT-Outsourcing der Fall. Diese Verringerung der Unsicherheit ist aber nur vorgetäuscht, da im Falle eines Scheiterns der Zusammenarbeit die Maschinen und Programme das geringste Problem darstellen. Dort können vertragliche Regelungen besser helfen. Man verschenkt demgegenüber einen wichtigen Vorteil: Es kommen u. U. veraltete und damit nicht optimale Systeme zum Einsatz und die Beschaffung setzt weiterhin eine eigene Finanzierung voraus.

1.2 Partner

Der größte Nachteil jedes Outsourcing liegt im Verlust von Know-how für die ausgelagerte Aufgabe und in der dadurch entstehenden Abhängigkeit vom Dienstleister. Für viele Bereiche bedeutet das Outsourcing einen tiefen Einschnitt in die Strukturen des Unternehmens. Die Wahl des Partners ist daher von größter Bedeutung für den Erfolg des Vorhabens.

Für den IT-Bereich stehen viele Partner bereit, die sich aus Softwarehäusern, Anwendungsentwicklern oder Beratungsunternehmen entwickelt haben. Auch Spezialisten, bspw. für die IT-Sicherheit, stehen bereit. Im Finanzbereich hat das Outsourcing der Personalabrechnung oder der Buchhaltung schon fast Tradition. Als Partner treten dort Steuerberater und Buchführungshelfer auf.

Der Bogen möglicher auszulagernder Aufgaben ist jedoch wesentlich weiter gespannt. Spezielle Partner bieten die Entwicklung neuer Produkte, das Durchführen von Marketingaktionen oder die Ausbildung von Mitarbeitern an. Auch der Vertrieb kann ausgelagert werden. Speditionen übernehmen neben dem eigentlichen Transport auch weitere Aufgaben im Bereich Logistik von der Lagerung bis zur Abwicklung der kompletten Lieferu...