Personalkosten / 4 Wie erfasst und verrechnet man Personalkosten?

Die vollständige und detaillierte Erfassung und Buchung der Personalkosten analog der o. g. differenzierten Auflistung ist Aufgabe der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Zwar muss die für die Lohnabrechnung notwendige Gliederung nach Lohnarten auf die Gliederung des Kostenartenplans abgestimmt sein, damit die unterschiedlichen Arten von Löhnen und Gehältern von der Buchhaltung direkt in die Kostenrechnung übernommen werden können. Doch ist ein solcher Detaillierungsgrad für die Zwecke der Kosten- und Leistungsrechnung regelmäßig nicht notwendig. Meist genügt die Untergliederung, wie sie in Abb. 1 zu finden ist. Hierzu lassen sich z. B. Kostenartenknoten bilden, die als Sammler für mehrere Kostenarten dienen. Beispielsweise können die Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung zusammengefasst und als eine Summe, ggf. noch getrennt nach Lohnneben- und Gehaltsnebenkosten, ausgewiesen werden. Mit dieser Struktur verfügt der Kostenrechner über alle notwendigen Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten.

Verrechnung auf Kostenträger

Bei der Übernahme der Daten aus der Lohnbuchhaltung muss vor allen Dingen darauf geachtet werden, dass die Fertigungslöhne , aös Einzelkosten sofort auf die verursachenden Kostenträger verrechnet werden. In der Kostenstellenrechnung erscheinen sie daher meist nur nachrichtlich, um den auf den betreffenden Kostenstellen entstehenden Werteverzehr vollständig abbilden zu können. Außerdem dienen die Fertigungslöhne in Betrieben, die mit Zuschlagskalkulation arbeiten, auch der Ermittlung der Zuschlagssätze für die Fertigungsgemeinkosten.

Die Gemeinkostenlöhne (z. B. Hilfslöhne) und die Gehälter sind immer von der Kostenarten- in die Kostenstellenrechnung zu übernehmen und den betroffenen Kostenstellen zu belasten.

Verrechnung auf Kostenstellen

Um eine möglichst einfache Zuordnung der Personalkostenarten auf die Kostenstellen umsetzen zu können, sollte die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits nach Kostenstellen gegeliedert sein bzw. sie sollte sich mithilfe der EDV anpassen lassen. Auf diese Weise können die meisten Löhne und Gehälter ohne Schwierigkeiten von der Kostenarten- in die Kostenstellenrechnung übernommen werden. Übrig bleiben meist nur wenige Sonderfälle, die zusätzliche manuelle Nacharbeiten erfordern. Hierbei kann es sich beispielsweise um Arbeitnehmer handeln, die Leistungen für zwei oder mehr Kostenstellen erbringen, etwa wenn ein Meister Arbeiten für zwei Fertigungsbereiche erbringt oder wenn Springer auf mehreren Kostenstellen eingesetzt werden. Hier muss entweder auf Stundenaufschreibungen/-erfassungen oder Schätzungen der betroffenen Mitarbeiter zurückgegriffen werden, um eine verursachungsgerechte Zuordnung treffen zu können.

Keinen Einfluss auf die verursachungsgerechte Zuordnung hat die Form des gezahlten Lohns. Egal, ob Zeit- oder Prämienlohn handelt: Für die Kostenrechnung ist dies unerheblich.

Behandlung von Zuschlägen

Problematischer ist die Behandlung von Zuschlägen für Überstunden, Nacht- oder Feiertagsarbeit. Wird in einem Betrieb beispielsweise von Montag bis Samstag rund um die Uhr gearbeitet, fallen für einen Teil der Produktionszeit Zuschläge an. Es macht aber wenig Sinn, die Erzeugnisse, die in einer zuschlagspflichtigen Zeit hergestellt worden sind, mit höheren Kosten zu belasten als die gleichen Produkte, die in einer zuschlagsfreien Zeit hergestellt worden sind.

Um diese Ungenauigkeiten und Verzerrungen zu vermeiden, kommen grundsätzlich zwei Wege in Betracht:

• Einerseits könnten alle Lohnzuschläge wie Gemeinkosten behandelt werden. Dann steigen die Zuschlagssätze für die Gemeinkosten, und es werden alle Produkte im gleichen Umfang mit den Zuschlägen belastet, unabhängig davon, in welcher Schicht sie gefertigt worden sind.
• Andererseits können die Zuschläge direkt als Fertigungslohn erfasst und in der Kostenstellenrechnung separat ausgewiesen werden, dann aber, ohne sie in die Verrechnungsbasis für die Fertigungsgemeinkosten einzubeziehen. In der Kostenträgerrechnung sind die zu verrechnenden Fertigungslöhne um einen entsprechenden Prozentsatz zu erhöhen.

Praxis-Beispiel

Zuschläge

Ein Betrieb fertigt an fünf Tagen pro Woche in drei Schichten. In jeder Schicht entstehen 23.500 EUR reguläre Lohnkosten (100 %). Es werden für die Spät- und die Nachtschicht im Schnitt 8 % an Zuschlägen bezahlt. Der Verrechnungssatz für die Fertigungsgemeinkosten beträgt 132 %. Der Betrieb erfasst die Zuschläge unmittelbar als Fertigungslohn; sie sind damit nicht Bestandteil der Gemeinkosten. In der Kostenrechnung sind die Lohnkosten mit 108 % oder 25.380 EUR anzusetzen. Die Fertigungsgemeinkostenzuschläge von 132 % werden aber auf Basis von 23.500 EUR oder 100 % berechnet.

Eventuelle Zuschläge auf Hilfslöhne oder Gehälter werden immer als Gemeinkosten verrechnet. Löhne für Nacharbeiten, die anfallen, wenn Mängel beseitigt werden müssen, lassen sich zwar unmittelbar einem Produkt zuordnen, können aber regelmäßig nicht dem Kunden weiter belastet werden. Sie sind grundsätzlich den ...