Personalplanung: Aufgaben und Prozesse / 4 Personaleinsatzplanung

Flexibel auf Veränderungen im Personalbestand reagieren

Ein Personaleinsatzplan (PEP) ist ein strategisch-langfristiger Plan, der die Verteilung von Personalressourcen auf Abteilungen, Projekte oder Aufgaben im Unternehmen im Voraus plant. Er ist dabei auf die optimale Zuordnung von Personal in Bezug auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Bedarf ausgerichtet.

Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die Mitarbeiter im Unternehmen entsprechend ihren Qualifikationen so einzusetzen, dass sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben möglichst weder über- noch unterfordert sind. Grundsätzlich werden den Mitarbeiter im Rahmen der Einsatzplanung Stellen auf der Grundlage von Stellenbesetzungsplänen, Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen zugewiesen. Umplanungen können aber kurzfristig erforderlich werden, da sich die Zahl der einsetzbaren Mitarbeiter verändern kann, z. B. durch Schwankungen in der Kapazitätsauslastung, Krankheit, Urlaub oder Kündigungen durch Mitarbeiter. Es geht also darum, flexibel auf Veränderungen im Personalbestand reagieren zu können. Instrumente der Personaleinsatzplanung sind z. B. Umbesetzungen, die Einrichtung einer Rufbereitschaft und das Vorhalten von Mitarbeitern in einem Personalpool.

Abwesenheitszeiten einplanen

Um Abwesenheitszeiten personell abfedern zu können, ist es sinnvoll, einen Personaleinsatzplan zu erstellen. Dieser enthält die Mindestbesetzung von Stellen, also die Anzahl der Stellen, die unbedingt zu besetzen sind, um die Aufgabenerledigung sicherzustellen, die Netto-Sollbesetzung, also die Anzahl von Mitarbeitern, die zur Aufgabenerledigung anwesend sein müssen, und die Brutto-Sollbesetzung, die sich aus der Addition von Netto-Sollbesetzung und Abwesenheit ergibt. Dies soll beispielhaft anhand einer Wochenplanung eines Herstellers von Elektrogeräten in der nachfolgenden Tabelle gezeigt werden. Hier geht es um die Planung des Personaleinsatzes in der Qualitätssicherung (QS).

Beispiel eines Personaleinsatzplans^[1]

QS-Bereich	Mindestbesetzung	Netto-Sollbesetzung	Abwesenheit	Brutto-Sollbesetzung
Gasherde Elektroherde Kühlschränke Waschmaschinen Kleingeräte	2 1 1 1 1	8 3 4 3 3	2 1 1 1 -	10 4 5 4 3
Summe	6	21	5	26

Im Gegensatz zu einem Personaleinsatzplan ist ein Dienstplan hingegen ein operativ-kurzfristiger Plan, der spezifische Arbeitstage und -zeiten für einzelne Mitarbeiter festlegt. Er ist oft auf eine Woche oder einen Monat begrenzt und berücksichtigt Faktoren wie Schichtarbeit, Urlaub, Feiertage und andere Abwesenheiten.

Personaleinarbeitung planen

Neben der Planung dieser kurzfristigen Maßnahmen bezieht sich die Personaleinsatzplanung auch auf die Einarbeitung und das Onboarding der Mitarbeiter. Denn nur eingewiesene und gut eingearbeitete Mitarbeiter werden zügig ihr Leistungsoptimum erreichen. Zur Einarbeitung und zur sozialen Integration der Mitarbeiter in ihre Arbeitsumfelder werden Einarbeitungspläne zusammen mit der Führungskraft erstellt und mit allen Beteiligten und dem Team abgestimmt. Darin ist insbesondere festgelegt,

• wer die Einarbeitung welcher Aufgaben vornimmt,
• wann sie durchzuführen ist,
• wo sie stattfindet,
• welche Veranstaltungen/Qualifizierungen zu besuchen sind und
• wie der Erfolg der Einarbeitung zu kontrollieren ist, z. B. mithilfe eines Beurteilungsgesprächs.^[2]

Sinnvoll ist es auch, einen Paten oder Buddy für die neuen Mitarbeiter zu bestimmen, der vor allem in der Anfangszeit als wichtiger Starthelfer beim Ankommen und der sozialen Integration im Unternehmen unterstützt.

Arbeitszeiten regeln

Auch ist es Aufgabe der Personaleinsatzplanung, die Arbeitszeiten zu regeln und kunden- und bedarfsgerecht zu gestalten. Dies betrifft insbesondere die Planung des Beginns und des Endes der Arbeitszeit, die Schichtenplanung und die Planung von Ruhepausen.^[3] Bei der Festlegung der Arbeitszeiten ist das Unternehmen an gesetzliche und vertragliche Bestimmungen gebunden. So dürfen z. B. bestimmte Mitarbeitergruppen nicht für Nachtschichten eingeteilt werden. Darüber hinaus sind bei der Personaleinsatzplanung Formen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit zu berücksichtigen, z. B. Teilzeitarbeit, Job Sharing, Gleitzeit, variable Arbeitszeit sowie Modelle für Jahresarbeits- und Lebensarbeitszeit.

[1] Albert, G.: Betriebliche Personalwirtschaft, 15., aktualisierte Auflage, Herne 2020, S. 76 (leicht modifiziert)

[2] Vgl. Olfert, K.: Personalwirtschaft, 16., aktualisierte Auflage, Herne 2015, S. 208.

[3] Vgl. hierzu und im Folgenden Wöhe, G./Döring, U.: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 25., überarbeitete und aktualisierte Auflage, München 2013, S. 135 f.