Planung im Team: Die Weisheit der vielen nutzen / 3 Verbesserungen im Meeting-Ablauf

Der Ausgangspunkt einer Gruppendiskussion zur Planung sollten natürlich vorhandene Daten und Analysen sein, die allen zugestellt werden und die von allen akzeptiert werden. Dies ist im Grunde selbstverständlich, dennoch nicht zu vernachlässigen. Damit wird von Beginn an schon eine gemeinsame Informationsgrundlage geschaffen.^[1]

Der oder die Vorsitzende einer Sitzung sollte sich zunächst mit eigenen Einschätzungen zurückhalten. Besser ist es, die Ansichten anderer Teilnehmer einzuholen und dabei insbesondere auf die Wichtigkeit von Dissens und kritischem Denken hinzuweisen und dies aktiv einzufordern.

Verfolgt jeder Teilnehmer nur eigene Ziele und werden ihm oder ihr nur individuelle Ziele vorgegeben, wundert es nicht, wenn Sitzungen wenig produktiv sind und Partikularinteressen verfochten werden. Es hilft für das Ergebnis sehr, wenn stattdessen oder ergänzend auch Gruppenziele vorgegeben werden. So können Zielsysteme bspw. neben individuellen auch Bereichs- und Unternehmensziele enthalten.^[2]

Um die Meinungs- und Informationsvielfalt zu erhöhen, kann es helfen, dass Teilnehmer unterschiedliche Rollen einnehmen. Solche Rollen ergeben sich teils naturgemäß aus dem Expertenwissen mancher Teilnehmer, wie einem Vertreter der Marktforschung. Man kann jedoch auch bewusst eine Rolle zuweisen, z. B. eine Person, die den aktuellen Stand der Planungsdiskussion immer wieder auch kritisch hinterfragen soll. Letzteres hat sich jedoch in der Praxis als oft weniger hilfreich erwiesen. Erfolgversprechender ist es, kleinere Teams zu bilden, bei denen ein Team die positiven Seiten eines Plans darlegen soll und ein anderes die negativen Seiten. Solche unterschiedlichen Rollen helfen dabei, das Verständnis für andere Sichtweisen zu fördern und mehr Möglichkeiten zu erkennen.

Damit sich eine Gruppe nicht aus Bequemlichkeit zu rasch und dann falsch auf einen Plan einigt, empfiehlt sich die Aufteilung in 2 Schritte: Zunächst sollten möglichst viele Planalternativen erkundet und erarbeitet werden. Erst dann sollte eine Bewertung und Auswahl erfolgen. Die Kriterien und Regeln für die Auswahl müssen dabei schon vorab definiert sein und nicht hinterher an das gewünschte Ergebnis angepasst werden (sonst wird die ganze Gruppendiskussion zur Farce und untergräbt die Motivation).

Am Ende einer Sitzung sollte ein gemeinsames Urteil, eine gemeinsame Entscheidung stehen. Folgt man den obigen Empfehlungen, so ist die Festlegung auf einen bestimmten Plan keine Entscheidung, die ein Sitzungsleiter alleine trifft. Auch wenn das, je nach Zielsetzung einer Sitzung, mitunter auch der Fall sein kann. Sind alle Teilnehmer an der Entscheidung zu beteiligen, wovon hier ausgegangen wird, stellt sich die Frage, wie die Einzelmeinungen in eine Gesamtmeinung eingehen sollten. Je nach Fragestellung kann man entweder die Mehrheit entscheiden lassen oder einen Mittelwert bilden. Eine Mehrheitsentscheidung ist angeraten bei Fragen, die die Zustimmung zu einer Vorgehensweise erfordern. Eine simple Mittelwertbildung wäre bspw. bei der Frage nach der zu erwartenden Umsatzsteigerung im Folgejahr anwendbar. Dabei muss darauf geachtet werden, dass jeder Teilnehmer seine Einschätzung anonym abgibt, um soziale Einflüsse zu vermeiden. Letztlich führt man damit Umfragen durch, die in Kap. 5 näher diskutiert werden.

Eine komplexere Form der Umfrage ist die Delphi-Methode. Dabei geben auch die Teilnehmer im ersten Schritt ihre Einschätzung anonym ab. Danach wird aus den Einschätzungen ein Intervall ermittelt, in dem bspw. 75 % der Werte liegen, also die 25 %- und 75 %-Quantile. Alle Teilnehmer erhalten dann diese Information mit der Aufforderung, wieder eine Einschätzung abzugeben, die aber innerhalb dieses Intervalls liegen soll. Diese Schritte können so lange wiederholt werden, bis alle sich auf einen Wert geeinigt haben. Wichtig dabei ist die Anonymität der Voten, wobei die Teilnehmer wiederholt Rückkopplung über die Bandbreite der Voten anderer Teilnehmer erhalten.

Beide Verfahren der Aggregationen funktionieren dabei nur wenn

1. alle Teilnehmer über zumindest ansatzweise relevante Informationen verfügen und
2. diese auch unterschiedlich sind (Diversität).

Ansonsten könnte es passieren, dass sich alle rasch auf eine Einschätzung einigen, die aber tendenziell extrem und vermutlich auch falsch ist.

[1] Vgl. hierzu und nachfolgend Sunstein/Hastie, 2015, Kap. 6/7.

[2] Vgl. Schentler et al., 2010, S. 9.