Planung und Umsetzung eines standardisierten Management ... / 1.1 Analyse der Empfängerbedürfnisse

Als Ausgangsbasis zur Überarbeitung unserer Reporting-Strategie haben wir die Bedürfnisse von Geschäftsführern, Kostenstellenverantwortlichen und Business Controllern^[1] mittels Fragebogens erhoben. In den nachfolgenden Brainstorming-Sitzungen wurde die Idee eines stufenweisen Reportings geboren. Die einzelnen Stufen beziehen sich dabei auf den Detaillierungsgrad und sind auf eine bestimmte Empfängergruppe ausgerichtet. Jene Reports, die in keinen der retournierten Fragebögen aufschienen, nahmen wir ersatzlos von der Liste. Alle anderen wurden schrittweise in Hinblick auf Struktur, Inhalt und Layout überarbeitet und verfeinert.

Hinweis

Organisatorische und prozessuale Voraussetzungen

Im Artikel "Organisatorische und prozessuale Voraussetzungen für ein BI-Projekt schaffen (Anwenderbericht)" wurden das organisatorische und prozessuale Fundament als die tragenden Säulen des BI-Projekts bei der Styria Media Group AG erläutert. Aufbauend auf diesen Grundlagen werden in diesem Beitrag Planung und Umsetzung des Management Dashboards beschrieben.

Wir wollten künftig jedem Empfänger nur jene Details zukommen lassen, die er für seine Arbeit auch benötigt. Dies war nicht als Einschränkung, sondern als Vereinfachung im Vergleich zur aktuellen Situation gedacht. Bis dato wurden zu viele Reports erstellt und an zu viele Empfänger verteilt. Damit wurden Ressourcen auf Ersteller- und Empfängerseite vergeudet. Wir mussten das derzeitige Push-Prinzip ("Der Controller erstellt Berichte auf Vorrat und gibt diese an die Empfänger.") durch das Pull-Prinzip ("Der Berichtsempfänger holt sich bei Bedarf jene Informationen selbständig ab, die er für seine aktuelle Tätigkeit benötigt.") ablösen.

Bei der Abstimmung mit unseren Empfängergruppen orientierten wir uns an den beiden Extremausprägungen Exploration und Explanation.

• Bei der Exploration steht die Suche nach Zusammenhängen, Mustern und teilweise die Erforschung neuer Fragestellungen im Vordergrund.
• Im Gegensatz dazu ist die Explanation als Vermittlung von Erkenntnissen aus bekannten Strukturen zu sehen.^[2]

Davon abhängig ergeben sich für die Empfänger unterschiedliche Berichtsmedien (s. Tab. 1).

Explanation vs. Exploration	Medium	Ausprägung	Empfängergruppe (bzw. Benutzer)
Explanation	Dashboard	Konzern-Dashboard	Vorstand
Explanation		Dashboard für Tochterunternehmen	Geschäftsführer
Explanation			Bereichsleiter
Explanation		Kostenstellen-Dashboard	Kostenstellenverantwortlicher
Explanation + teilw. Exploration	Workbook	Workbooks mit Analysis for Office	Kostenstellenverantwortlicher bzw. Business Controller
Exploration	analytische Tabelle	Analysis for Office, SAP BW, ERP etc.	Data Controller

Tab. 1: Reporting-Empfängergruppen in der Styria

• Medium Dashboard: Über eine Web-Applikation holt sich der Berichtsempfänger (Benutzer) selbständig und ohne weitere Aufbereitung durch den Business Controller seine jeweils notwendigen Informationen ab. Um den Berichtsempfänger nicht mit zu vielen Details und Optionen zu überlasten, wurden die Struktur und das Layout im Vorfeld genau festgelegt. Diese können durch den Anwender nicht weiter verändert werden. Durch eine relativ geringe Anzahl von vorgegebenen Interaktionsmöglichkeiten (z. B. Auswahl der Berichtsperiode) kann der Benutzer innerhalb eines abgesteckten Rahmens in den Daten navigieren. Die Dashboard-Lösungen haben wir in erster Linie für das Management (Vorstand, Geschäftsführer, Bereichsleiter und Kostenstellenverantwortlicher) vorgesehen. Dabei sind wir beim Aufbau nach dem Prinzip "vom Überblick ins Detail" vorgegangen.^[3] Das Berichtsmedium "Dashboard" ist innerhalb der Styria-Gruppe der Explanation zuzuordnen. Ein Beispiel eines unternehmensspezifischen Dashboards wird in Abschnitt 4 im Detail erklärt.

• Medium Workbook: Vorgefertigte Analysis for Office-Workbooks werden bei der Beantwortung von Fragestellungen herangezogen, die noch nicht ganz gefestigt sind und sich gelegentlich wieder ändern können. Ein Excel-Workbook kann im Vergleich zu einem Dashboard leichter angepasst werden. Der Business Controller aktualisiert das Workbook bspw. im Periodenabschluss und befüllt es dadurch mit neuen Daten. Die Verwendung eines Workbooks ist in vielen Fällen auch eine Vorstufe (Probebetrieb) zum Dashboard. Gibt es in einem Workbook über längere Zeit keinen Anpassungsbedarf in Hinblick auf Struktur und Inhalt, wird der Bericht zur Umsetzung als Dashboard vorgesehen.

• Medium analytische Tabelle: Völlig neue Fragestellungen werden in einem ersten Schritt meist an das Data Controlling, jene Abteilung, die in der Styria Media Group AG für technische Agenden im Controlling verantwortlich ist, herangetragen. In vielen Fällen ist es dabei notwendig, direkt auf Datensatzebene in verschiedenen Systemen zu analysieren. Die Aufbereitung erfolgt oft in einer einfachen Tabelle. Diese Vorgangsweise ist klar der Ad-hoc-Analyse und damit auch der Exploration zuzuordnen.

Mit der Überarbeitung des Reportingkonzepts haben wir einen weiteren Schritt für die Entwicklung des Bus...