Planung und Umsetzung eines standardisierten Management ... / 4 Fazit und Ausblick

4.1 Erfolge und Ergebnisse

Rückblickend dürfen wir mit Stolz festhalten, dass wir mit dem Endergebnis des Projekts sehr zufrieden sind. Sämtliche Standardreports konnten wir durch das Dashboard abdecken bzw. ersetzen. Es gibt kein "Number Crunching" mehr. Die gesamte Zeitersparnis für das Controllingteam dieser Tochtergesellschaft durch die Einführung des Dashboards inklusive der Vorarbeiten^[1] schätzen wir auf rund 3 Personentage pro Monatsabschluss.

Zusätzlich zur Zeitersparnis haben die gesteigerte Qualität und die Bündelung sämtlicher relevanter Finanz- und Nicht-Finanz-Informationen an einem Ort zum Erfolg beigetragen. Durch das ansprechende Design sowie den übersichtlichen und interaktiven Aufbau findet die Applikation besonderen Anklang beim Management, den Bereichs- und Kostenstellenverantwortlichen und vor allem auch im Business Controlling.

Die Vorgangsweise bei der Implementierung hat sich bewährt. Mit leichten Anpassungen haben wir diese deshalb auch in den Folgeprojekten angewendet. Besonders wichtig war dabei, alle verantwortlichen Entscheidungsträger frühzeitig einzubinden. Wie bei allen Projekten hat sich auch hier gezeigt, dass erst das Management überzeugt sein muss, um eine Lösung nachhaltig umsetzen zu können.

Ebenfalls gut war die Erstellung des Navigationsbaums und das bewusste Festschreiben der Kernaussagen je Seite. Damit konnten wir einen roten Faden durch das Dashboard ziehen. Dieser diente während der Implementierung für uns und auch noch jetzt für den Endanwender als Orientierungshilfe bei der Verwendung.

[1] S. "Organisatorische und prozessuale Voraussetzungen für ein BI-Projekt schaffen (Anwenderbericht)".

4.2 Aufwand und Erfahrungen

Der Aufwand für die Implementierung ist relativ hoch. Anfangs haben wir das auch unterschätzt. Eine transparente Planung und Kommunikation an die Auftraggeber sind deshalb umso wichtiger. Für die Konzepterstellung konnten wir keine sinnvollen Schätzwerte ableiten. Je Fachbereich und deren Anforderungen brauchte es unterschiedlich lange und unterschiedlich häufige Brainstorming-Phasen. Für die technische Implementierung des Datenmodells, die Erstellung der BEx-Queries sowie der Umsetzung des Dashboards in Lumira Designer haben wir etwa 4 Personentage für eine etwas umfangreichere Dashboard-Seite benötigt.

Sofern eine Schnittstelle zu einer externen Datenquelle notwendig ist (z. B. im Dashboard sollen Daten eines SQL-Servers gezeigt werden), kann sich dieser Aufwand von 4 Tagen pro Seite jedoch deutlich erhöhen. Erst im Laufe der Zeit wurde uns richtig klar, dass wir die Kosten-/Nutzen-Frage bei neuen Schnittstellen besonders genau bearbeiten mussten. Als pragmatischer Ansatz eignete sich meistens eine einfache BEx-Input-Query. Damit erfassen wir punktuell Kennzahlen über Analysis for Office und lesen diese zur Laufzeit aus. Ein Beispiel hierfür sind halbjährliche Reichweitendaten von Marktforschungsinstituten, die wir als Vergleichswerte darstellen.

Insgesamt hat das Dashboard rund 20 Seiten. Inklusive Konzepterstellung, Abstimmungen, Implementierung, Test und Dokumentation ist für das Projekt ein Aufwand von ca. 110 Personentagen angefallen.

Wir versuchten, möglichst generische Script-Bausteine zu erstellen. Dies war jedoch vor allem in unseren Projekt-Anfangszeiten, als wir noch mit Design Studio gearbeitet haben, nur eher bedingt umsetzbar. Mittlerweile gibt es einige gute Erweiterungen in Lumira Designer. Von Standardfunktionen und Werkzeugen, wie man das aus anderen Entwicklungsumgebungen kennt, ist man jedoch noch weit entfernt. So sucht man bspw. leider vergeblich eine einfache Verwaltungsmöglichkeit von Code-Modulen für die applikationsübergreifende Verwendung.

In das Dashboard-Layout haben wir relativ viel Zeit investiert. Unser Anspruch war es, dass sich der Benutzer in der Umgebung "wohl" fühlt, das Dashboard übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen ist. Eine IBCS-konforme Darstellung von Tabellen und Charts war deshalb ein Muss-Kriterium. Diesem Ziel konnten wir mit den Extensions von graphomate gerecht werden. Die entsprechende Konfiguration der SAP-Standardobjekte und -funktionen in Design Studio/Lumira Designer wäre zu aufwendig bzw. nicht möglich gewesen wäre. Rückblickend können wir festhalten, dass wir das Layout-Ziel gut erfüllt haben.

Aufwendiger als gedacht gestaltete sich jedoch die Kommentarlösung. Aktuell werden Kommentare über Analysis for Office erfasst und via Script in Lumira Designer ausgelesen. Dies ist in der Implementierung des BW-Datenmodells und des dazugehörigen Scripts sowie in der Wartung aufwendig. Auch die Erfassung der Kommentare ist nicht besonders benutzerfreundlich. In der Zwischenzeit gibt es vorgefertigte Softwarepakete am Markt, mit denen zur Laufzeit Texte in SAP BW zurückgeschrieben werden können und das Auslesen vereinfacht wird. Diese Möglichkeiten werden wir uns in den nächsten Monaten genauer ansehen.

Darüber hinaus werden wir auf jeden Fall die Implementierung als mobiles Dashboard forcieren. Dies hat bis dato leider nicht funktioniert. Unser Ziel ist die...