Privateinlagen / 3 Private Einlagen buchen – Eigenbeleg zur Sicherheit

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoB) erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Einlage – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.^[1]

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht im Gesetz normiert.^[2]

Die Privatentnahmen und Privateinlagen bei Kassen sind ggf. durch sog. Eigenbelege zu dokumentieren.^[3] Nur ein in solcher Weise (retrograde Methode) erstellter Kassenbericht dokumentiert diese Rechenschritte hinreichend, schreibt sie unveränderbar fest und macht sie damit nachprüfbar.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl I 2019 S. 1269, Rz. 37.

[2] BMF, Schreiben v. 17.6.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001, BStBl I 2019 S. 518; FG Hamburg, Beschluss v. 28.2.2020, 2 V 129/19, EFG 2020 S. 891; FG Münster, Beschluss v. 20.4.2023, 9 V 168/23 E.

[3] FG Hamburg, Beschluss v. 28.2.2020, 2 V 129/19, EFG 2020 S. 891.

[4] Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt zu den steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit Bargeschäften v. 11.12.2019, Tz. 5.2; https://lstn.niedersachsen.de/download/150368/Merkblatt_Kassenfuehrung.pdf; OFD Karlsruhe, Verfügung v. 10.11.2022, S 0315-St 42, betr. Informationen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung; OFD Frankfurt, Verfügung v. 16.3.2022, S 0316 A-010-St 3a, betr. Informationen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung und elektronischer Aufzeichnungssysteme; § 146a AO; BMF, Schreiben v. 30.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006, BStBl I 2023 S. 1076: Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO.

3.1 Bareinlagen: Wenn Betriebsausgaben privat gezahlt werden

Für den buchführungspflichtigen Kaufmann ist die Geldeinlage mit dem Teilwert zu buchen. Der Teilwert entspricht grundsätzlich dem Nennwert.

Praxis-Beispiel

Tilgung betrieblicher Schulden über Privatkonto

Die betriebliche Kfz-Steuer (Lkw) i. H. v. 350 EUR wurde am 31.10.01 vom Privatkonto der Ehefrau überwiesen, da der betriebliche Kontokorrentkredit bereits voll ausgeschöpft war.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4510	Kfz-Steuer	350	1890	Privateinlagen	350

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
6570	Kfz-Steuer	350	2180	Privateinlagen	350

Hinweis zur Umsatzsteuer: In dieser Buchung ist keine Umsatzsteuer enthalten.

Werden Sonderbetriebsausgaben, die aus privaten Mitteln bestritten worden sind, im Jahr der Entstehung des Aufwands nicht als Einlage berücksichtigt, kommt eine erfolgswirksame Nachholung in einem Folgejahr nach den Grundsätzen des formellen Bilanzzusammenhangs nicht in Betracht.^[1]

[1] BFH, Urteil v. 17.6.2019, IV R 19/16, BFH/NV 2019 S. 1288.

3.1.1 Bareinlage bei Verzicht auf Darlehensrückführung

Eine Bareinlage beim Darlehensschuldner liegt vor, wenn der Darlehensgläubiger auf die Rückzahlung eines Darlehens, das beim Schuldner für betriebliche Zwecke verwendet wurde, verzichtet. Dieser Fall kommt in der Praxis wohl nur vor, wenn der Darlehensgeber das Geld aus seinem Privatvermögen einem Angehörigen für dessen Betrieb zur Verfügung gestellt hat.

Zur einer Privateinlage kommt es beim Darlehensnehmer als Unternehmer auch dann, wenn er den Darlehensgeber vor Tilgung des für betriebliche Zwecke genutzten Darlehens beerbt.

Praxis-Beispiel

Betriebliche Darlehensschuld erlischt aufgrund des Todes des Erblassers (Darlehensgebers)

Zur Finanzierung betrieblicher Investitionen erhielt der Sohn vom Vater ein verzinsliches Darlehen, dessen Restschuld am 1.1.01 noch 75.000 EUR betrug. Der Vater stirbt am 1.4.01, der Sohn ist der Alleinerbe. Die Zinsverpflichtung für das erste Quartal 01 beträgt 1.500 EUR.

Durch den Erbfall fallen Forderung und Schuld in einer Person (Sohn) zusammen. Der Erbfall ist dem privaten Bereich zuzurechnen.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
0550	Darlehen	75.000	1890	Privateinlagen	76.500
1700	Sonstige Verbindlichkeiten	1.500

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
0940	Darlehen	75.000	2180	Privateinlagen	76.500
3500	Sonstige Verbindlichkeiten	1.500

Hinweis zur Umsatzsteuer: In dieser Buchung ist keine Umsatzsteuer enthalten.

3.1.2 Nachweis der Herkunft bei Einzahlungen vom Privat- auf Geschäftskonto des Unternehmers

Bei diversen Einzahlungen vom Privatkonto auf das Geschäftskonto reicht es nicht, diese als Privateinlagen zu verbuchen. Mangels Vorlage der kompletten Kontoauszüge des Unternehmers und fehlender Feststellbarkeit, ob es sich um Privateinlagen oder weitergeleitete Betriebseinnahmen gehandelt hat, kann das Finanzamt Zuschätzungen bei den Betriebseinnahmen vornehmen.^[1]

Ungeklärte Einlagen in das Betriebsvermögen rechtfertigen unter Umständen auch bei einer formell ordnungsmäßigen Buchführung die Annahme, dass höhere Betriebseinnahmen erzielt und höhere Privatentnahmen getätigt als gebucht ...