Projektkalkulation: So führen Sie eine Projektkalkulatio ... / 3.3 Projektsteuerung

Größere Projekte und Vorhaben, die über einen Zeitraum von mehreren Monaten laufen, benötigen eine ständige Erfolgskontrolle. Es gilt, bei Abweichungen vom Plan schnellstmöglich adäquate Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Die Projektsteuerung umfasst dabei nicht nur die Überwachung von Einnahmen, Ausgaben und Ressourceneinsatz. Ein ebenso zentraler Punkt ist die Überwachung der Termineinhaltung. Hierzu müssen so zeitnah wie möglich die erforderlichen Istdaten erfasst und den Sollwerten zum Zeitpunkt der Betrachtung gegenübergestellt werden. Mit der zeitgleichen Zuordnung von Soll- und Istwerten steht und fällt eine gute Projektsteuerung. Im Anschluss an die Erfassung der Daten erfolgt eine Ursachenanalyse bei möglichen Abweichungen. Um zu einem schnellen Ergebnis mit konkreten Handlungsempfehlungen zu gelangen, hat es sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen, mit der Analyse der 3—5 größten Abweichungen zu beginnen. In der Regel können hiermit bereits rund 80 % aller Abweichungen geklärt werden.

Priorität für Termineinhaltung

Projekte sind in der Regel auf einen fest definierten Endtermin ausgerichtet. Entweder fixieren vertragliche Zusicherungen gegenüber einem Kunden diesen Termin oder er ist durch interne Vorgaben und/oder Folgeaktivitäten bedingt. Verzögerungen, egal aus welchem Grund, haben regelmäßig hohe Aufwände zur Folge, sei es in Form von zu zahlenden Vertragsstrafen bei externen Projekten oder sei es, dass durch Verschiebungen bei internen Vorhaben Folgekosten entstehen, weil z. B. höhere Lagerkosten entstehen, wenn Materialien und Vorprodukte für einen anderen Auftrag zwischengelagert werden müssen oder Personal noch gebunden ist, das eigentlich bereits für ein anderes Projekt eingesetzt werden sollte. Oberste Priorität muss daher grundsätzlich die Einhaltung des geplanten Endtermins haben, hinter dem ja immer ein (externer oder interner) Kundenauftrag steht. Der erste Schritt bei der Einleitung von Steuerungsmaßnahmen kann daher nur die Überlegung sein, ob durch Änderungen in der Projektorganisation Rückstände aufzuholen sind, beispielsweise indem Arbeiten entgegen dem ursprünglichen Ansatz parallel durchgeführt oder vorgezogen werden sollen. Zu überprüfen ist auch, ob Kapazitäten aus anderen, geringer priorisierten Vorhaben kurzfristig umgelenkt werden können. Fehlendes eigenes Personal kann u. U. durch die Beauftragung von Dritten ersetzt werden.

Termin hat Vorrang vor Kosten

Zu überlegen ist ebenfalls, ob bei der Einleitung von Maßnahmen in Kauf genommen werden soll, dass es zu Überschreitungen der Kostenansätze und/oder zur Unterschreitung der Erlösziele kommen kann. Hier liefert die Sensitivitäts- oder Alternativrechnung wichtige Unterstützung und Entscheidungshilfen. Erst wenn feststeht, dass das Projektergebnis insgesamt negativ wird, sollte evaluiert werden, ob eine Reduktion des Leistungsumfangs oder eine Erhöhung der Erlöse in Frage kommt. Letzteres dürfte immer problematisch sein, insbesondere wenn mit einem Kunden bereits ein rechtsverbindlicher Vertrag abgeschlossen worden ist. Auch wenn mit einem Kunden eine Terminverschiebung vereinbart werden kann, hat dies regelmäßig Auswirkungen auf die Folgekosten, sei es, dass andere Projekte zeitlich nach hinten rutschen, sei es, dass eine Vertragsstrafe gezahlt werden muss. Auch diese Aufwendungen müssen mit der Istkalkulation erfasst werden.

Praxis-Tipp

Eine permanente Projekt-Erfolgskontrolle ist für die Erkennung von möglichen Fehlentwicklungen und die Einleitung von Steuerungsmaßnahmen unabdingbar. Auch hier gilt: Um einen maximalen Lerneffekt für künftige Vorhaben zu erreichen, müssen alle Beteiligten ihre Inputs ehrlich abgeben. Das kurzfristige "Verstecken" von sich bereits abzeichnenden Fehlentwicklungen dient keinem der Betroffenen. Der positive Umgang mit solchen Situationen, etwa eine Unternehmenskultur, die es ermöglicht, aus Erfolgen und Fehlern zu lernen, ist eine wesentliche Voraussetzung für den dauerhaften Erfolg eines Unternehmens.