Projektmanagement: 25 Gründe, die jedes Projekt zum Sche ... / 2.1 Projektmanagement

2.1.1 Faktor 1: Unklare oder nicht vorhandene Zielvorgaben und überhöhte Erwartungen

Klare Zielvorgaben

Projekte leben davon, dass zu Beginn klar definiert wird, wo es langgeht. Und das nicht nur inhaltlich – auch die benötigten Ressourcen, die vorgesehenen Termine und eventuelle Meilensteine müssen festgelegt werden. Wie will man den Erfolg eines Projekts überhaupt messen, wenn vorher nicht klar ist, was bis wann mit welchen Mitteln erreicht werden soll? Mit unklaren Zielvorgaben geht oft eine überhöhte Erwartungshaltung einher: Da man sich keine genauen Gedanken über detaillierte Projektziele gemacht hat, ist man sich nicht bewusst, welche Ressourcen und welchen Zeitbedarf das Projekt benötigt. Das Optimalziel hat man dennoch, wenn auch verschwommen, vor Augen. Die Enttäuschung ist somit vorprogrammiert.

2.1.2 Faktor 2: Ständig wechselnde Zielvorgaben ("Moving Targets")

Projektziele als Grundlage für Projektplanung

Genau so schlecht wie unklare oder nicht vorhandene Zielvorgaben sind ständig wechselnde Zielvorgaben. Denn wenn das Projektziel ständig geändert wird, ist es schwer, auf Kurs zu bleiben. Selbst wenn dies gelingen sollte, geht durch die ständige Nachjustierung der Projektplanung jedwede Effizienz verloren.

2.1.3 Faktor 3: Unzureichende Projektvorbereitung

Sorgfältige Projektvorbereitung als Erfolgsfaktor

Kennen Sie das? Eine Projektidee steht im Raum, alle sind begeistert, man legt sofort los nach dem Motto "bei uns werden schließlich Nägel mit Köpfen gemacht!". Einer der sichersten Wege, ein Projekt zum Scheitern zu bringen! Denn auch wenn die Idee noch so gut ist – eine sorgfältige Ausarbeitung der Projektziele, Überprüfung der zugrunde liegenden Annahmen, Schätzung der benötigten Ressourcen etc. sind Grundvoraussetzungen für einen reibungslosen und erfolgreichen Projektablauf.

2.1.4 Faktor 4: Keine Vorselektion von Projektvorschlägen

Nicht jede Projektidee muss umgesetzt werden

Die Ausgangssituation ist vergleichbar mit Faktor 3: Alle Erfolg versprechenden Projektvorschläge werden in die Tat umgesetzt. Das kann nicht funktionieren, denn eine halbwegs funktionierende Projektorganisation hat immer mehr Projektideen als Ressourcen. Daher sollte immer eine Selektion von Projekten anhand feststehender Kriterien erfolgen. Zum Beispiel sollte auch bei der besten Idee noch überprüft werden, ob diese auch mit der Unternehmensstrategie harmoniert.

Im Rahmen eines Projektportfoliomanagements sollte auch auf eine ausgewogene Projektlandschaft Wert gelegt werden, sodass in der Praxis oft auch interessante Projektvorschläge abgelehnt werden.

2.1.5 Faktor 5: Fehlende Standardisierung des Projektmanagements

Regeln für das Projektmanagement

Es kann nicht funktionieren, wenn jedes Projekt nach anderen Regeln gemanagt wird. Denn Konflikte zwischen Projekten oder (je nach Art der Organisation) zwischen Projekt und Linie sind normal. Doch wie will man sich über den Einsatz der knappen Ressourcen einigen, wenn keine einheitlichen "Spielregeln" existieren? In der Regel siegt dann der, der am lautesten schreit, was nicht zum Erfolg der Projekte beiträgt.