Projektmanagement: 25 Gründe, die jedes Projekt zum Sche ... / 2.3 Projektumfeld und Infrastruktur

2.3.1 Faktor 11: Mangelnde Projektorientierung im Unternehmen

Einheitliches Projektverständnis erzeugen

In vielen Unternehmen werden Projekte nicht als solche behandelt, oft ist nicht einmal der Projektbegriff klar definiert. Das kann natürlich nicht funktionieren, denn wenn Projekte wie das operative Tagesgeschäft gehandhabt werden, werden sie scheitern! Nur wenn allen Beteiligten die Besonderheiten von Projekten bewusst sind und diese durch Methoden des Projektmanagements und -controllings unterstützt werden, ist der Projekterfolg nicht mehr dem Zufall überlassen.

2.3.2 Faktor 12: Fehlende Unterstützung durch das Top-Management

Top-Management muss hinter dem Projekt stehen

Ein weitverbreiteter und typischer Erfolgsfaktor, nicht nur für Projekte: Ohne die Unterstützung des Top-Managements geht meist gar nichts! Denn Projekte stehen in der Regel in Konkurrenz zu anderen Projekten und zum Teil auch in Konkurrenz zum Tagesgeschäft. Zudem bringen Projekte oft auch unpopuläre Veränderungen mit sich. Unter diesen Umständen ist wichtig, dass das Projekt die volle Unterstützung des Top-Managements hat, ohne diese ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.

Formalisiert werden kann diese Unterstützung durch die obligatorische Benennung eines hochrangigen Projektsponsors, der dem Projekt im Unternehmen "ein Gesicht gibt", es innerhalb des Top-Managements vertritt und bei Konflikten vermittelt.

2.3.3 Faktor 13: Fehlende oder ständig wechselnde Priorisierung von Projekten

Klare Prioritäten vermeiden Streitigkeiten um Ressourcen

Sobald es mehr als ein Projekt im Unternehmen gibt, muss eine Priorisierung erfolgen, denn Projekte konkurrieren um knappe Ressourcen, vor allem bei Engpässen. In einer multidisziplinären Projektorganisation ist es logisch, dass ein Bereich aufgrund knapper Ressourcen den Engpass bildet. Manchmal ist auch ein einzelner Mitarbeiter der Engpass.

Ohne eine Priorisierung der Projekte kommt es zu einem Hauen und Stechen um die Ressourcen – es gewinnt, wer am lautesten schreit. Oder aber der direkte Vorgesetzte der Engpassressource(n) entscheidet nach Lust und Laune, womit sich seine Mitarbeiter beschäftigen. Dies ist nicht im Sinne der Projekte, da auf diese Weise nicht gewährleistet werden kann, dass Projekte gemäß ihrer (zumindest implizit ja immer vorhandenen) Priorität abgearbeitet werden.

2.3.4 Faktor 14: Kein Lernen aus vergangenen Projekterfolgen und -fehlschlägen

Dokumentation und gemeinsame Auswertung der Lessons Learned

Projekte finden in Unternehmen nicht isoliert statt. In der Regel gab es schon mehr oder weniger ähnliche Vorgängerprojekte, und es wird auch in Zukunft wieder ähnliche Projekte geben. Doch die Beteiligten sind oft nicht dieselben. Projekte können auch in anderen Unternehmensbereichen oder an anderen Standorten stattfinden. Daher ist es wichtig, zum Projektende die viel zitierten "Lessons Learned" zu dokumentieren: Was lief gut im Projekt? Und warum war das so? Was war verbesserungsfähig? Und warum? Wie wurde im Laufe des Projekts gegengesteuert?

Durch Auswertung der Lessons Learned müssen nachfolgende Projekte das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf bereits Bewährtes zurückgreifen. Dies hat schon manches Projekt vor dem Scheitern bewahrt.

2.3.5 Faktor 15: Unzureichende Softwareunterstützung

Vernetzung durch Softwareunterstützung

Bereits im Einzelprojektmanagement ist eine adäquate Softwareunterstützung äußerst hilfreich, um zum Beispiel die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Teilprojekten oder Arbeitspaketen darzustellen. Doch erst recht das Multiprojektmanagement lässt sich ohne Softwareunterstützung nicht mehr sauber abbilden. Eine effektive und effiziente Ressourceneinsatzplanung auf Basis einer Projektpriorisierung kann nur mit Softwareunterstützung gewährleistet werden.

Die üblichen Officeprogramme sind hier keine adäquate Lösung, es muss schon auf das Projekt-Controlling-Modul des eingesetzten ERP-Systems oder eine Spezialsoftware für das Projektmanagement und -controlling zurückgegriffen werden.