Projektmanagement: 25 Gründe, die jedes Projekt zum Sche ... / 2.5 Ressourcen

2.5.1 Faktor 21: Unzureichende Eignung des Projektleiters

Projektleiter entscheidend für den Projekterfolg

Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Projektleiter. Ist dieser nicht geeignet, wird das Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit in Schwierigkeiten geraten.

Dabei sind unterschiedliche Faktoren zu beachten: Zunächst muss der Projektleiter fachlich kompetent sein, er muss in der Lage sein, alle Teilprojekte und Arbeitspakete mit ihren inhaltlichen Abhängigkeiten zu durchdringen. Neben dieser inhaltlichen Kompetenz muss er die notwendige Projektmanagementkompetenz mitbringen, um Aufgaben wie Projektplanung, Koordination der beteiligten Fachabteilungen o. Ä. kompetent bewältigen zu können. Last but not least muss er auch menschlich in der Lage sein, das Projektteam zu leiten. Dazu muss er neben der unabdingbaren Teamfähigkeit auch die nötige Führungsstärke mit sich bringen, um im Bedarfsfall auch unpopuläre Entscheidungen durchsetzen zu können.

Der Auswahl und Schulung der Projektleiter kommt eine hohe Bedeutung zu. In vielen Projektorganisationen existiert daher sogar ein eigener Karrierepfad des Projektleiters.

2.5.2 Faktor 22: Unzureichendes Projektmanagement-Know-how der Projektmitarbeiter

Schulungen der Mitarbeiter fördern den Projekterfolg

Es passiert erstaunlich oft, dass Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, dies aber gar nicht wissen. Auf die Frage, für welches Projekt die Mitarbeiter arbeiten, wird dann mit einem fragenden Schulterzucken geantwortet. Oft wissen sie nicht einmal, wie sich ein Projekt konzeptionell von der Routinearbeit unterscheidet. Auch wenn Projektteammitglieder nicht in alle Feinheiten des Projektmanagements eingeweiht werden müssen, sind Basisschulungen über die Natur von Projekten und den Sinn und Zweck begleitender Tätigkeiten Gold wert. So steigt in der Regel die Qualität der Zeiterfassungsdaten ganz erheblich, wenn die Mitarbeiter verstehen, wozu diese Informationen verwendet werden und warum sie so wichtig sind.

2.5.3 Faktor 23: Fehlende Engpassorientierung – Dauerzwist mit anderen Projekten um kritische Ressourcen

Bei Engpässen gilt: Identifizieren, priorisieren und entlasten

In jeder Projektorganisation gibt es einen Engpass – sei es eine bestimmte unterbesetzte Abteilung oder gar eine einzelne Person mit speziellen Fähigkeiten, der Engpass kann Projekte ganz gehörig in Terminnot bringen. Nämlich dann, wenn die Engpassressource(n) auf lange Zeit ausgelastet sind und der kritische Pfad des Projekts über diese Engpassressource(n) läuft.

Hier gilt es, mehrere Dinge zu beachten: Zunächst einmal muss der Engpass identifiziert werden, was nicht immer ganz so einfach ist. Dann muss eine ganz klare Priorisierung der Projekte am Engpass erfolgen. Mittelfristig muss natürlich angestrebt werden, den Engpass zu entlasten, zum Beispiel durch Einstellung neuer Mitarbeiter oder Schulung vorhandener Mitarbeiter.

2.5.4 Faktor 24: Genereller Mangel an geeigneten Ressourcen

Notwendige Ressourcen sind vor Projektstart zu prüfen

Es ist durchaus möglich, dass es dem Unternehmen an "projekttauglichen" Ressourcen mangelt. Denn nicht jeder Mitarbeiter ist für das schnelllebige und dynamische Projektgeschäft geeignet. Es kann auch sein, dass die Projektorganisation mehr Projekte startet, als es die Ressourcenkapazität ermöglichen würde. In beiden Fällen sind laufende Projekte gefährdet, denn vor allem die Termineinhaltung ist schwierig, wenn die Ressourcen einfach nicht verfügbar sind. Dies ist zum Beispiel in Unternehmensberatungsprojekten der Fall, wenn in guten Zeiten jedes Projekt angenommen wird (Umsatz!), auch wenn die Besetzung mit qualifizierten Beratern gar nicht gesichert ist. Dies kann böse nach hinten losgehen!

2.5.5 Faktor 25: Mangelnde Entlastung der Projektmitarbeiter vom Tagesgeschäft

Entlastung vom Tagesgeschäft muss gesichert sein

Nicht jede Organisation ist eine reine Projektorganisation, in der Mitarbeiter nichts anderes machen, als in Projekten zu arbeiten (z. B. Forschung und Entwicklung, Unternehmensberatung etc.). Viele Projekte bedienen sich auch in der Linienorganisation und "leihen" sich dort temporär Mitarbeiter aus (z. B. Mitarbeiter aus Fachabteilungen im Rahmen von Softwareeinführungsprojekten). Dies kann nur funktionieren, wenn es mit dem Vorgesetzten der Mitarbeiter abgestimmt ist und wenn diese für die Dauer des Projekts von den Aufgaben des Tagesgeschäfts entlastet werden.