Projektmanagement: 25 Gründe, die jedes Projekt zum Scheitern bringen

Zusammenfassung

Projekte neigen dazu, zu scheitern. Dies kann in unterschiedlichem Umfang und auf unterschiedlichste Weise geschehen.

Die Gründe für das Scheitern von Projekten sind vielfältig: Fehler im Projektmanagement und -controlling, mangelnde Managementunterstützung, unzureichende Unterstützung durch Organisationsstrukturen, um nur einige zu nennen.

Dass einige Projekte (z. B. in Forschung und Entwicklung) scheitern, ist normal. Um eine akzeptable Erfolgsquote zu erzielen, müssen Methoden des Projektmanagements und -controllings flächendeckend im Unternehmen eingeführt und gelebt werden.

1 Wie Projekte scheitern

Projekte scheitern immer wieder

Dass Projekte oft nicht so ablaufen, wie ursprünglich geplant, wird auch dem unbedarften Laien immer wieder vor Augen geführt: Öffentliche Großprojekte wie Toll Collect^[1] oder die Einführung des digitalen Polizeifunks^[2] sind spektakuläre Beispiele für Projekte, bei denen sowohl Budgets als auch Terminpläne deutlich verfehlt wurden.

Auch in der Privatwirtschaft sind solche Verzögerungen durchaus üblich: Sowohl bei der Entwicklung des Airbus A-380 als auch des Boeing Dreamliners 787 gab es erhebliche Verzögerungen bei der Produktentwicklung, die zu massiven finanziellen Schäden führten. Diese "Paradeprojekte" mit großer öffentlicher Sichtbarkeit sind zudem nur die Spitze des Eisbergs, denn meist werden gescheiterte Projekte stillschweigend unter den Teppich gekehrt.

Arten des Scheiterns

Doch was versteht man eigentlich unter Scheitern? Dieses kann sich auf ganz unterschiedliche Art und Weise manifestieren:

• "Über die Ziellinie retten": Das Projekt wird zwar ordnungsgemäß abgeschlossen, allerdings werden Budgets überschritten, Termine nicht eingehalten, oder es werden Abstriche bei Qualität und Leistungsumfang in Kauf genommen.
• "Notbremse": Das Projekt wird wegen ausufernder Überschreitung des Budgets, Nichteinhaltung der Termine oder inhaltlichen Problemen abrupt beendet.
• "Geordneter Abbruch": Das Projekt wird wegen nicht erreichter Meilensteinziele geordnet abgebrochen.
• "Geänderte Prioritäten": Ein eigentlich erfolgreiches Projekt wird abgebrochen, da die Ressourcen aufgrund geänderter Prioritäten anderweitig eingesetzt werden.
• "Versanden": Das Projekt wandert auf der Prioritätenliste nach unten. Die Aktivitäten werden immer weniger. Ohne dass ein formelles Ende beschlossen wird, kommen die Aktivitäten irgendwann ganz zum Erliegen. Oder es geht ganz einfach das Geld aus.
• "Undercover Fortführung": Ein eigentlich offiziell gestopptes Projekt wird von den Beteiligten ohne Kenntnis der Verantwortlichen weitergeführt. Bis dies irgendwann auffliegt.

Es zeigt sich, dass hier eine ganze Bandbreite von Möglichkeiten besteht, vom "Über die Ziellinie retten" bis zum totalen Versagen, vom Scheitern aufgrund projektinterner Unzulänglichkeiten bis hin zum Scheitern aufgrund rein externer Faktoren. Warum aber scheitern überhaupt so viele Projekte?

[1] Um 16 Monate verspätete Inbetriebnahme zum 1.1.2005 in technisch reduzierter Form.

[2] Stand August 2009: Die ursprüngliche flächendeckende Einführung war zur Fußball-WM 2006 geplant; die noch immer nicht vollzogene Einführung droht an den Kosten zu scheitern.

2 25 Faktoren für das Scheitern von Projekten

Gründe

Genauso, wie es sehr unterschiedliche Arten des Scheiterns von Projekten gibt, gibt es auch die unterschiedlichsten Einflussfaktoren, die Projekte zum Scheitern bringen. Doch immerhin lassen sich diese in Kategorien einordnen:

• Projektmanagement: Fehlendes oder unzureichendes Projektmanagement kann auf verschiedenste Art und Weise Projekte zum Scheitern bringen.
• Projekt-Controlling: Fehlendes, aber auch übertriebenes Projekt-Controlling kann für Projekte zum Verhängnis werden.
• Projektumfeld/Infrastruktur: Auch mangelnde Unterstützung aus dem Projektumfeld kann Projekte zum Scheitern bringen.
• Organisation: Die Aufbau- und Ablauforganisation können ganz wesentlich zum Scheitern von Projekten beitragen.
• Ressourcen: Ohne die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle ist jedes Projekt zum Scheitern verurteilt.

2.1 Projektmanagement

2.1.1 Faktor 1: Unklare oder nicht vorhandene Zielvorgaben und überhöhte Erwartungen

Klare Zielvorgaben

Projekte leben davon, dass zu Beginn klar definiert wird, wo es langgeht. Und das nicht nur inhaltlich – auch die benötigten Ressourcen, die vorgesehenen Termine und eventuelle Meilensteine müssen festgelegt werden. Wie will man den Erfolg eines Projekts überhaupt messen, wenn vorher nicht klar ist, was bis wann mit welchen Mitteln erreicht werden soll? Mit unklaren Zielvorgaben geht oft eine überhöhte Erwartungshaltung einher: Da man sich keine genauen Gedanken über detaillierte Projektziele gemacht hat, ist man sich nicht bewusst, welche Ressourcen und welchen Zeitbedarf das Projekt benötigt. Das Optimalziel hat man dennoch, wenn auch verschwommen, vor Augen. Die Enttäuschung ist somit vorprogrammiert.

2.1.2 Faktor 2: Ständig wechselnde Zielvorgaben ("Moving Targets")

Projektziele als Grundlage für Projektplanung

Genau so schlecht wie unklare oder nicht vorhandene Zielvorgaben sind ständig wechselnde Zielvorgaben. Denn wenn das Projektziel ständig geändert wird, ist es schwer, auf Kurs zu bleiben. Selbst wenn dies gelingen sollte, geht durch di...