Prozessbezogenes Datenmanagement: Neue Möglichkeiten für ... / 1 Prozessbezogenes Datenmanagement als Steuerungselement im Controlling

Die Steuerungsaufgabe in Unternehmen ist hauptsächlich im Controlling verortet. Ziel des Controllings ist es, die Unternehmensziele durch eine systematische Planung, Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen zu erreichen. Das Controlling hilft dabei, Entscheidungen zu treffen, indem es relevante Informationen sammelt, aufbereitet und analysiert und daraus Handlungsempfehlungen ableitet. Mittels der Daten und Kennzahlen, die im Controlling vorliegen, können Abweichungen von Zielen – und somit potenzielle Risiken – frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen zur Korrektur ergriffen werden. Hauptziel ist dabei die Verbesserung der Rentabilität des Unternehmens. Über Daten zu verfügen allein reicht nicht für die Steuerung. Dazu müssen die Daten zugänglich und strukturiert sein und zielgerichtet analysiert, also gemanagt werden.^[1]

[1] Vgl. Wiltinger et al., 2022, S. 6-7; vgl. Horváth/Gleich/Seiter, 2015, S. 25.

1.1 Die Rolle des Datenmanagements im Controlling

Datenmanagement im Controlling bezieht sich auf die Prozesse und Verfahren, die zur Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Analyse und Interpretation von Daten verwendet werden und für die Unterstützung von Controlling-Funktionen in einem Unternehmen erforderlich sind.

Das Ziel des Datenmanagements im Controlling besteht darin, sicherzustellen, dass die relevanten Daten in einer systematischen Art und Weise erfasst, organisiert und analysiert werden. Das Datenmanagement ist ein Controlling-Kernprozess.^[1] Dieser trägt wesentlich dazu bei, die Qualität von Entscheidungen zu verbessern, indem es Zugang zu präzisen, faktenbasierten und steuerungsrelevanten Informationen ermöglicht. In Zeiten zunehmender Digitalisierung und massenhaft verfügbarer Daten fungiert das technologiegestützte Management von Datenpunkten und Informationen als integraler Stützpfeiler des Controllings.^[2]

[1] Vgl. Möller/Illich-Edlinger, 2018, S. 57.

[2] Vgl. Friedl, 2019, S. 38.

1.2 Prozessbezogenes Datenmanagement

Die Entstehung steuerungsrelevanter Daten erfolgt häufig während der Durchführung von unternehmerischen Prozessen. Die zumeist in verschiedenen Systemen (z. B. ERP-System, Ticketsystem, CRM-System) vorhandenen Prozessdaten geben einen wahrheitsgetreuen Einblick der tatsächlichen unternehmensinternen Abläufe wieder. Diese Daten sind für das Controlling von hohem Wert. Aufgabe des Controllings sollte es daher sein, neben den klassischen i. d. R. funktionsbereichsbezogenen Daten, auch prozessbezogene Daten auszuwerten und diese den Prozessverantwortlichen bzw. Führungskräften zur Verfügung zu stellen.

Durch die Analyse und Interpretation von Daten über den Ablauf von Prozessen werden z. B. Schwachstellen identifiziert. Auf Basis erkannter Schwachstellen können Maßnahmen ergriffen werden, um Prozesse zu optimieren oder die Qualität bzw. die Effizienz der Prozesse zu steigern. Auch lassen sich Muster und Trends in Prozessen identifizieren, die als Grundlage für Verbesserungen oder strategische Geschäftsentscheidungen dienen. Prozessbezogenes Datenmanagement ist als ein Controllinginstrument zur Überwachung und Verbesserung von Prozessen zu verstehen und liefert einen wichtigen Beitrag zur Sicherung der Ertragskraft und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.^[1]

[1] Vgl. Van der Aalst, 2016, S. 3.

1.3 Vorteile des prozessbezogenen Datenmanagements

Prozessbezogenes Datenmanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Es ermöglicht Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und Fakten zu treffen. Zudem erzielen Unternehmen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, indem Sie kontinuierlich Optimierungspotenziale heben.

Dies erreichen Unternehmen, indem sie Transparenz über Abweichungen des tatsächlichen Prozesses zum Soll-Prozess haben, lange Liegezeiten oder Sonderarbeitsschritte erkennen und entsprechend steuernd in den Prozess eingreifen. Auch die Prozessstabilität und -qualität kann durch stetige Verbesserung erhöht werden.

Ein weiterer Vorteil von prozessbezogenem Datenmanagement ist die Reaktionsgeschwindigkeit. Der Einsatz entsprechender Technologien erlaubt Echtzeit-Analysen und ermöglicht durch Alert-Funktionen den proaktiven Eingriff in Abläufe, um prognostizierte Abweichungen und Fehler zu vermeiden. Die ganzheitliche Steuerung der Prozesse ermöglicht zudem die Überwachung und Einhaltung von Compliance-Richtlinien sowie die Steuerung von Risiken.

Ergänzend ergeben sich indirekte positive Effekte. Zum einen können manuelle Arbeitsschritte automatisiert und somit der Zeitaufwand und die Ressourcenintensität reduziert werden. Zum anderen kann es unternehmensintern helfen, Best Practices in den Prozessen zu identifizieren und auf andere Prozesse zu übertragen.